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会议物料清单表（全场景适配版）

核心逻辑：按“功能分类+场景细分”构建清单体系，融入“责任分工、时间节点、检查要点”，实现会议物料“筹备无遗漏、管理可追溯”

设计巧思：参考“闯关式”结构，分基础通用、场景专项、管理保障三大模块，附不同会议类型适配清单，兼顾新手易上手与老手高效率

一、基础通用物料清单（所有会议必备）

覆盖会议全流程核心物料，按“环节功能”分类，明确规格与准备逻辑，适配线上线下各类会议。

物料类别

具体物品

规格/数量标准

责任部门/人

准备节点

检查要点

签到登记类

签到表（纸质/电子）

纸质版：参会人数+20%备用（含备用笔）；电子版：适配签到系统模板

行政部/会议助理

会前1天打印/调试完成

是否包含“姓名、部门、签到时间”字段，电子签到是否测试链接稳定性

参会名牌

PVC材质（可重复使用）或纸质卡套，双面打印“姓名+职务”

行政部/会务组

会前2天制作完成

姓名职务无错别字，与参会名单完全匹配

指引标识牌

立式/桌面式，标注“签到台、会议室、茶歇区”等关键区域

行政部/场地布置组

会前3小时摆放到位

位置醒目，文字清晰无遮挡

文档资料类

会议手册/议程单

16开彩色印刷，参会人手1册，含议程、须知、地图等

会议主办部门/文案岗

会前3天印刷完成

页码连续，关键信息（时间/地点）准确

议题材料（草案/报告）

电子版（PDF格式，加密可选）；纸质版：按参会人数+3份备用

议题责任部门/汇报人

会前2天提交审核

数据最新，逻辑连贯，附可视化图表

记录工具

黑色签字笔（每人1支）、便签纸、文件夹（按需配备）

行政部/后勤组

会前1小时摆放到位

笔芯足量，文件夹标注“会议名称”

展示宣传类

会议横幅/背景板

横幅：会议室宽度适配（如4m×0.6m）；背景板：签到区/发言区主视觉

市场部/设计岗

会前1天制作安装完成

主题文字准确，LOGO位置规范

易拉宝/宣传册

易拉宝：1-2个（入口处摆放）；宣传册：A5尺寸，按需准备

市场部/品牌组

会前2天制作完成

内容与会议主题匹配，无过期信息

二、场景专项物料清单（按会议类型适配）

针对四类高频会议场景，细化特色物料需求，解决“不同会议物料差异大”的筹备难题，附适配逻辑说明。

（一）内部工作会议（周例会/项目推进会）

专项物料

规格要求

适配逻辑

示例（项目周例会）

进度跟踪表

Excel电子版+纸质打印版，含“计划vs实际”对比

聚焦项目进度同步，需直观展示偏差

列明“本周任务、完成率、未完成原因、下周计划”

白板及白板笔

大号白板（≥1.2m），黑/红/蓝三色笔

便于实时讨论记录，标记关键决策点

用于梳理“风险问题清单”“资源需求协调”内容

临时便签墙

可粘贴便签纸（多色），墙面区域划分

适配头脑风暴环节，分类收集观点

划分“问题区、建议区、行动项区”贴放便签

（二）外部客户/商务会议（洽谈会/评审会）

专项物料

规格要求

适配逻辑

示例（客户方案评审会）

产品样品/演示设备

样品带包装，演示设备提前调试兼容性

增强方案说服力，需直观展示成果

带3套产品样品，笔记本电脑预装演示软件

签约相关物料

签约本（皮质封面）、签字笔（金属杆）、印泥

适配签约环节，体现专业性

签约本标注双方LOGO，签字笔配礼盒包装

伴手礼

定制化礼品（含企业LOGO），独立包装

提升客户体验，强化品牌印象

定制笔记本+品牌U盘，附感谢卡片

（三）大型会议/活动（年会/行业峰会）

专项物料

规格要求

适配逻辑

示例（年度总结表彰会）

表彰物资

奖杯/奖牌、荣誉证书、绶带，按表彰人数准备

适配颁奖环节，需仪式感设计

证书提前打印签名，奖杯分类标注“优秀员工/团队”

座位导视图

巨型展板（≥2m×1.5m）+电子屏同步

参会人数多，需快速定位座位

按部门分区标注座位，附“找座指引”说明

直播设备

高清摄像机、收音设备、直播推流电脑

适配线上直播需求，保证传播效果

提前测试网络带宽，配备备用4G卡

（四）线上会议（远程例会/线上研讨会）

专项物料

规格要求

适配逻辑

示例（跨地域线上研讨会）

线上会议套装

高清摄像头、无线麦克风、补光灯

提升线上画面/音质质量，保证互动效果

主讲人配备全套设备，参会人建议配备麦克风

共享文档权限

提前设置“编辑/查看”权限，测试协作功能

适配线上讨论需求，便于实时共创

议程表设为“可评论”，讨论区设为“可编辑”

备用会议号

提前申请2个备选会议号，同步参会人

应对主会议号故障