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2026年烟草制品公司电子档案安全归档管理制度

第一章总则

第一条目的与依据。为规范公司电子档案安全归档工作，保障电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，防范电子档案丢失、泄露、篡改等风险，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国数据安全法》《烟草行业电子档案管理规范》及公司档案管理相关规定，结合公司经营管理实际，制定本制度。

第二条适用范围。本制度适用于公司所有电子档案的收集、整理、鉴定、归档、存储及安全管理工作，覆盖专卖管理、仓储物流、营销运营、董事会管理、人力资源等所有部门，全体员工在开展电子档案相关工作时均需遵守本制度要求。

第三条基本原则。电子档案安全归档工作坚持“全程管控、分级保护、加密存储、定期备份”原则：（一）全程管控：从电子档案生成到归档的全流程纳入安全管理，确保每一个环节可追溯；（二）分级保护：根据电子档案的涉密等级和重要程度，采取差异化的安全归档措施；（三）加密存储：核心电子档案采用加密方式存储，仅授权人员可访问；（四）定期备份：建立电子档案多重备份机制，防止因系统故障、人为操作失误导致档案丢失。

第二章归档主体与职责

第四条统筹管理部门。公司档案管理部门为电子档案安全归档工作的统筹部门，牵头制定电子档案归档标准和安全管理规范，监督各部门归档工作落实，负责电子档案归档后的集中存储和安全管控。

第五条档案管理部门核心职责。档案管理部门负责人为本部门电子档案安全归档工作第一责任人，需履行以下职责：（一）建立统一的电子档案归档格式、命名规则和存储标准，明确不同类型电子档案的归档期限和安全等级；（二）为各部门提供电子档案安全归档培训，指导员工规范开展归档操作；（三）接收各部门提交的电子档案，在2个工作日内完成归档审核，审核通过后纳入集中存储体系；（四）建立电子档案访问权限管理台账，定期更新授权人员名单，确保权限与岗位职责匹配；（五）按要求开展电子档案备份和安全巡检，每月至少完成一次全量备份，每季度开展一次安全漏洞扫描。

第六条各业务部门职责。各部门负责人为本部门电子档案安全归档第一责任人，需完成以下工作：（一）指定专人担任本部门电子档案管理员，负责本部门电子档案的收集、整理和初步审核，管理员需经档案管理部门培训合格后方可上岗；（二）督促本部门员工在业务办理完成后5个工作日内，将生成的电子档案按标准整理并提交至部门档案管理员；（三）对本部门拟归档的电子档案进行涉密等级和重要程度认定，按档案管理部门要求标注安全等级；（四）配合档案管理部门开展电子档案安全检查，对检查发现的问题在3个工作日内完成整改。

第七条员工基本义务。全体员工需按要求生成、保存和提交电子档案，不得擅自删除、篡改、拷贝未归档的电子档案；严格遵守电子档案访问权限规定，不得越权访问、传播电子档案内容；发现电子档案安全隐患时，立即向部门档案管理员或档案管理部门报告。

第三章归档范围与内容

第八条核心归档范围。公司电子档案安全归档覆盖以下范围：（一）经营管理类：包括专卖品采购、销售、出入库等业务单据，各类合同协议、财务凭证、审计报告等电子文档；（二）决策管理类：包括董事会专项提案、会议纪要、决议文件、管理层决策记录等电子文档；（三）人事管理类：包括员工入职、离职、绩效考核、薪酬福利等人力资源相关电子档案；（四）合规管理类：包括法律法规文件、行业监管要求、公司制度规范、合规审核报告等电子文档；（五）其他类：包括公司对外公示信息、重要往来函件、项目申报材料等具有保存价值的电子文档。

第九条归档内容要求。拟归档的电子档案需满足以下要求：（一）内容完整：电子档案需包含正文、附件、审批记录等全部相关内容，无缺失关键页或关键信息；（二）格式规范：电子档案格式统一为PDF、DOCX、XLSX等通用格式，避免使用特殊格式导致无法读取；（三）命名规范：按“部门-年份-档案类型-序号”的规则命名，确保名称能清晰反映档案核心内容；（四）来源可溯：电子档案需标注生成人、生成时间、业务背景等信息，确保来源可追溯。

第四章安全归档流程

第十条档案收集与整理。（一）电子档案生成后，生成人需在规定时限内对档案进行初步整理，删除无关内容，补充必要说明，确保档案内容清晰、完整；（二）部门档案管理员接收本部门电子档案后，在1个工作日内完成审核，重点核查档案完整性、格式规范性和命名合规性，审核不通过的退回生成人整改。

第十一条安全等级认定。（一）部门档案管理员根据档案内容，按公司规定将电子档案划分为普通级、重要级、核心级三个安全等级；（二）普通级档案为日常办公非涉密档案，重要级档案为涉及公司经营数据的档案，核心级档案为涉及公司核心商业秘密、重大决策的档案；（三）安全等级标注完成后，部门档案管理员将档案及等级认定表一并提交至档案管理部门。

第十二条归档审核与存储