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2026年工艺品制造公司办公设备全生命周期管理制度

第一章总则

第一条为规范公司办公设备全生命周期管理工作，提高设备使用效率，降低管理成本，保障办公设备安全稳定运行，防范数据泄露、资产流失等风险，依据《企业固定资产管理规范》《中华人民共和国数据安全法》《废旧电器电子产品回收处理管理条例》等相关法律法规及公司资产管理、财务管理、信息安全管理等规定，结合工艺品制造企业办公特点（设备涵盖电脑、打印机、复印机、投影仪、碎纸机等，需兼顾日常办公、工艺资料处理、数据安全保护），制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有办公设备的采购、验收、领用、使用、维护、调拨、报废全流程管理，涉及行政部、各使用部门、IT运维组、财务部的协同配合，覆盖公司所有办公区域的设备管控。

第三条办公设备全生命周期管理遵循“统一管理、物尽其用、全程管控、安全合规”的原则，坚持采购适配与成本控制相结合、使用规范与维护及时相结合、资产盘点与数据安全相结合、报废处置与环保要求相结合，确保设备账实相符、使用效率达标、数据安全可控、处置合规环保。

第四条行政部为办公设备全生命周期归口管理部门，负责设备采购计划制定、采购组织、资产台账建立、全流程管控统筹；IT运维组负责办公设备的技术验收、日常维护、故障维修、数据安全处理；财务部负责设备资产核算、折旧管理、报废财务核销；各使用部门负责本部门设备需求提报、规范使用、日常保管，对设备使用安全负直接责任。

第二章组织职责

第五条行政部职责：建立办公设备全生命周期管理台账，完整记录设备名称、规格型号、采购时间、采购金额、验收情况、领用部门、使用人、维护记录、调拨情况、报废时间、处置方式等信息；结合公司办公需求制定年度办公设备采购计划，明确采购数量、配置标准、预算金额，经管理层审批后执行；选择合规的采购渠道，确保设备质量符合国家相关标准，采购流程符合公司采购管理规定；组织设备验收工作，核对设备数量、规格、配件完整性，配合IT运维组完成技术验收；办理设备领用、调拨手续，为每台设备粘贴唯一资产标识，确保账物对应；定期组织办公设备盘点，每季度开展1次全面盘点，核对台账与实物，确保账实相符；制定办公设备使用规范、维护标准、报废条件，每年度修订完善并公示；受理各部门设备采购、维修、报废申请，1个工作日内响应，3个工作日内核实处理并反馈；保存设备采购合同、验收记录、维护档案、报废审批文件等资料，保存期限不低于5年；将设备使用效率、账实相符率、报废处置合规率纳入部门绩效考核；定期向公司管理层汇报设备全生命周期管理工作情况，提出配置优化、成本控制建议。

第六条IT运维组职责：参与办公设备采购配置标准制定，确保设备配置满足办公及数据安全要求；完成设备技术验收，测试硬件性能、软件兼容性、数据安全防护功能；建立设备维护档案，记录故障报修时间、故障类型、维修内容、维修人员、修复时间等；提供办公设备使用技术指导，组织员工开展设备安全使用培训，新入职员工培训覆盖率100%；每日受理设备故障报修，一般故障2小时内响应，复杂故障4小时内到场处理，无法当场修复的提供备用设备；定期对办公设备开展巡检，每月1次全面巡检，重点检查硬件运行状态、数据安全防护措施、软件合规性；设备报废前完成数据清理，确保存储介质内的办公数据、工艺资料等彻底清除，符合数据安全要求；配合行政部完成设备盘点，核对设备技术状态；将设备维修及时率、运行稳定率纳入组内绩效考核。

第七条财务部职责：将办公设备纳入固定资产核算体系，按规定计提折旧；审核设备采购预算的合理性，把控采购成本；核对设备采购发票、合同，完成付款审核；参与设备盘点，核实资产账面价值与实物状态；审核设备报废财务核销手续，确保账务处理合规；将设备资产核算准确率、折旧计提合规率纳入部门绩效考核。

第八条各使用部门职责：根据办公需求提报设备采购申请，明确配置要求、使用场景、预计使用年限；指定专人负责本部门设备管理，核对领用设备信息，确保资产标识完整；组织本部门员工学习办公设备使用规范，杜绝违规操作；日常检查设备使用状态，发现故障及时向IT运维组报修；配合行政部完成设备调拨、盘点、报废等工作；不得私自拆卸、改装、调拨办公设备，确需调整的需向行政部申请；将设备规范使用情况纳入部门员工日常考核。

第九条员工职责：严格遵守办公设备使用规范，正确操作设备；妥善保管使用的办公设备，避免人为损坏、丢失；离开办公区域时关闭设备电源，做到“人走机关”；发现设备异常及时向部门设备管理员或IT运维组报告；配合完成设备维护、盘点、数据清理等工作；不得利用办公设备存储、传输涉密信息、违规信息，不得外接非合规存储介质。

第三章全生命周期管理规范

第十条采购管理要求：1.需求提报：各部门每年12月提报下一年度设备采购需求，临时需求需说明紧急程度及使