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采购流程制度

为规范公司采购行为，提升采购效率与质量，防控经营风险，保障公司合法权益，结合实际经营需求，制定本制度。本制度适用于公司及下属全资、控股子公司（以下简称“各单位”）开展的物资采购（原材料、设备、工具、办公耗材等）、服务采购（咨询、物流、技术服务、外包服务等）、工程采购（基建工程、维修改造工程等）活动。单次采购金额5000元（含）以上的采购事项须按本制度执行；单次采购金额5000元以下的零星采购，可简化流程但须保留完整记录，具体操作细则由各单位结合实际情况制定并报公司采购管理部备案。紧急采购（因突发事故、生产中断等需24小时内完成的采购）可启动应急流程，但事后3个工作日内需补办完整审批手续并提交情况说明。

一、管理职责划分

（一）公司采购管理部：统筹全公司采购体系建设，制定并修订采购管理制度及操作标准；建立并维护供应商管理库，组织供应商准入评审、年度综合评估及动态考核；审核各单位采购计划，监督采购执行过程；牵头处理重大采购纠纷及供应商违规事项；定期汇总分析采购数据，优化采购策略。

（二）需求部门：负责提报采购需求，明确标的物技术参数、规格型号、服务标准等关键信息；参与供应商考察、技术谈判及合同条款审核；组织到货验收或服务成果确认，对采购标的物的适用性、符合性负责；配合采购管理部完成供应商履约评价。

（三）财务管理部：审核采购预算合理性，监督采购资金使用；参与合同评审，重点审核付款条款、发票要求及税务合规性；根据验收单据及合同约定办理付款手续，定期与供应商对账；对超预算、超合同付款等异常情况提出预警并制止。

（四）审计监察部：对采购流程合规性进行监督，重点检查需求审批、供应商选择、合同签订、验收付款等关键节点；受理采购相关投诉举报，调查违规违纪行为并提出处理建议；对重大采购项目开展专项审计，出具审计报告并跟踪整改落实。

（五）各单位负责人：审批本单位采购计划及超权限采购事项；监督本单位采购执行情况，协调解决采购过程中的跨部门问题；对本单位采购结果的经济性、合规性负领导责任。

二、采购全流程操作规范

（一）需求提报与计划编制

1.需求提报应遵循“先计划、后采购”原则。需求部门须在每月25日前提报下月采购需求，填写《采购需求申请表》（附件1），内容包括：标的物名称、规格型号、技术参数（服务类需明确服务内容、标准、期限）、预计数量、预算金额、需求日期、用途说明等。技术参数需经技术部门（或使用部门）确认，预算金额需经财务部门审核，需求日期需合理预留采购周期（一般物资采购周期不低于15个工作日，定制化设备或服务不低于30个工作日）。

2.采购管理部于每月30日前汇总各单位需求，编制《月度采购计划》，明确采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询比价等）、责任主体及时间节点。单次采购金额50万元（含）以上的物资/服务采购、100万元（含）以上的工程采购须采用公开招标；20万元（含）至50万元的采购采用邀请招标或竞争性谈判；5万元（含）至20万元的采购采用询比价（至少3家供应商）；5万元以下的采购可采用直接采购（需提供市场价格调研记录）。

3.超计划采购或临时追加采购（因计划外生产需求、设备故障等原因）须填写《临时采购申请单》（附件2），经需求部门负责人、财务负责人、单位负责人逐级审批后，报采购管理部备案。单次临时采购金额超过本单位月度采购预算10%的，需经公司分管领导审批。

（二）供应商管理

1.供应商准入：所有参与采购的供应商须为公司供应商管理库内注册供应商。新供应商准入需提交《供应商准入申请表》（附件3）及以下材料：营业执照、资质证书（如ISO认证、行业许可证等）、近3年财务报表、主要客户名单及合作案例、产品检测报告（或服务质量证明）。采购管理部联合技术部门、质量部门进行资料初审，初审通过后组织实地考察（重点核查生产/服务能力、质量管控体系、履约历史），考察合格经采购管理部负责人审批后纳入供应商库。

2.供应商分级：供应商库实行A、B、C三级管理。A类为核心供应商（合作满2年、年度综合评分≥90分、无重大履约问题），享有优先合作、付款账期优惠等权益；B类为合格供应商（综合评分70-89分），正常合作但需加强履约监督；C类为观察供应商（综合评分＜70分或存在轻微违约记录），限制合作范围，需在3个月内整改达标，否则清退出库。

3.供应商评估：每季度对供应商进行动态评估，评估指标包括：质量（合格率≥98%）、交货（准时率≥95%）、服务（响应时间≤24小时）、价格（与市场均价偏差≤5%）、合规（无行贿、欺诈等行为）。年度综合评估得分由季度评分（占60%）、需求部门评价（占30%）、审计意见（占10%）组成，评估结果作为供应商分级调整、合作额度分配的依据。

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