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员工离职手续办理流程管理办法

作为在企业人力资源岗位深耕多年的从业者，我太清楚离职手续办理对企业和员工的双向意义了——它不仅是劳动关系终结的法定程序，更是企业管理温度的直观体现。曾见过员工因流程混乱跑断腿的无奈，也经历过因手续不全引发劳动纠纷的棘手，所以我们结合多年实践经验，梳理出这套既合规又有温度的离职手续办理流程，希望能让每一次告别都体面有序。

一、总则：我们为什么制定这套流程？

1.1目的与意义

这套流程的核心目标有三个：保障员工合法权益（确保工资、补偿等应得利益及时兑现）、维护企业规范管理（避免因手续缺失导致的信息泄露或经济损失）、传递企业人文温度（让员工感受到“好聚好散”的尊重）。就像我常和新同事说的：“离职不是关系的断裂，而是另一种形式的连接——今天的妥善处理，可能会让员工未来成为企业的‘回头客’或‘口碑传播者’。”

1.2适用范围

适用于公司全体在职员工，涵盖主动离职、被动解除（非过失性）、劳动合同到期不续签三种常见离职类型（过失性解除因涉及违纪处理，需额外参照《员工奖惩制度》执行）。试用期员工与正式员工流程一致，但离职通知期不同（试用期提前3天，正式员工提前30天）。

1.3基本原则

合法合规：严格遵循《劳动合同法》等相关法规，所有操作有章可循；

流程透明：提前告知员工每一步所需材料、办理时限，避免“信息差”带来的焦虑；

人性关怀：在制度框架内灵活处理特殊情况（如孕期员工申请提前办理手续），让流程有“人情味”。

二、全流程详解：从申请到归档的10个关键步骤

2.1第一步：离职申请提交——明确“离开”的起点

员工确定离职意向后，需以书面形式提交《离职申请表》（线上系统提交需同步下载电子签章版存档）。这里有几个细节要注意：

提交对象：先交直属上级，再由上级转交HRBP（避免员工“找不到对接人”的尴尬）；

内容填写：需注明离职类型（主动/被动/合同到期）、最后工作日、离职原因（可选填，但鼓励真实反馈）；

特殊情况：若员工因突发情况（如健康问题）无法手写，可由家属代填并附情况说明，我们曾处理过一位老员工因中风委托女儿提交申请的案例，当时特事特办开通了“绿色通道”。

申请表提交后，HR会在3个工作日内核对信息（重点核查是否处于竞业限制期、是否有未结项目等），确认无误后进入审批流程。

2.2第二步：审批流转——让“离开”符合管理逻辑

审批链通常为：直属上级→部门负责人→HRBP→分管领导（职级越高，审批层级越多）。举个真实例子：前阵子技术部的张工离职，他的直属上级担心项目进度受影响，便与张工协商将最后工作日延后两周，张工也爽快答应了——这就是审批环节的“柔性沟通”价值：既尊重员工选择，也尽量降低对工作的影响。

审批通过后，HR会通过企业微信/邮件发送《离职手续办理通知书》，明确告知：最后工作日、需办理手续的部门（行政/财务/IT等）、所需材料清单（如身份证复印件、新单位接收函等）。

2.3第三步：工作交接——确保“接力棒”顺利传递

这是最容易出问题的环节！我曾见过离职员工把客户资料存在私人邮箱，接任者找不到关键信息急得直哭。所以我们特别细化了交接内容和标准：

2.3.1交接内容清单

工作资料：项目文档、客户清单、合同原件、会议纪要（需标注“已归档”或“待跟进”）；

待办事项：列明未完成任务、当前进度、关键对接人（如“A项目需在X月前完成测试，对接人李经理*”）；

物品设备：除了电脑、工牌，还有钥匙、投影仪、实验器材等（行政部会提前提供《常用物品清单》）；

系统权限：告知接任者哪些系统（如OA、ERP）有操作权限，避免“断档”。

2.3.2交接确认

交接需在最后工作日前3天完成，由接任者、直属上级、HR三方签字确认《工作交接清单》。若无人接任（如岗位撤销），则由直属上级或部门负责人接收，我们去年有个销售岗因业务调整撤销，离职员工就把客户资料直接移交给了区域经理。

2.4第四步：物品归还——避免“人走物留”的麻烦

行政部会根据员工岗位提供《物品归还明细表》，常见物品包括：

身份类：工牌、门禁卡、胸章（需注销权限后归还）；

设备类：笔记本电脑（需清空个人数据，IT部检测硬件完好）、手机、U盘；

资料类：公司文件（含纸质和电子）、图纸、保密手册（需核对编号）；

其他：宿舍钥匙、工装、借用的会议设备等。

曾有位设计师离职时忘记归还定制的绘图板，后来我们通过监控定位到他落在工位，主动联系后帮他寄回——主动提醒比事后追责更温暖。物品归还完成后，行政部会在《离职手续单》上签字，注明“无未归还物品”。

2.5第五步：财务结算——算清“经济账”，留足“信任分”

这是员工最关心的环节！财务部门会在最后工作日前2天完成核算，内容包括：

2.5.1应发部分

工资：截止最后工作日的出勤工资（含加班费、绩效奖金）；

补偿：符合条件