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2025年关于开展保密文件管理工作自查报告

为全面落实新时代保密工作要求，切实防范保密文件管理风险，我单位严格对照《中华人民共和国保守国家秘密法》《国家秘密载体管理规定》及上级主管部门关于保密工作的最新部署，于2025年5月1日至6月30日，组织开展了覆盖全层级、全流程、全介质的保密文件管理专项自查工作。本次自查聚焦“制度执行、流程管控、技术防护、责任落实”四大核心领域，通过现场核查、系统追溯、人员访谈等方式，对2023年1月至2025年4月期间产生的1273份纸质保密文件、389份电子保密文件（含移动存储介质存储文件）的全生命周期管理情况进行了深度排查，现将自查情况报告如下：

一、自查工作组织与实施情况

为确保自查工作严谨规范，单位成立了由分管保密工作的党委副书记任组长，保密办公室主任、各部门主要负责人、信息中心技术骨干为成员的专项自查小组，制定《2025年保密文件管理自查工作方案》，明确“全面覆盖、重点突出、边查边改”的工作原则。自查范围涵盖机关总部7个职能部门、3个下属分支机构，以及涉及科研、生产、经营的21个项目组；自查内容包括制度建设与执行、文件收发登记、传阅归档、清退销毁、技术防护措施、人员管理等6大类23项具体指标。自查过程中，采取“部门自查+交叉互查+专项抽查”相结合的方式，共发放自查表31份，回收有效表31份；开展现场检查28次，调阅文件台账52本、电子系统日志17.3万条；组织保密员、文件承办人访谈46人次，形成问题清单3类12项，建立整改台账并明确责任人和完成时限。

二、保密文件管理体系运行情况

（一）制度建设与更新

单位现行《保密文件管理办法》（2024年修订版）严格对标新修订的《保密法实施条例》，覆盖“定密-收发-登记-传阅-归档-清退-销毁”全流程，明确了“绝密级文件专人专车传递、机密级文件加密通道传输、秘密级文件登记备案”的分级管理要求，新增“电子文件元数据管理”“移动存储介质闭环管控”等条款。2025年3月，结合上级关于“加强科研项目保密管理”的专项要求，补充制定《科研项目保密文件管理细则》，对实验数据、技术方案等敏感文件的知悉范围、流转审批、存储时限作出具体规定。经核查，制度内容全面、条款清晰，未发现与上位法冲突或滞后于管理需求的情况。

（二）责任落实与人员管理

单位已构建“党委负总责、保密办统筹协调、部门负责人直接责任、保密员具体落实”的责任体系。2025年1月，全体涉密人员（共107人）均签订《保密承诺书》，明确“违规责任追溯期至离岗后2年”；保密办每季度对部门保密工作进行考核，考核结果与绩效挂钩（占比5%）。2025年累计开展保密专题培训4次（覆盖213人次），内容包括“新版定密管理规定解读”“电子文件泄露风险案例分析”“移动存储介质使用规范”等，通过闭卷测试检验培训效果，平均得分92.6分，较2024年提升4.2分。经访谈，95%以上的文件承办人能准确描述本岗位保密职责，87%的人员能熟练操作电子文件加密系统，人员责任意识和业务能力总体达标。

三、重点环节管理排查结果

（一）文件生成与定密环节

2023年以来，共产生保密文件1662份（含纸质1273份、电子389份），其中绝密级12份、机密级287份、秘密级1363份。定密流程均执行“承办人提出初步意见-部门负责人审核-保密办复核-定密责任人审批”的四级程序，定密依据均为国家秘密及其密级具体范围的规定或上级主管部门明确的保密事项。经抽查120份文件（覆盖各密级），发现2份文件存在“密级标注不规范”问题（1份将“秘密”误标为“机密”，1份未标注保密期限），已由定密责任人重新核定并更正。

（二）收发与登记环节

纸质文件收发严格使用《保密文件收发登记本》，记录内容包括文件标题、密级、份数、收发时间、经办人等要素，2023年以来登记率100%；电子文件通过单位内部加密协同系统（已通过国家保密科技测评中心认证）传输，系统自动生成包含“文件ID、发送人、接收人、时间戳”的流转日志，经核查，389份电子文件均有完整的传输记录，未发现通过非加密渠道（如普通邮箱、即时通讯工具）传输保密文件的情况。但在分支机构检查中发现，某项目组2025年4月接收的1份机密级文件未及时在纸质登记本补录，经追溯系临时借调人员操作失误，已对相关人员进行批评教育并完善“双人核对”机制。

（三）传阅与使用环节

保密文件传阅严格执行“知悉范围最小化”原则，纸质文件需填写《保密文件传阅审批单》，经部门负责人批准后限定传阅人员（一般不超过5人），传阅过程由保密员全程跟踪，收回后当场清点份数；电子文件通过系统设置“阅读权限”“打印限制”（绝密级文件禁止打印，机密级文件仅允许打印1次），并启用“水印追踪”功能（显示阅读人姓名及IP地址）。经核查，2023年以来共