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大型集团企业、国有企业、民营企业档案管理办法实施及借阅保密制度范本

为规范企业档案管理，保障档案完整、准确、安全与有效利用，根据《中华人民共和国档案法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等法律法规，结合企业实际，制定本办法。本办法适用于集团及所属全资、控股企业（含分支机构），涵盖文书、科技、人事、会计、电子、声像等各类档案的全生命周期管理，包括归档、保管、借阅、保密及监督等环节。

一、管理职责划分

企业档案工作实行统一领导、分级管理。集团办公室（档案管理部门）为档案工作统筹部门，负责制定档案管理制度、监督执行、业务指导及集团本级档案集中管理；各二级单位综合管理部门（或指定机构）为所属单位档案管理责任部门，设专职或兼职档案员，负责本单位档案收集、整理、归档及日常保管；各业务部门（如财务部、技术部、人力资源部）为文件材料形成部门，须指定专人负责本部门文件材料的收集、整理与预归档，确保归档质量。

档案管理部门职责包括：（1）制定修订企业档案管理制度；（2）组织档案业务培训；（3）接收、整理、保管各部门归档档案；（4）开展档案数字化与开发利用；（5）监督检查各单位档案工作执行情况；（6）协调档案鉴定、销毁及保密管理。

业务部门职责包括：（1）按规定时限完成本部门文件材料收集、整理；（2）配合档案管理部门完成归档审核；（3）提供档案利用需求并规范办理借阅手续；（4）参与本部门形成档案的保管期限与密级认定。

二、归档范围与要求

（一）归档范围

1.文书档案：企业党、政、工、团等管理活动中形成的文件材料，包括决议、决定、通知、请示、报告、会议记录（纪要）、合同协议、审计报告、法律文书等。

2.科技档案：科研、生产、基建、设备管理等活动中形成的文件材料，包括科研项目立项书、试验记录、技术总结、设计图纸、设备说明书、竣工验收报告等。

3.人事档案：员工招聘、录用、考核、任免、职称评定、薪酬福利、培训、离职等过程中形成的材料，包括入职登记表、劳动合同、考核表、职称证书复印件、奖惩记录等（注：人事档案管理需符合《干部人事档案工作条例》要求）。

4.会计档案：会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料，包括原始凭证、记账凭证、总账、明细账、年度财务报表、银行对账单等。

5.电子档案：通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字形式文件，包括电子公文、电子合同、CAD图纸、数据库记录等，需同时保存元数据（如文件格式、创建时间、责任人）。

6.声像档案：照片、录音、录像等记录企业活动的材料，需标注时间、地点、事由、主要人物及拍摄者信息。

（二）归档要求

1.及时性：文书档案一般应在文件办理完毕后次年6月底前归档；科技档案在项目完成或设备验收后3个月内归档；会计档案在会计年度终了后可暂由财务部门保管1年，期满后移交档案管理部门；电子档案应在形成或办理完毕后即时归档，或按季度集中归档。

2.完整性：归档文件材料须齐全、完整，反映活动全过程；正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原文须配套归档；声像档案需同时归档文字说明。

3.规范性：纸质文件应字迹清晰、签署完备（需签字或盖章的须手续齐全），禁用铅笔、圆珠笔书写；电子文件应采用通用格式（如PDF/A、OFD、JPEG2000），存储介质为只读光盘或专用硬盘，禁止使用U盘等易损介质；照片需冲洗为6寸以上纸质件并与电子件同步归档。

4.密级认定：归档时需由业务部门会同档案管理部门认定档案密级（分为绝密、机密、秘密三级），标注于文件封面或元数据中；无密级文件标注“公开”。

三、档案保管与维护

（一）库房管理

企业须设置独立档案库房，满足“八防”要求（防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物）。库房面积应与档案数量相匹配，实行“三分开”（办公、阅览、库房）。

库房管理具体要求：（1）温湿度控制：温度14℃-24℃，相对湿度45%-60%，每日记录温湿度并定期分析；（2）安全设施：配备消防自动报警系统、气体灭火装置（禁用水基型）、监控摄像头（覆盖全区域，录像保存至少3个月）、防盗门窗；（3）装具要求：使用标准档案柜（金属材质优先），柜内放置防虫剂（如樟脑丸）、干燥剂（如硅胶），定期更换；（4）库存管理：建立档案保管台账，标注档案名称、数量、密级、存放位置，每半年盘点一次，账物不符率不超过1%。

（二）电子档案保管

电子档案实行“双套制”管理（纸质与电子件并存），特殊情况需仅保存电子件的，须经档案管理部门审核并报分管领导批准。

电子档案存储要求：（1）采用“双备份”策略，一套存储于企业内部局域网服务器（加密），另一套离线存储于专用移动硬盘（每年至少检查一次可读性