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样品核算制度

样品核算是企业成本管理的重要组成部分，旨在规范样品全生命周期的成本归集、分配与分析，确保资源合理配置，提升经营效益。本制度适用于企业研发测试样品、客户验证样品、展会展示样品、市场推广样品等所有因非销售目的制作或外发的样品管理，涵盖从申请、制作、发放、回收至报废的全流程成本控制。

一、职责划分与管理要求

技术部门负责样品的技术可行性审核，明确样品的技术参数、材料规格及制作标准，提供BOM（物料清单）作为成本核算依据；生产部门负责样品的实际制作，记录材料领用、工时消耗及设备使用情况，确保生产过程可追溯；销售部门（含市场部门）负责样品外发需求的提出，明确样品用途（如客户测试、展会展示等）、接收方信息及预计回收时间，跟踪样品反馈并配合回收；财务部门负责样品成本的归集、核算与分析，监督各环节成本控制情况，定期编制样品成本报告；仓储部门负责样品的入库、发放及回收管理，建立样品台账，记录样品状态（在库、外发、回收、报废）。

各部门需遵循“先申请后制作、先审批后发放”原则，严禁未经审批擅自制作或外发样品。样品制作前需明确成本承担主体（如研发项目、客户订单、市场活动等），避免成本归属不清。

二、样品申请与审批流程

样品申请需由需求部门填写《样品制作申请表》，内容包括但不限于：样品名称、型号、数量、用途（需具体说明客户名称/项目名称/活动名称）、技术参数（引用技术部门确认的BOM）、预计制作周期、预计回收时间（外发样品必填）、成本承担主体（部门/项目/客户）。

申请表需经以下环节审批：

1.需求部门负责人审核：确认样品需求的必要性、数量合理性及用途真实性；

2.技术部门负责人审核：确认技术参数与BOM的准确性，评估制作难度及潜在成本；

3.财务部门复核：根据历史成本数据或标准成本，预估样品总成本，标注是否超出部门/项目预算；

4.总经理（或授权负责人）审批：对金额超过一定阈值（如5000元）或特殊用途（如重点客户测试）的样品进行最终审批。

紧急样品（如客户临时要求24小时内提供）可执行“先制作后补签”流程，但需在样品制作后2个工作日内完成审批手续，否则财务部门不予核算成本。

三、样品制作与成本归集

生产部门收到经审批的《样品制作申请表》后，需按技术部门提供的BOM领用材料。仓库需单独登记样品领料，区分于正常生产领料，领料单需注明“样品专用”及对应的申请表编号。

样品制作过程中，生产部门需详细记录：

-实际领用材料的名称、规格、数量、单价（或标准成本）；

-参与制作的生产人员姓名、工时（实际工时或标准工时）；

-设备使用情况（设备名称、使用时间、折旧或能耗分摊）；

-其他直接费用（如外加工费、特殊检测费等）。

财务部门按月归集样品成本，具体核算规则如下：

1.直接材料：按实际领用数量×材料单价（采用加权平均法或先进先出法）核算；若实际领用与BOM差异超过5%（含），需由生产部门书面说明原因，经技术部门确认后调整成本；

2.直接人工：按实际工时×小时工资率（或标准工时×标准工资率）核算，小时工资率根据生产部门月度工资总额除以总工时计算；

3.制造费用：按样品实际消耗的工时占生产部门总工时的比例分摊，或按设备使用时间占比分摊（适用于专用设备）；

4.外发费用：按实际支付的加工费、运输费等票据金额核算，需附外发合同或订单。

研发测试样品的成本可计入研发费用，客户验证样品（若客户明确后续下单）的成本可暂挂“待转样品成本”，若客户最终未下单，需转入销售费用；展会展示样品、市场推广样品的成本直接计入销售费用。

四、样品发放与回收管理

样品制作完成后，生产部门需填写《样品入库单》，经质量部门检验合格后移交仓储部门。仓储部门需为每个样品生成唯一编号，登记《样品台账》，内容包括：样品编号、名称、型号、数量、成本金额、入库时间、存放位置、状态（在库/外发）。

外发样品需由需求部门填写《样品发放申请表》，注明接收方名称、联系人、联系方式、外发时间、预计回收时间（最长不超过6个月），经部门负责人审批后到仓储部门办理出库。仓储部门需与接收方签署《样品接收确认单》（传真或邮件确认可作为补充），并更新《样品台账》状态为“外发”。

外发样品需在预计回收时间前15个工作日由需求部门跟进回收。若因客户测试需要延长使用期，需求部门需填写《样品延期申请单》，注明延长原因及新的回收时间，经部门负责人及财务部门审批后更新台账。超过6个月未回收且无合理延期申请的样品，财务部门需将其成本全额计入需求部门费用，并扣减部门当月绩效。

回收样品需经仓储部门清点数量、检查外观（无严重损坏可重复使用），质量部门确认功能正常后重新入库，状态更新为“在库