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商贸公司财务流程及制度

资金管理作为企业财务活动的起点，是保障日常运营和战略发展的核心环节，具体涵盖以下关键操作规范与控制要点。银行账户管理严格遵循“按需开户、集中管控”原则，所有银行账户开立需经财务负责人审核、总经理审批，开户资料由财务部门专人保管并登记台账；账户变更或注销需提前3个工作日提交申请，说明变更原因及后续影响，经审批后办理手续并同步更新台账。资金收入管理要求所有销售回款、其他业务收入须于当日17:00前存入公司指定账户，严禁坐支现金或私设小金库；出纳人员需在收款当日核对银行回单与业务系统订单信息，确保金额、客户名称一致，生成收款凭证并传递会计人员复核。资金支出实行分级审批制度：日常经营支出（如货款支付、费用报销）5000元以下由部门负责人审批，5000元至5万元由财务负责人审批，5万元以上需经总经理审批；固定资产购置、大额投资等专项支出须附可行性报告，经管理层会议决议后执行。资金计划管理要求财务部门每月25日前编制下月资金预算表，结合销售预测、采购计划、费用支出等数据，明确资金流入流出明细；每周五下午编制下周资金周报表，对大额支出（单笔超2万元）进行重点标注，确保资金头寸充足。备用金管理实行限额控制，业务部门备用金限额为1万元，行政部门为5000元，特殊情况需超限额领用的，须经财务负责人审批；备用金领用人员需在业务结束后15个工作日内完成报销，逾期未报销的从当月工资中扣除，年度终了前须结清所有备用金。

采购与应付业务是商贸企业成本控制的关键环节，其流程规范直接影响企业资金使用效率和供应商关系管理，具体操作需遵循以下步骤。采购申请由需求部门根据库存情况及销售预测提出，填写《采购申请表》，注明商品名称、规格、数量、预计单价及需求时间；单次采购金额超3万元或月度累计超10万元的，需附市场调研分析报告，经部门负责人审核后提交采购部门。供应商管理实行准入与评级制度，采购部门需建立供应商档案，收录营业执照、税务登记证、产品质检报告等资质文件；新供应商引入需经采购、财务、质检部门联合评审，重点审核信用记录、供货能力及报价合理性；每季度对供应商进行评级，根据交货及时率、质量合格率、付款配合度等指标划分A（优先合作）、B（观察期）、C（淘汰）三级，评级结果作为采购份额分配依据。采购合同签订前，财务部门需对合同条款进行审核，重点核查付款方式（需明确预付款比例、到货款条件、质保金留存期限）、发票类型（专票/普票）及开具时间、违约责任等条款；合同签订后，采购部门需在2个工作日内将合同副本传递财务部门备案。商品入库时，仓库管理员需核对送货单与采购订单，对商品数量、规格、外观进行验收，验收合格后填写《入库单》（一式三联，仓库、财务、采购各一联）；对验收不合格商品，需当场拍照留存并通知采购部门，24小时内与供应商协商退换货事宜。应付账款确认以“三单匹配”为原则，即采购订单、入库单、供应商发票信息一致（商品名称、数量、单价、金额完全匹配），财务人员需通过系统校验后生成应付账款凭证；对因供应商延迟开票或入库差异导致的暂估应付，需在月末按暂估金额入账，下月初红字冲回，待取得合规发票后重新确认。应付账款支付需在到期前5个工作日由财务部门发起付款流程，附采购合同、入库单、发票复印件及《付款审批单》；对提前付款的，需供应商出具折扣说明，经财务负责人审批后执行；对逾期未付的，需向供应商发送书面说明并跟进解决，避免影响企业信用。

销售与应收流程是企业资金回笼的核心路径，其规范执行直接关系到现金流健康与经营成果实现，具体操作需严格遵循以下要求。销售订单接收由业务部门通过系统录入客户需求，注明商品名称、数量、单价、交货时间及付款方式（需明确预付款比例、验收后付款期限）；对新客户或单笔金额超10万元的订单，需进行信用评估，通过查询征信报告、实地考察或要求提供担保等方式，确定信用额度及账期，评估结果经销售总监审批后生效。商品发货前，仓库管理员需核对销售订单与《出库单》，确保商品名称、数量一致，对需物流配送的，需与物流公司签订运输协议，明确货物损毁责任及赔付标准；发货后24小时内，业务部门需将物流单号录入系统并通知客户，同时生成《发货确认单》传递财务部门作为收入确认依据。发票开具遵循“先验收、后开票”原则，客户签收商品并签署《验收单》后，业务部门需在3个工作日内提交开票申请，注明客户名称、税号、商品明细及金额；财务人员需核对验收单与订单信息，确认无误后通过税控系统开具发票，专票需在开票后2个工作日内邮寄客户并留存签收记录；对客户要求红冲或作废发票的，需收回原发票所有联次，经财务负责人审批后操作。应收账款管理实行台账动态跟踪，财务部门需在收入确认当日登记《应收账款台账》，记录客户名称、金额、账期、责任人等信息；每月5日前编制《应收账款账龄分析表》，按1-30天、31-6