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外事活动管理制度

第一章总则

第一条为规范本单位（企业/事业单位/学校等）外事活动管理工作，保障外事活动安全、有序、高效开展，促进对外交流与合作，维护单位形象及国家利益，依据《中华人民共和国出境入境管理法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规及上级主管部门关于外事工作的规定，结合本单位实际，制定本制度。

第二条本制度所称“外事活动”，是指本单位组织或参与的涉及境外机构、人员的各类活动，包括但不限于：出国（境）访问、考察、培训、参展、学术交流、商务洽谈；境外人员来访接待、参观考察、合作洽谈、讲座交流；国际会议、国际合作项目实施等。

本制度适用于本单位所有部门、岗位及员工，覆盖外事活动的申请、审批、组织实施、安全保障、档案管理等全流程管理活动；参与本单位外事活动的外部单位及人员，需遵守本制度相关规定。

外事活动管理坚持以下核心原则：（一）依法合规原则，严格遵守国家法律法规、外交政策及上级外事管理规定，规范外事活动流程；（二）统筹规划原则，结合单位发展战略及工作需求，科学统筹外事活动安排，提升活动实效；（三）安全保密原则，强化安全防范与保密管理，防范各类安全风险及信息泄露；（四）权责明确原则，明确各部门及相关人员在外事活动中的职责，确保管理落到实处；（五）文明规范原则，注重礼仪形象，展现单位良好风貌及国家文明素养。

职责分工：（一）外事管理部门（或行政办公室）是外事活动管理的归口管理部门，负责制度制定与修订、外事活动统筹协调、申请审批办理、涉外事务对接、安全保密监督、档案管理及外事政策培训等工作；（二）各业务部门是本部门相关外事活动的责任主体，负责提出活动需求、制定活动方案、组织业务对接及活动实施等工作；（三）财务部门负责外事活动经费的预算审核、资金拨付、费用报销等财务管理工作；（四）法务部门负责对外事活动相关合同、协议等法律文件进行审核，防范法律风险；（五）安全管理部门负责外事活动的安全保障工作，包括境内外活动安全、人员安全防护等；（六）单位管理层负责外事活动的审批决策，确保外事工作与单位发展方向一致。

第二章外事活动申请与审批

第一节出国（境）活动申请与审批

各部门因工作需要组织或参与出国（境）外事活动的，需提前向外事管理部门提交《出国（境）外事活动申请表》，明确活动主题、出访目的、出访国家/地区、出访时间、出访人员、活动日程、经费预算、合作单位（如有）及预期成果等核心信息，并附相关支撑材料（如邀请函、合作协议草案、活动方案、经费预算表等）。

出访人员需符合相关条件：（一）政治素质过硬，遵守国家法律法规及单位规章制度；（二）熟悉相关业务，具备完成出访任务的专业能力；（三）无违法违纪记录，无不适宜出国（境）的其他情形。

出国（境）外事活动实行分级审批制度，根据出访人员级别、活动规模、经费金额及出访目的划分审批权限：（一）一般员工出国（境）：由部门负责人审核、外事管理部门复核、分管领导审批；（二）中层管理人员出国（境）：由部门负责人审核、外事管理部门复核、分管领导审核、单位主要负责人审批；（三）高层管理人员出国（境）或重大出国（境）活动（如大型团组出访、重要合作项目洽谈等）：经上述审核流程后，提交单位董事会/股东会审议批准，并按规定向上级主管部门报备；（四）出国（境）培训、参展等专项活动：除按上述权限审批外，还需按相关专项管理规定办理审批手续。

外事管理部门收到申请后，对申请材料的完整性、合规性进行审核，重点核查活动目的的合理性、日程安排的可行性、经费预算的合规性等；审核通过后，按审批权限报送相关领导审批；审批通过后，由外事管理部门协助办理护照、签证、机票预订等后续手续。

第二节境外人员来访活动申请与审批

各部门接待境外人员来访的，需提前向外事管理部门提交《境外人员来访活动申请表》，明确来访人员信息（姓名、国籍、单位、职务等）、来访目的、来访时间、活动日程、接待方案、经费预算及安全保障措施等核心信息，并附相关支撑材料（如来访邀请函、来访人员背景资料、活动方案等）。

境外人员来访活动审批权限：（一）一般境外人员来访：由部门负责人审核、外事管理部门复核、分管领导审批；（二）重要境外人员（如境外机构高层管理人员、知名专家学者等）来访或大型来访活动：经上述审核流程后，提交单位主要负责人审批；（三）涉及国家秘密、核心业务的境外人员来访：需经单位主要负责人审批后，按规定向上级主管部门报备。

外事管理部门负责对来访活动的合规性、安全性进行审核，重点核查来访人员背景、活动日程的合理性、安全保障措施的有效性等；审核通过后，协助相关部门做好来访接待的统筹协调工作。

第三章外事活动组织实施

第一节出国（境）活动实施

出访团组需在出发前开展行前培训，由外事管理部门组织，培训内容包括外事礼仪、目的地国家/地区的法律法规、风俗习惯、