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公司用章管理制度

为加强公司用章管理，规范印章使用流程，确保印章使用的安全性、合法性和有效性，维护公司的合法权益，结合公司实际情况，特制定本制度。

一、印章的定义与分类

公司印章是指公司在经营管理活动中使用的具有法律效力的各类印章，主要包括以下几类：

1.公章：代表公司的法定名称，用于以公司名义发出的各类文件、证明、函件等，是公司最高效力的印章。

2.法定代表人章：代表公司法定代表人的身份，通常用于银行印鉴、合同等需要法定代表人签字确认的文件。

3.合同专用章：专门用于公司签订各类合同、协议等法律文件，明确合同签订的主体和效力。

4.财务专用章：用于公司财务收支、税务申报、银行结算等财务活动，是公司财务管理的重要印章。

5.发票专用章：用于公司开具发票时加盖，确保发票的真实性和合法性。

6.其他专用章：根据公司业务需要刻制的其他专用印章，如部门章、业务专用章等，用于特定业务领域的文件和资料。

二、印章的刻制

1.刻制申请：因公司业务发展、机构调整或其他原因需要刻制新印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明刻制印章的名称、用途、样式等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。

2.审核批准：行政部门对《印章刻制申请表》进行审核，重点审核印章刻制的必要性、合理性和合规性。审核通过后，报公司领导审批。公司领导根据公司实际情况进行审批，批准后方可进行印章刻制。

3.刻制流程：经公司领导批准后，行政部门负责选择具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。刻制单位应严格按照公司提供的印章样式和规格进行刻制，并出具刻制证明。印章刻制完成后，行政部门应及时取回印章，并进行验收。验收内容包括印章的样式、规格、材质等是否符合要求，印章的质量是否合格等。验收合格后，行政部门应将印章登记备案，并建立印章档案。

三、印章的保管

1.保管责任人：公司各类印章应明确保管责任人，实行专人保管。公章、法定代表人章由公司行政部门负责人保管；合同专用章由公司法务部门负责人保管；财务专用章、发票专用章由公司财务部门负责人保管；其他专用章由相关部门负责人保管。

2.保管要求：印章保管责任人应妥善保管印章，确保印章的安全。印章应存放在专门的保险柜或文件柜中，并设置密码或钥匙进行管理。保险柜或文件柜应放置在安全、干燥、通风的地方，避免印章受潮、损坏或丢失。印章保管责任人不得擅自将印章交予他人保管或使用，如因工作需要临时委托他人保管或使用印章的，应办理临时交接手续，并明确保管和使用的责任。

3.定期检查：行政部门应定期对公司印章的保管情况进行检查，检查内容包括印章的存放位置、保管设施、使用记录等。检查周期为每季度一次，检查结果应形成书面报告，报公司领导。如发现印章保管存在安全隐患或问题，应及时采取措施进行整改，确保印章的安全。

四、印章的使用

1.使用范围：公司各类印章应严格按照规定的使用范围使用，不得超出使用范围使用印章。公章适用于以公司名义发出的各类文件、证明、函件等；法定代表人章适用于银行印鉴、合同等需要法定代表人签字确认的文件；合同专用章适用于公司签订各类合同、协议等法律文件；财务专用章适用于公司财务收支、税务申报、银行结算等财务活动；发票专用章适用于公司开具发票时加盖；其他专用章适用于特定业务领域的文件和资料。

2.使用流程：公司员工需要使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明使用印章的文件名称、用途、份数等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司领导审批。公司领导根据文件的重要性和使用范围进行审批，批准后方可使用印章。印章保管责任人应严格按照审批意见使用印章，不得擅自扩大使用范围或超越审批权限使用印章。使用印章时，应在《印章使用登记表》上进行登记，登记内容包括使用日期、使用人、文件名称、用途、份数等信息。使用完毕后，印章保管责任人应及时将印章放回原处，并妥善保管。

3.特殊情况处理：如遇紧急情况需要使用印章而无法及时办理审批手续的，使用人应先通过电话或其他方式向公司领导请示，经同意后方可使用印章。使用后，使用人应及时补办审批手续，并在《印章使用登记表》上注明情况。

五、印章的停用与销毁

1.停用条件：公司因机构调整、业务变更、印章损坏等原因需要停用印章时，应及时办理停用手续。停用的印章应及时交回行政部门，并进行封存。

2.销毁流程：对于停用的印章，行政部门应定期进行清理和销毁。销毁印章应填写《印章销毁申请表》，报公司领导审批。公司领导批准后，行政部门应选择具有合法资质的销毁单位进行销毁。销毁单位应出具销毁证明，行政部门应将销毁证明存档备案。

六、电子印章的管理

随着公司信息化建设的不断推进，电子印章的使用越来越广泛。为加强电子印章的管理，确保电子印章的安全、合法、有效使用，特制定本部分规定。

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