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酒店报销制度及流程

为规范企业员工因公务产生的酒店住宿费用报销管理，合理控制费用支出，保障财务流程的严谨性与合规性，结合企业实际经营需求，制定本制度及操作流程。本制度适用于企业全体在职员工（含试用期员工）因公务出差、参加会议、业务培训、客户接待等经审批的因公外出活动中产生的酒店住宿费用报销事项。非公务性质的住宿费用（如私人旅行、探亲访友等）不在本制度报销范围内。

一、酒店住宿费用报销标准

酒店住宿费用报销实行“分级限额、地区差异、据实报销”原则，根据员工职级、出差地区经济水平设定不同的单日住宿费用上限（含酒店服务费、税费，不含餐饮、娱乐、洗衣等其他附加消费）。具体标准如下：

1.职级划分与对应标准

-高管级（总经理、副总经理）：不限定单间/套房类型，单日住宿费用上限为3000元（人民币，下同）；

-部门负责人级（部门总监、经理）：限定标准单间或商务标间，单日住宿费用上限为1500元；

-主管级（主管、项目经理）：限定标准单间，单日住宿费用上限为1000元；

-普通员工级（专员、助理等）：限定标准单间或与同性同事合住标间（合住时按单人标准分摊），单日住宿费用上限为600元。

2.地区分类与调整规则

出差地区按经济发展水平划分为三类，不同地区适用上述标准的浮动系数：

-一类地区（北京、上海、广州、深圳、香港、澳门）：标准上浮20%（如普通员工上限调整为720元/日）；

-二类地区（各省会城市、计划单列市及珠海、三亚等旅游热门城市）：标准上浮10%（如普通员工上限调整为660元/日）；

-三类地区（除上述外的其他城市及县级区域）：按基础标准执行（普通员工600元/日）。

若因会议主办方指定酒店、重大活动期间房源紧张等特殊情况导致实际住宿费用超过地区浮动后标准，员工需在预订前提交《超标准住宿申请单》，注明超标原因、酒店名称、实际费用及对比市场同区域同档次酒店价格，经直属上级、部门负责人及财务负责人逐级审批通过后方可报销，超标部分不超过标准的30%（含）；超过30%的部分由员工自行承担。

二、酒店预订与入住管理要求

1.预订渠道规范

员工应优先通过企业协议合作酒店或企业指定的差旅管理平台（如携程企业版、飞猪企业版）预订，以获取协议折扣并确保费用可追溯。特殊情况下需通过其他渠道预订的，需在报销时提供至少3家同区域同档次酒店的价格截图作为比价依据，证明预订价格未高于市场合理水平。

2.入住信息核对

入住时需使用本人有效身份证件登记，酒店开具的住宿发票、入住记录（含酒店盖章的入住单或平台订单详情截图）须与实际入住人姓名、入住日期、房费金额完全一致。多人合住的，需在发票备注栏注明合住人姓名及职级（如“张三[主管]、李四[普通员工]合住”），并由所有合住人在报销单上签字确认费用分摊方式。

3.附加费用控制

酒店内产生的餐饮、迷你吧消费、健身/娱乐设施使用费等非住宿必要费用不予报销。因公务需要在酒店内宴请客户的，需单独提交《业务招待费报销申请》，按企业《业务招待费管理办法》执行，不得与住宿费用混报。

三、报销流程与材料要求

报销流程分为“事前审批-事中执行-事后报销”三个阶段，具体操作如下：

（一）事前审批阶段

员工需在出差前3个工作日（紧急出差可缩短至1个工作日）通过企业OA系统提交《出差申请单》，内容包括：

-出差事由（如客户拜访、会议参与等）；

-出差时间（精确到日，含往返日期）；

-出差地点（具体城市及区域）；

-预计住宿天数及酒店预算（需注明是否为协议酒店/平台预订）；

-同行人员名单及职级（如有）。

《出差申请单》需经直属上级审核（确认事由必要性）、部门负责人审批（确认预算合理性）后生效。未提前审批或审批未通过的出差，相关住宿费用不予报销。

（二）事中执行阶段

员工需严格按照审批通过的《出差申请单》执行行程，如因不可抗力（如航班取消、会议延期）导致住宿时间、地点或酒店变更，需在变更后24小时内通过OA系统提交《出差调整申请单》，说明变更原因及调整后的费用预算，经原审批人重新确认后方可继续执行。

（三）事后报销阶段

出差结束后5个工作日内，员工需通过OA系统提交电子报销申请，并将纸质材料（如有）同步交至财务部。报销材料需包括：

1.基础材料

-经审批的《出差申请单》（含调整单，如有）；

-酒店开具的增值税普通发票/专用发票（需注明“住宿费”，加盖酒店发票专用章，购买方名称、纳税人识别号与企业信息完全一致）；

-酒店入住记录（需显示入住人姓名、入住日期、