2026年烟草制品公司公章证照分级管控管理制度.docxVIP

2026年烟草制品公司公章证照分级管控管理制度

第一章总则

第一条为规范公司公章、证照的分级管控工作，防范公章盗用、证照遗失、违规使用等风险，确保公章证照使用合法合规、安全可控，依据《印章治安管理办法》《中华人民共和国公司法》《烟草专卖许可证管理办法》《公司内控管理规范》等相关法规及制度，结合公司生产经营实际情况，制定本制度。

第二条本制度所称公章证照，是指公司经营管理所需的各类印章（含公章、部门章、专用章）和法定证照（含专卖资质证照、经营许可证照、登记备案证照），分级管控是指根据公章证照的重要程度、使用范围、风险等级划分管控层级，实施差异化的保管、使用、审批管理。

第三条本制度适用于公司所有公章证照的全流程管控，涉及行政部（公章证照管控归口管理部门）、各职能部门、业务部门及所有使用、保管、审批公章证照的人员，所有相关部门和人员必须严格遵守本制度规定。

第四条公章证照分级管控遵循“分级管理、权责明确、审批规范、全程留痕、安全保密”的核心原则，做到保管有专人、使用有审批、登记有记录、交接有手续，确保公章证照安全使用、合规管理。

第五条公司行政部负责统筹公章证照分级管控工作，包括分级标准制定、统一保管、使用审批、年检备案、遗失处置；各部门负责本部门专用章及配套证照的日常使用申请、合规性审核；管理层按管控层级履行公章证照使用审批职责；合规部负责公章证照使用的合规性监督核查。

第二章公章证照分级分类标准

第六条公章分级标准：

（一）一级管控公章：公司公章、法定代表人印章、烟草专卖业务专用章，此类印章涉及公司重大经营决策、专卖合规业务办理，为最高管控等级；

（二）二级管控公章：各职能部门公章、财务专用章、合同专用章，此类印章用于部门日常管理、专项业务办理，管控等级次之；

（三）三级管控公章：项目专用章、仓储/运输业务专用章，此类印章用于特定业务场景，使用范围有限，管控等级为基础级。

第七条证照分级标准：

（一）一级管控证照：烟草专卖生产企业许可证、营业执照（正副本）、法人登记证书，此类证照为公司核心经营资质，缺一不可，为最高管控等级；

（二）二级管控证照：税务登记证、社保登记证、专卖品运输备案证，此类证照为公司日常经营必备资质，管控等级次之；

（三）三级管控证照：部门业务备案证、设备使用登记证、从业人员资格证，此类证照为专项业务配套资质，管控等级为基础级。

第三章分级保管要求

第八条一级管控公章证照保管要求：

（一）存放管理：存放于行政部专用保险柜，保险柜钥匙和密码由两人分别保管，开启需两人同时在场，保险柜存放区域安装监控，每日核对存放状态；

（二）保管人员：指定行政部专人专职保管，保管人员需签订《公章证照保管责任书》，严禁擅自委托他人代管，保管人员离岗需办理专项交接手续；

（三）日常核查：每日下班前核查保险柜锁闭状态，每周核对公章证照数量及完好状态，每月形成保管核查记录，报行政部负责人签字确认。

第九条二级管控公章证照保管要求：

（一）存放管理：存放于行政部专用文件柜（带锁），由指定人员保管，文件柜钥匙专人专管，严禁随意放置；

（二）保管人员：行政部指定兼职保管人员，保管人员需熟悉证照使用规范，每月核对保管状态，发现异常立即上报；

（三）使用交接：出库使用需办理书面交接手续，明确使用期限、归还时间，使用完毕后当日归还，不得隔夜留存。

第十条三级管控公章证照保管要求：

（一）存放管理：由对应业务部门指定专人保管，存放于部门带锁文件柜，保管人员每日下班前锁闭文件柜；

（二）保管责任：部门负责人为管控第一责任人，每月抽查保管状态，确保公章证照不遗失、不挪用；

（三）备案要求：保管人员信息、存放位置需在行政部备案，变更保管人员需提前3个工作日向行政部报备。

第四章分级使用审批规范

第十一条一级管控公章证照使用审批：

（一）使用申请：使用部门填写《公章证照使用申请表》，注明使用事由、使用范围、使用时长，附相关佐证材料（如合同草案、审批文件）；

（二）审批流程：经部门负责人签字、行政部审核、公司管理层审批（总经理/分管副总），审批通过后方可办理领用手续；

（三）使用管控：仅限在行政部指定区域使用（特殊情况需带出的，需管理层审批并安排专人随行），使用过程全程登记，留存使用影像记录，使用完毕立即归还。

第十二条二级管控公章证照使用审批：

（一）使用申请：使用人填写申请表，注明使用事由，附业务相关材料；

（二）审批流程：经部门负责人签字、行政部审核，无需管理层审批（涉及金额超5万元的合同用章除外）；

（三）使用管控：可在公司内部指定区域使用，带出公司需行政部负责人审批，归还时核对使用记录，确保无违规使用情况。

第十三条三级管控公章证照使用审批：

（一）使用申请：使用人填写简易申请表，注明使用事由；

（二）审批流程：经部