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2026年家具制造公司差旅费用定额报销管理制度

第一章总则

第一条为规范公司差旅费用定额报销管理工作，严控费用支出，保障员工差旅期间合理费用需求，提升费用使用效率，依据《企业财务通则》《发票管理办法》《公司财务管理制度》等相关法规及制度，结合家具制造企业特性（差旅场景涵盖销售客户对接、生产工艺调研、定制订单上门测量、展会参展等，差旅频次及费用差异显著），制定本制度。

第二条本制度所称差旅费用定额报销管理，是指公司针对员工因公出差产生的交通、住宿、伙食、市内交通等费用，制定统一定额标准、规范报销流程、落实审核监督的全维度管理行为，核心涵盖定额标准制定、费用申请、票据核验、报销支付、监督考核等环节，管理结果作为费用管控、员工绩效考核的参考依据。

第三条本制度适用于公司所有因公出差的员工及差旅费用报销管理工作，覆盖财务部（费用管控归口部门）、行政部、销售部、生产部、定制事业部、管理层及所有参与差旅申请、审核、报销的人员，所有出差员工需按定额标准执行费用支出与报销。

第四条差旅费用定额报销遵循“定额管控、据实报销、流程规范、监督到位”的核心原则，做到定额标准贴合实际、报销票据真实合规、审核流程闭环可控，通过系统化管控实现差旅费用合理支出。

第五条公司财务部负责制定差旅费用定额标准、审核报销票据合规性、办理费用支付、统计费用支出情况；行政部负责差旅出行辅助保障（如机票/酒店预订建议）、核实出差行程真实性；各部门负责人负责审批本部门员工出差申请及费用报销初审；出差员工需按定额标准支出费用，留存真实合规票据，按流程完成报销。

第二章管控范围与职责分工

第六条管控范围界定：

（一）人员范围：涵盖公司销售岗（客户对接、展会参展）、生产岗（工艺调研、外协厂考察）、定制事业部岗（上门测量、安装指导）、行政岗（公务对接）、管理岗（商务洽谈）等所有因公出差的员工，其中销售岗高频出差人员为重点管控对象；

（二）费用维度：涵盖交通费（长途交通：飞机、火车、汽车；市内交通：出租车、地铁、公交）、住宿费、伙食补贴、杂费（打印、邮寄等公务杂费）等核心维度，其中交通和住宿费用为定额管控核心；

（三）管控环节：涵盖出差申请、定额标准适用、费用支出、票据收集、报销申请、审核支付、费用核算等全流程。

第七条部门及岗位职责细化：

（一）财务部职责：结合行业标准及公司经营实际，按出差城市级别（一线城市、二线城市、三四线城市）、岗位级别（普通员工、主管、部门负责人、管理层）制定差异化差旅费用定额标准；审核报销票据的真实性、合规性，核对票据金额与定额标准的匹配度；每月统计各部门差旅费用支出情况，分析超支或节约原因，提出管控建议；建立差旅费用报销台账，记录报销人员、出差事由、费用金额、支付状态等信息；

（二）行政部职责：为出差员工提供合规的出行预订渠道建议，避免因非正规渠道预订导致票据不合规；协助财务部核实出差行程的真实性（如核对交通出行记录、出差地公务对接凭证）；收集差旅定额标准优化建议，反馈至财务部；

（三）各部门负责人职责：初审本部门员工出差申请，核实出差事由、行程、时长的合理性；初审员工报销申请，核对出差行程与费用支出的匹配度，对超定额支出说明原因并确认合理性；督促本部门员工按规定时限完成报销，避免费用挂账；

（四）出差员工职责：出差前按流程提交出差申请，明确出差事由、行程、预计费用；按定额标准支出费用，优先选择经济便捷的交通、住宿方式；留存真实、合规的报销票据（发票需注明公司名称及税号，项目填写规范）；出差结束后按规定时限提交报销申请，对超定额支出部分提供合理说明及佐证材料。

第三章差旅费用定额标准

第八条交通费定额标准：

（一）长途交通费：普通员工出差优先选择火车硬卧、高铁二等座、长途汽车等交通方式，确需乘坐飞机经济舱的，需提前经部门负责人及管理层审批；主管及以上人员可根据出差时效需求选择飞机经济舱、高铁一等座，具体按对应级别定额标准执行；超出定额标准的，需提交书面说明并经审批后方可报销；

（二）市内交通费：按出差城市级别设定日定额标准，员工凭市内交通票据报销，无票据的按日定额标准发放补贴，票据金额超出日定额的按定额报销，低于定额的据实报销；定制事业部员工因上门测量需频繁使用市内交通的，可按实际公务需求适当提高日定额标准，需提前报备；

（三）交通费用报销需与出差行程时间、地点匹配，往返机场/车站的交通费用可纳入市内交通费统一管控。

第九条住宿费定额标准：

（一）按出差城市级别（一线城市、二线城市、三四线城市）、岗位级别设定住宿费日定额标准，员工需选择合规经营的酒店住宿，优先选择协议酒店以降低费用；

（二）两人及以上同性员工同时在同一城市出差的，需合住一间客房，住宿费按一人定额标准的1.5倍执行报销；

（三）住宿费票据需注明住宿起止时间、入住人数