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2026年纺织科技公司智能会议室预约调度管理制度

第一章总则

第一条为规范公司智能会议室预约调度管理工作，提高会议室使用效率，保障各类办公会议有序开展，优化智能办公资源配置，结合纺织科技公司日常办公及研发、生产沟通的实际需求，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有配备智能会议设备（音视频交互系统、智能投屏设备、会议中控系统、电子签到系统等）的会议室，覆盖预约、调度、使用、设备维护全流程管理，公司各部门员工均须遵守本制度。

第三条智能会议室管理遵循“公平公正、按需预约、高效利用、规范操作”的原则，优先保障核心业务会议、客户洽谈、研发项目评审等重要办公活动的使用需求，杜绝资源闲置与浪费。

第四条公司行政部门为智能会议室管理主管部门，负责智能预约系统维护、预约规则落地、使用冲突协调、设备日常巡检；各部门指定1名办公协调员，负责本部门会议室预约统筹及使用规范监督；全体员工按权限和流程预约、使用会议室。

第二章预约范围与权限

第五条预约范围：公司智能会议室按使用规模分为三类，小型智能研讨室（≤8人，适配部门内小型沟通、研发细节讨论）、中型智能会议室（8-20人，适配跨部门协调、项目推进会）、大型智能多功能会议室（＞20人，适配公司级会议、客户来访洽谈、线上线下融合会议）。

第六条预约权限划分：

（一）普通员工：可预约小型智能研讨室，单次预约时长不超过2小时，提前预约周期不超过3个工作日，每日累计预约时长不超过4小时；

（二）部门主管/经理：可预约小型、中型智能会议室，单次预约时长不超过4小时，提前预约周期不超过5个工作日，每日累计预约时长不超过6小时；

（三）公司管理层：可预约所有类型智能会议室，单次预约时长不超过8小时，提前预约周期不超过7个工作日，可优先协调紧急会议的会议室使用需求。

第七条预约优先级：紧急公务会议（如生产应急协调、客户紧急洽谈、重要政策传达）优先于常规办公会议；跨部门协作会议优先于单一部门内部会议；公司级会议优先于部门级会议；研发项目评审会议优先于日常沟通会议。

第三章预约流程

第八条预约渠道：统一通过公司内部智能办公平台的会议室预约模块完成线上预约，暂不受理线下口头预约；非工作时段的紧急预约，可联系行政部门24小时值班人员协调。

第九条常规预约时限：须在会议开始前1个工作日完成线上预约，填写完整预约信息后，系统自动核验预约人权限、会议室时段空闲状态，核验通过后即时发送预约确认通知至预约人及部门办公协调员；核验未通过的，系统提示具体原因（如权限不足、时段已被占用、信息填写不全等）。

第十条紧急预约流程：因突发公务需使用会议室的，预约人须先致电行政部门说明会议主题、参会人数、所需时段、紧急程度，行政部门在15分钟内核查空闲会议室并完成调度，无法即时协调的，须向预约人说明情况并协助匹配替代时段或会议室。

第十一条预约信息填写要求：须如实填写会议主题、参会人数、使用部门、预约人姓名及联系方式、会议起止时间（精确到分钟）、所需附加服务（如茶水供应、远程会议调试、会议记录支持等），确保信息准确以便行政部门做好配套保障。

第十二条预约变更与取消：

（一）预约变更：需在会议开始前4小时通过预约模块提交变更申请，变更内容包括会议时段、会议室类型、附加服务等，按新预约信息重新完成权限及时段核验；

（二）预约取消：需在会议开始前2小时通过系统完成取消操作；若无法线上操作，须电话告知行政部门并登记取消原因；未按时取消且未实际使用的，计入预约人使用记录。

第四章调度管理

第十三条时段管理：智能会议室日常开放使用时段为工作日8:00-18:00；如需在非工作时段（含周末、法定节假日）使用，须提前1个工作日向行政部门提交书面申请，经审批后方可使用。

第十四条冲突协调：出现预约时段冲突时，行政部门按预约优先级规则协调，优先保障高优先级会议使用；同优先级冲突的，按预约提交时间先后确定使用权，行政部门需协助未成功预约方协调其他空闲会议室或调整会议时段。

第十五条超时预警与管控：智能预约系统在会议结束前15分钟向预约人发送超时提醒；若超出预约时长未结束会议，行政部门有权现场提醒，确需延长使用的，预约人须即时通过系统申请延长，单次延长时长不超过1小时，且不得影响后续已预约会议的使用。

第十六条资源统筹：行政部门每周统计各智能会议室使用数据，对周使用率低于30%的会议室，优化开放时段或调整使用权限；对周使用率高于80%的会议室，增设预约时段拆分规则（单次预约不超过2小时），保障更多员工的使用需求。

第五章使用规范

第十七条入场使用要求：参会人员需凭预约确认通知（系统二维码或短信）通过智能门禁进入会议室，无预约信息的人员禁止使用会议室；预约人须提前10分钟到场，检查智能设备运行状态，发现故障立即联系行政部门技术