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2026年纺织科技公司通讯费用核算管理制度

第一章总则

第一条为规范公司通讯费用核算管理工作，合理控制运营成本，确保费用核算真实、准确、合规，依据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》等相关法律法规，结合公司纺织材料研发、产品销售、生产管理等业务实际，制定本制度。

第二条本制度所称通讯费用核算，是指对公司全体员工因公产生的通讯相关费用进行范围界定、标准核定、报销审核、账务处理及成本管控的全过程管理行为。

第三条本制度适用于公司所有部门及员工，涵盖研发、销售、生产、行政、财务等各岗位的通讯费用核算，公司全资及控股子公司可参照执行。

第四条通讯费用核算遵循“据实核算、分级管控、专款专用、公开透明”的原则，既要满足不同岗位的通讯工作需求，又要严格控制非必要费用支出，确保费用核算符合财务合规要求。

第五条公司财务部为通讯费用核算的归口管理部门，负责费用标准制定、账务核算、成本管控及专项核查；行政部负责公司通讯套餐采购、员工通讯设备备案、固定通讯设施运维；各部门负责人为本部门通讯费用审核第一责任人，负责本部门费用提报、真实性核验。

第二章费用核算范围与标准

第六条费用核算范围：

（一）个人通讯费：员工因工作产生的手机话费、流量费、短信费，包括销售外勤通讯、研发项目对接、生产现场调度等因公通讯支出；

（二）固定通讯费：公司办公座机、传真机、车间对讲设备等固定通讯工具产生的话费、服务费；

（三）专项通讯费：研发团队纺织材料检测数据传输产生的流量费、销售团队驻外业务拓展的通讯补贴、生产车间智能设备联网通讯费等专项场景费用；

（四）通讯运维费：公司统一采购的通讯设备维修、通讯套餐升级、网络专线租赁等运维类费用。

第七条费用核算标准：

（一）个人通讯费按岗位分级核定：

1.高层管理岗：月度核算限额不超过500元，凭实际消费凭证据实核算，超出部分由个人承担；

2.销售/研发核心岗：月度核算限额不超过300元，其中外勤/项目专项通讯补贴占比不超过50%，需附工作通讯记录佐证；

3.生产/行政管理岗：月度核算限额不超过200元，侧重办公座机与手机基础通讯费用核算；

4.普通岗位：月度核算限额不超过100元，仅核算因公产生的基础话费与流量费；

5.特殊岗位（长期驻外销售、研发项目驻场人员）可申请临时调整核算标准，经部门负责人、财务部审核，公司管理层审批后执行。

（二）固定通讯费按使用场景核定：

1.办公区域座机按部门配置数量核定套餐，月度费用纳入部门预算，超预算部分需提交《费用超支说明》并经审批后方可核算；

2.生产车间对讲设备通讯费按设备数量包干核算，月度总额不超过部门通讯预算的15%。

（三）专项通讯费按项目/业务量核定：

1.研发数据传输流量费按研发项目立项金额的1‰-3‰核定，需附数据传输记录；

2.销售外勤通讯补贴按实际出差天数核算，单日补贴不超过20元，需附出差审批单佐证。

（四）通讯运维费核算标准：单次维修费用500元以下由行政部直接核销，500元以上需财务部审核、管理层审批后核销；网络专线租赁费按年度合同金额按月均摊核算。

第三章费用报销核算流程

第八条票据收集与提报：

（一）员工个人通讯费：每月5日前提交上月正规通讯费用发票（发票抬头为公司全称，注明税号），附通讯账单明细，销售/研发岗需额外附工作通讯记录（如客户对接、项目沟通记录）；

（二）固定/专项通讯费：行政部每月10日前收集上月固定通讯账单、专项通讯费用凭证，标注费用归属部门及使用场景。

第九条层级审核：

（一）部门初审：部门负责人核对本部门员工费用凭证的真实性、合规性，确认费用与岗位工作需求匹配，签署审核意见；

（二）行政复核：行政部核对员工通讯设备备案信息、专项通讯费使用场景，确认无闲置套餐、无非工作用途费用支出；

（三）财务核算：财务部复核发票合法性、费用金额是否符合核定标准，计算可核销金额，对超出标准部分标注说明，纳入账务处理。

第十条审批与支付：

（一）核算结果经财务负责人审核、公司管理层审批后，财务部在5个工作日内完成费用支付/报销；

（二）财务部将核算数据录入财务系统，按“研发费用、销售费用、生产成本、管理费用”科目分类归集，标注费用归属部门与核算依据。

第十一条特殊情形处理：

（一）员工因工作调整、离职等原因未及时提报费用的，可在3个月内补报，超出期限的不予核算；

（二）通讯费用发票遗失的，需提供通讯运营商出具的消费证明，经部门负责人、财务部审批后可按核定标准的80%核算。

第四章费用管控与监督

第十二条预算管控：财务部每年初根据各部门岗位配置、业务量制定年度通讯费用预算，按月分解执行，超预算部门需提交《费用超支整改方案》，限期优化费用支出。

第十三条日常监督：行政部每月核对通讯套餐使用情况，对闲置套餐、异常高