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2026年纺织科技公司办公设备全生命周期管理制度

第一章总则

第一条为规范本公司办公设备全生命周期管理工作，优化办公设备资源配置，降低设备采购、维护及处置成本，提高设备使用效率，保障公司日常办公及生产经营活动有序开展，结合《中华人民共和国政府采购法》《废旧电器电子产品回收处理管理条例》等相关法律法规及本公司行政管理实际，制定本制度。

第二条本制度所称办公设备全生命周期管理，是指对公司办公设备从需求提报、采购选型、验收登记、领用使用、维护保养、维修升级，到报废处置的全过程规范化管理，涵盖设备资产的全流程追溯与成本管控。

第三条本制度适用于本公司所有办公设备，包括办公电子设备（计算机、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、传真机、碎纸机等）、办公家具（办公桌、办公椅、文件柜、会议桌椅等）、办公辅助设备（空调、饮水机、考勤机等）；临时采购、租赁的办公设备，参照本制度执行日常使用及维护管理。

第四条办公设备全生命周期管理遵循“统一规划、归口管理、物尽其用、成本可控、安全合规、环保处置”的核心原则，设备采购贴合实际办公需求，使用过程规范高效，处置环节符合环保及资产管理要求，严禁闲置浪费、违规处置设备资产。

第五条公司行政部门为办公设备全生命周期管理归口管理部门，负责设备需求审核、采购组织、资产台账建立、维护保养统筹、报废处置审批；各使用部门负责人为本部门办公设备管理第一责任人，负责提报本部门设备需求、监督员工规范使用设备；财务部门负责设备资产核算、采购资金审核、报废资产核销；技术部门（IT部门）配合行政部门完成电子设备的验收、维护及故障维修工作。

第二章管理范围与职责划分

第六条管理范围。办公电子设备：台式计算机、笔记本电脑、打印机（含激光、喷墨、针式）、多功能一体机、扫描仪、投影仪、会议平板、考勤机、碎纸机、传真机等；办公家具类：各类办公桌椅、文件柜、档案柜、会议桌椅、接待沙发等；环境设备类：办公区域空调、饮水机、加湿器、空气净化器等；其他办公辅助设备：保险柜、打印纸柜、移动存储设备等。

第七条职责划分。行政部门：建立办公设备全生命周期管理台账，记录设备采购时间、规格型号、使用部门、使用人、维护记录、报废时间等信息；制定年度办公设备采购计划，审核各部门设备需求的合理性；组织设备采购的比价、选型工作，优先选择节能环保、性价比高的设备；定期组织设备盘点，核查设备使用状态与台账一致性；统筹设备维护保养工作，对接第三方维修机构；审批设备报废申请，组织报废设备的合规处置。使用部门：根据实际办公需求提报设备采购申请，说明需求依据、使用场景及数量；指定专人负责本部门设备日常管理，配合行政部门完成设备盘点；督促员工按规范使用设备，及时上报设备故障；设备更换或人员调岗时，完成设备移交手续并报行政部门备案。技术部门：参与电子设备的采购验收，核验设备配置及运行状态；负责电子设备的日常故障维修、系统升级、数据清理等技术支持；制定电子设备维护保养周期及标准，指导使用部门做好设备日常防护。财务部门：将办公设备纳入固定资产管理体系，完成资产入账、折旧核算；审核设备采购预算及资金支付；对报废设备完成资产核销，确保账实相符。

第三章采购与验收管理

第八条需求提报与审批。各部门根据办公需求填写《办公设备采购申请表》，注明设备名称、规格型号、数量、预估预算、使用场景及需求原因，经部门负责人签字后提交行政部门；行政部门在3个工作日内审核需求合理性，对超出常规配置的设备需求，需核实是否与实际工作匹配，审核通过后报公司管理层审批；年度批量采购设备需纳入年度采购预算，经管理层审批后统一采购。

第九条采购实施。行政部门根据审批后的采购申请，采取比价采购、定点采购或招标采购的方式选择供应商，优先选择有正规资质、售后服务完善的供应商；采购过程需留存比价记录或招标文件，确保采购过程公开透明；采购合同需明确设备规格、质保期限、售后服务条款、交货时间等核心内容，经法务审核后签订。

第十条验收登记。设备到货后，行政部门组织使用部门、技术部门共同验收，核对设备型号、数量、配件是否与采购合同一致，电子设备需开机测试运行状态，验收不合格的立即联系供应商退换货；验收合格后，行政部门为每台设备编制唯一资产编号，粘贴资产标签，录入全生命周期管理台账，注明采购金额、使用部门、使用人等信息；财务部门根据验收单完成资产入账，建立固定资产卡片。

第四章使用与维护管理

第十一条领用与使用规范。员工领用设备需填写《办公设备领用单》，经部门负责人签字后到行政部门办理领用手续，领用前需确认设备完好状态；使用人员需按设备操作说明规范使用，严禁私自拆卸、改装设备，严禁将办公设备用于与工作无关的活动；电子设备需做好数据安全防护，定期备份重要数据，离职时需清空个人数据并办理设备移交手续；办公家具及环境设备