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某汽车租赁公司维修工具采购方案

第一章总则

第一条目的

为规范某汽车租赁公司（以下简称“公司”）维修工具采购管理流程，保障维修工具质量与供应效率，降低采购成本，支撑车辆维修维护工作高效开展，提升客户服务满意度，结合公司实际业务需求，制定本方案。

第二条适用范围

本方案适用于公司总部及各分支机构维修部门所需工具的采购管理，涵盖日常维护工具（如扳手、万用表、千斤顶等）、专业维修设备（如汽车举升机、四轮定位仪等）及应急备用工具的采购、验收、使用及后续管理全流程。

第三条基本原则

1.需求导向：以维修部门实际需求为核心，结合车辆保有量、维修频次及技术升级要求，科学制定采购计划。

2.质量优先：优先选择性能稳定、耐用性强、符合行业标准的工具，确保维修作业安全性与准确性。

3.成本可控：在满足质量要求的前提下，通过集中采购、供应商优化等方式降低采购成本，提高资金使用效率。

4.流程规范：严格执行采购审批、供应商管理、验收入库等环节，确保操作透明、责任可追溯。

第二章采购需求管理

第四条需求提报主体与时间

维修工具采购需求由各分支机构维修部门（以下简称“需求部门”）负责提报。年度采购需求需于每年12月15日前提交至公司设备管理部；季度补充需求需于每季度首月5日前提交；临时紧急需求（如工具突发损坏、新增维修项目等）需即时提报并附书面说明。

第五条需求提报内容

需求部门需填写《维修工具采购需求表》，内容包括但不限于：

1.工具名称、型号、规格（如举升机承重≥3吨、万用表精度≥0.5级）；

2.采购数量、用途（日常维护/专项维修/应急备用）；

3.技术参数要求（如电动工具额定功率、安全认证标准）；

4.预计使用周期及替换需求（如易损件需标注年消耗量）；

5.其他特殊要求（如适配公司现有车型、需配套培训服务等）。

第六条需求审核与调整

设备管理部负责对需求进行技术性审核，重点核查工具参数合理性、与现有设备兼容性及必要性；财务部负责预算合规性审核，结合年度维修成本预算评估采购金额可行性。审核通过后，需求表需经需求部门负责人、设备管理部负责人、财务总监及分管副总逐级签字确认。审核未通过的需求需由需求部门补充说明或调整后重新提报。

第三章供应商管理

第七条供应商准入标准

1.资质要求：具备独立法人资格，持有有效的营业执照、税务登记证及相关行业资质（如工具类产品需提供ISO9001质量体系认证、3C认证）。

2.经验要求：近3年为汽车维修、租赁行业提供同类工具的成功案例不少于5个，且无重大质量或履约纠纷记录。

3.服务能力：具备完善的售后服务体系，能提供24小时响应的故障维修、退换货及技术培训支持。

4.价格竞争力：同类产品报价需低于市场均价10%以上（以第三方平台或行业协会公布的价格指数为参考）。

第八条供应商选择流程

1.市场调研：设备管理部联合采购部通过行业展会、供应商数据库、客户推荐等渠道收集候选供应商信息，形成《候选供应商清单》。

2.资格预审：对候选供应商的资质文件、案例证明、服务承诺进行初步审核，筛选出3-5家进入下一环节。

3.样品测试：要求候选供应商提供样品，由维修部门、技术专家进行实际操作测试，重点评估工具性能、耐用性及适配性。测试结果需形成《样品测试报告》。

4.综合评审：召开供应商评审会，采购部、设备管理部、维修部、财务部代表根据“质量（40%）、交期（30%）、服务（20%）、价格（10%）”四维指标打分，得分前2名确定为合作供应商。

第九条供应商动态管理

1.档案建立：与供应商签订合作协议后，采购部需建立《供应商管理档案》，内容包括资质文件、合作协议、历史订单、履约评价等。

2.定期评估：每季度对供应商进行履约评价，年度进行综合评级（分为A、B、C三级）。评估指标包括：

-质量：到货合格率（≥98%）、退换货率（≤2%）；

-交期：按时交货率（≥95%）、紧急订单响应时间（≤48小时）；

-服务：售后问题解决时效（≤24小时）、培训支持满意度（≥90%）；

-价格：年度报价波动幅度（≤5%）。

3.分级管理：A级供应商优先纳入长期合作，享受年度采购量倾斜；B级供应商需限期整改；C级供应商终止合作并列入黑名单。

第四章采购实施流程

第十条预算审批

设备管理部根据审核通过的需求表编制《维修工具采购预算表》，明确采购项目、数量、单价及总金额。预算金额5万元（含）以下的，由财务总监审批；5万元至20万元（含）的，由分管副总审批；20万元以上的，需提交总经理办公会审议。

第十一条采购方式选择

1.公开招标：单次采购金额≥20万元或年度累计采购金额≥50万元的工具，采用公开招标方式，邀请3家以上符合条件的供应商参与。

2.竞争性谈判：技术参数复杂、需定制化服务或单次采购金额5万-20万元的工具，采用竞争性谈判方式，邀请2-3家供应商现场协商