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消防档案管理制度

引言

消防档案管理是单位消防安全管理工作的重要组成部分，是维护单位消防安全、保障生命财产安全的基础性工作。健全和规范消防档案管理制度，对于系统记录消防安全管理轨迹、落实消防安全责任、提升消防安全管理水平、以及在发生事故时提供追溯依据，均具有不可替代的重要意义。本制度旨在明确消防档案的建立、收集、整理、保管、利用和销毁等各个环节的管理要求，确保消防档案的完整性、准确性、系统性和安全性。

第一章总则

第一条目的与依据

为加强本单位消防档案管理工作，规范消防档案的形成、收集、整理、归档、保管和利用等行为，根据《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》等相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于本单位及所属各部门、各分支机构的消防档案管理工作。全体员工均有保护消防档案的义务。

第三条管理责任

单位消防安全责任人对本单位消防档案管理工作负总责。消防安全管理部门是消防档案管理的归口部门，负责指导、监督和检查各部门消防档案的建立与管理工作。各部门负责人为本部门消防档案管理的第一责任人，指定专人（消防安全员或兼职档案员）负责本部门消防档案的具体收集、整理、保管和上交工作。

第二章档案内容与分类

第四条档案基本内容

消防档案应全面反映单位消防安全管理的基本情况和工作动态，主要包括但不限于以下内容：

1.单位基本概况：单位名称、地址、法人、主要负责人、联系方式、占地面积、建筑面积、建筑结构、使用性质、投产或开业时间、消防许可情况等。

2.消防安全组织机构：消防安全责任人、消防安全管理人、消防安全工作领导小组、专职消防队、志愿消防队（微型消防站）等组织机构及人员名单、职责分工。

3.消防安全管理制度：各类消防安全管理制度、操作规程、应急预案等文件材料。

4.消防设施器材：消防设施（火灾自动报警系统、自动喷水灭火系统、消火栓系统、防排烟系统、应急照明和疏散指示系统等）的配置、维护保养、检测记录；灭火器材的配置、检查、维修、更换记录。

5.消防安全宣传教育与培训：消防安全宣传教育活动记录、消防安全培训计划、培训记录、考核情况、员工消防安全教育培训档案。

6.消防安全检查与巡查：日常防火巡查记录、定期防火检查记录、专项检查记录。

7.火灾隐患整改：火灾隐患登记、整改方案、整改过程、复查验收等记录。

8.用火用电用气管理：动火审批手续、用火用电用气安全管理制度执行情况记录。

9.消防演练：灭火和应急疏散预案演练计划、演练方案、演练记录、影像资料、总结评估报告。

10.消防工作奖惩：消防安全工作奖惩记录、通报等。

11.重点部位管理：消防安全重点部位的确定、责任人、防火措施、标识等资料。

12.消防产品、防火材料证明：消防产品质量合格证明文件、消防设施检测合格证明文件、防火材料出厂合格证及检验报告等。

13.其他需要归档的消防安全资料。

第五条档案分类

消防档案一般分为纸质档案和电子档案。根据管理需要，可按年度、部门、档案性质等进行分类编号，建立档案目录和检索系统，确保查阅便捷。

第三章档案管理

第六条档案建立与形成

各部门应在各项消防安全管理活动结束后，及时将相关文件材料收集齐全，进行整理，形成规范的档案材料。档案材料应真实、准确、完整，手续齐全。

第七条档案收集与整理

1.收集：各部门档案员应定期（每月或每季度）收集本部门形成的消防档案材料，确保不遗漏。重大消防安全活动或事件应随时收集。

2.整理：收集的档案材料应按照档案管理规范进行分类、排序、编号、装订。做到目录清晰，页码准确，书写规范，字迹工整。纸质材料应使用不易褪色的书写工具。

第八条档案保管与存储

1.消防档案应存放在专用的档案柜或档案室内，保持干燥、通风、避光、防虫、防火、防盗、防高温、防潮。

2.档案保管应有专人负责，明确保管责任。

3.电子档案应存储在安全的服务器或存储设备中，做好备份和加密，防止数据丢失、损坏或泄露。定期对电子档案进行检查和维护，确保其可读性。

4.档案保管期限应符合国家相关规定，永久或定期保存。具有长远查考价值的档案应永久保存；具有一定查考价值的档案应定期保存，期限一般不少于规定年限。

第九条档案查阅与使用

1.查阅消防档案应履行审批手续。本单位内部人员因工作需要查阅档案，须经本部门负责人同意，报消防安全管理部门批准；外部单位（如消防救援机构、政府相关部门）查阅，须持有效证件和单位介绍信，经单位消防安全责任人或消防安全管理人批准。

2.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经允许，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。

3.档案一般不得带出档案保管场所