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大学生心理教育中心心理档案管理制度

为规范大学生心理教育中心心理档案管理工作，保障学生心理健康信息的安全性、完整性和有效性，维护学生合法权益，促进心理健康教育工作科学有序开展，结合高等学校学生心理健康教育实际需求，依据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校学生心理健康教育指导纲要》《个人信息保护法》等相关法律法规，制定本制度。

本制度适用于全日制在校本科生、研究生及其他接受心理教育中心服务的学生群体（以下简称“学生”）。心理档案是指心理教育中心在心理健康教育、心理咨询、危机干预等工作中形成的，反映学生心理发展状况、心理问题特征及干预过程的各类记录，是开展学生心理健康状况分析、个性化辅导及危机预防的重要依据。

一、管理职责

心理教育中心为心理档案管理的责任主体，全面统筹档案的建立、使用、保管及保密工作。中心设专职心理教师负责档案内容的审核与动态更新，设档案管理员（可由专职心理教师兼任）负责档案的日常管理、存储与安全维护。

专职心理教师需严格遵循专业伦理，确保档案内容真实、客观，记录过程中避免主观评判性语言；对咨询过程中学生披露的隐私信息进行专业筛选，仅保留与心理状态评估、干预措施相关的关键内容。档案管理员需定期检查档案存储设备，确保电子档案无遗漏、无损坏，纸质档案无霉变、无丢失；建立档案管理台账，详细记录档案的建立时间、更新时间、查阅记录及移交情况。

各二级学院（系）心理辅导站需配合心理教育中心完成档案信息的补充工作，及时反馈学生在校期间的异常行为表现、重大生活事件等辅助信息，但不得直接查阅或复制学生心理档案。

二、建档范围与内容

（一）建档范围

1.新生心理健康普测：所有入学新生需参加心理健康普测，测评结果异常（如筛查出可能存在中重度心理问题）的学生纳入建档范围；

2.主动求助咨询：自愿到心理教育中心接受个体咨询、团体辅导的学生，自首次咨询起建立档案；

3.危机干预对象：经心理教育中心评估存在自杀风险、严重心理危机或因突发应激事件（如重大疾病、家庭变故、人际冲突等）导致心理功能受损的学生；

4.其他需要关注的情况：如教师、家长反映学生存在持续情绪低落、行为异常等情况，经心理教育中心初步评估后认为需要持续观察的学生。

（二）建档内容

心理档案内容分为基础信息、过程记录与评估材料三类，具体包括：

1.基础信息：学生姓名、学号、性别、院系、专业、联系方式（仅留存校内常用联系方式）、家庭主要成员及关键社会关系（如监护人姓名、联系电话）；需特别标注的生理健康信息（如重大疾病史、精神类药物使用史）；

2.测评数据：心理健康普测及后续专项测评（如抑郁量表PHQ-9、焦虑量表GAD-7、人格量表MMPI等）的原始得分、常模比较结果、专业分析报告；

3.咨询记录：个体咨询需记录咨询日期、时长、主要问题描述（含情绪状态、认知特点、行为表现）、干预技术（如认知行为疗法、正念训练等）、阶段性目标及达成情况、学生反馈；团体辅导需记录参与次数、小组互动表现、成员反馈总结；

4.危机干预记录：危机评估报告（含风险等级判定依据）、干预方案（如心理教师访谈、院系辅导员配合观察、家长沟通记录）、转介医院的诊断证明及治疗建议、后续跟踪记录；

5.其他辅助材料：如学生提交的书面心理自述、教师或家长提供的情况说明（需经学生本人同意）、心理教育中心组织的心理成长小组活动记录等。

三、建档流程

（一）新生普测建档

新生入学后2个月内完成心理健康普测，测评系统自动生成原始数据报告。专职心理教师对测评结果进行人工复核，筛选出需要重点关注的学生名单（如UPI筛选的一类学生、SCL-90因子分≥3分的学生），在测评结束后15个工作日内完成档案建立，内容包括基础信息、普测报告及初步评估意见（如“建议观察”“建议预约咨询”）。

（二）主动咨询建档

学生首次预约咨询时，需填写《心理辅导信息登记表》（含基础信息及简要问题描述），咨询结束后24小时内，咨询教师完成《咨询过程记录单》的填写，内容涵盖咨询目标、核心问题分析、干预措施及学生当下状态评估。记录单经咨询教师签字确认后，由档案管理员录入电子档案系统，同时形成纸质档案副本存档。

（三）危机干预建档

对经评估存在心理危机的学生，心理教育中心需在确定危机等级（一般、较重、严重）后3个工作日内建立专项档案。档案内容除基础信息、咨询记录外，需包含：危机触发事件描述（时间、经过、影响）、多维度评估资料（如与学生本人、辅导员、家长的访谈记录）、跨部门协作记录（如与校医院、保卫处的沟通内容）、干预方案实施步骤及效果跟踪表。

所有档案建立后，档案管理员需在5个工作日内完成电子档案与纸质档案的核对，确保信息一致；电子档案需标注“