(2025)合同及档案管理制度(2篇).docxVIP

(2025)合同及档案管理制度(2篇)

合同及档案管理制度（一）

总则

为加强公司合同及档案管理，规范合同签订、履行、档案收集、整理、保管等工作，维护公司合法权益，提高管理效率，根据国家相关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

合同管理

合同签订管理

1.合同签订流程

各部门在业务需要签订合同时，应首先填写《合同申请表》，详细说明合同项目名称、对方单位、合同主要内容、预计金额等信息，经部门负责人审核签字后，报法务部门进行合法性审查。法务部门对合同条款进行审查，重点审查合同主体资格、合同条款的合法性、公平性等，提出审查意见并签字。若合同涉及重大金额或重要事项，需提交公司管理层进行审批。审批通过后，由授权代表与对方签订合同。

2.合同文本管理

合同文本应使用公司统一的合同模板，若因特殊情况需使用对方提供的合同文本，需经法务部门严格审查。合同文本应包括合同名称、双方当事人基本信息、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。合同文本应一式多份，确保公司各相关部门留存必要的份数。

合同履行管理

1.履行监督

合同签订后，合同执行部门应指定专人负责合同的履行跟踪，及时掌握合同履行情况。定期向部门负责人汇报合同履行进度，对于出现的问题及时提出解决方案。法务部门应不定期对合同履行情况进行检查，发现问题及时督促整改。

2.变更与解除

若因客观情况变化需要变更或解除合同，合同执行部门应及时与对方协商，并签订书面的变更或解除协议。变更或解除协议的签订流程与原合同签订流程相同，需经法务部门审查和公司管理层审批。

合同风险管理

1.风险评估

在合同签订前，法务部门应会同相关部门对合同风险进行评估，分析可能出现的风险因素，如市场风险、信用风险、法律风险等，并制定相应的风险应对措施。

2.违约处理

若对方出现违约行为，合同执行部门应及时收集相关证据，按照合同约定追究对方的违约责任。若公司自身出现违约情况，应及时采取补救措施，避免损失扩大，并与对方协商解决纠纷。

档案管理

档案收集

1.收集范围

公司档案收集范围包括各类合同文件、公司文件、会议纪要、财务报表、人事档案等。其中，合同档案应包括合同原件、合同审批文件、合同履行过程中的相关文件等。

2.收集要求

各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，按照档案管理部门的要求及时、完整地收集档案资料。对于新产生的档案资料，应在形成后的规定时间内移交档案管理部门。

档案整理

1.分类整理

档案管理部门应按照档案的类别、时间、重要程度等因素对收集到的档案进行分类整理。合同档案可按照合同类型、签订时间等进行分类，建立清晰的档案目录。

2.编号装订

对整理好的档案进行编号，便于查询和管理。档案应按照一定的规格进行装订，确保档案的完整性和安全性。

档案保管

1.保管设施

公司应建立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持适宜的温度和湿度，定期进行检查和维护。

2.保管期限

根据档案的重要程度和保存价值，确定不同的保管期限。合同档案一般应保存至合同履行完毕后一定年限，重要合同档案应长期保存。

档案查阅与借阅

1.查阅规定

公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得私自复印或带出档案库房。

2.借阅规定

如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经公司管理层批准后，方可办理借阅手续。借阅档案应按照规定的期限归还，不得转借他人。

监督与考核

监督检查

公司应定期对合同及档案管理工作进行监督检查，检查内容包括合同签订、履行情况，档案收集、整理、保管情况等。对发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。

考核评价

将合同及档案管理工作纳入部门和个人的绩效考核体系，对工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对工作不力的部门和个人进行批评和处罚。

附则

本制度自发布之日起施行，由公司档案管理部门负责解释。

合同及档案管理制度（二）

合同管理

合同前期管理

1.市场调研与信息收集

在业务开展过程中，市场部门应进行充分的市场调研，收集潜在合作方的相关信息，包括企业信誉、经营状况、财务实力等。对收集到的信息进行整理和分析，为合同签订提供参考依据。

2.合作方资信审查

在确定合作意向后，法务部门应会同相关部门对合作方的资信情况进行审查。审查内容包括合作方的营业执照、资质证书、税务登记证等相关证件的真实性和有效性，以及合作方的信用记录、诉讼记录等。对于资信情况不佳的合作方，应谨慎签订合同。

合同签订管理

1.合同谈判

合同谈判由业务部门牵头，法务部门、财务部门等相关部门参与。在谈判过程中，应明确双方