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销售与收款管理制度

一、总则：制度设计的核心理念与原则

任何制度的建立，首先需要明确其根本目的与遵循的原则，这是确保制度具有生命力和指导性的前提。

制度目的：本制度旨在规范企业销售行为，明确各部门及相关人员在销售与收款各环节的职责与权限，确保销售业务的有序进行，提高资金回收效率，降低坏账风险，保障企业资产安全，最终提升企业整体经济效益与市场竞争力。

适用范围：本制度适用于企业所有产品或服务的销售、发货、收款及相关的客户管理活动。企业内所有涉及销售与收款业务的部门及人员，均须严格遵守本制度的规定。

基本原则：

*客户中心原则：以客户需求为导向，在规范运作的前提下，力求为客户提供便捷、高效的服务体验。

*风险控制原则：将风险防范意识贯穿于销售与收款全过程，对客户信用、合同条款、收款方式等进行审慎评估与管理。

*效率与效益平衡原则：在确保风险可控的基础上，优化业务流程，提高运作效率，追求销售业绩与资金效益的最大化。

*权责对等原则：明确各岗位的职责与权限，确保责任到人，奖惩分明，形成有效的内部制衡机制。

*合规诚信原则：严格遵守国家法律法规及行业规范，秉持诚信经营理念，维护企业良好声誉。

二、客户管理与信用控制：销售风险的第一道防线

客户是企业的重要资产，同时也是潜在风险的来源。有效的客户管理与信用控制，是从源头上防范销售风险的关键。

客户信息管理：企业应建立健全客户信息档案系统，详细记录客户的基本情况、经营状况、历史交易记录、信用评级、联系方式等信息。销售部门负责客户信息的初次收集与录入，并根据实际情况及时更新。信息档案应指定专人负责维护与管理，确保信息的准确性、完整性与安全性。对于重要客户或新开发客户，应有针对性地进行背景调查。

客户信用评估与授信：企业应建立客户信用评估机制，定期对客户进行信用评级。信用评估可综合考虑客户的财务状况、偿债能力、经营稳定性、行业前景、过往交易信用记录等多方面因素。基于信用评估结果，结合企业自身的风险承受能力，为不同信用等级的客户设定合理的信用额度和信用期限。信用额度与期限的授予需履行相应的审批程序，严禁超额授信或随意放宽信用条件。对于信用状况不佳或首次合作的客户，应采取更为严格的信用政策，如要求预付款或提供担保等。

客户关系维护：销售部门应积极维护与客户的良好合作关系，定期进行客户回访，了解客户需求，处理客户投诉，提升客户满意度与忠诚度。同时，密切关注客户经营动态，如发现客户出现经营恶化、支付能力下降等异常情况，应及时预警并采取相应措施。

三、销售政策与合同管理：规范交易行为的法律保障

明确的销售政策和规范的合同管理，是保障销售活动有序进行、维护企业合法权益的重要手段。

销售政策制定与执行：企业应根据市场环境、产品特性、成本结构及战略目标，制定清晰、统一的销售政策。销售政策应包括产品定价策略、折扣与返利政策、促销政策、结算方式等核心内容。销售政策的制定需经过充分论证，并履行相应的审批程序。一经制定，应向相关部门及人员进行宣贯，确保严格执行。任何偏离销售政策的特殊交易，均需获得更高层级的审批。

销售合同规范：企业对外销售产品或提供服务，均应与客户签订书面销售合同（或订单，视业务性质而定）。合同文本应采用企业统一制定的标准合同范本，对于特殊情况需使用非标准合同的，应进行法律审核。合同内容应至少包括：当事人双方基本信息、产品名称、规格型号、数量、单价、总金额、质量标准、交货方式、交货地点、交货期限、验收标准、付款方式、付款期限、违约责任、争议解决方式等关键条款。

合同审批与签订：销售合同的签订应履行严格的审批流程。销售人员在与客户协商一致后，填写合同审批单，连同合同草案一并提交相关部门（如销售管理部、财务部、法务部等）审核。审核通过后，按照授权权限报相应管理层审批。合同需由法定代表人或其授权委托人签字并加盖企业合同专用章后方可生效。严禁未经审批擅自签订合同或超越授权范围签订合同。

合同履行跟踪：销售部门负责对合同的履行情况进行跟踪，确保按照合同约定组织生产、发货，并及时向客户催收款项。对于合同履行过程中出现的问题或变更需求，应及时与客户沟通，并签订书面补充协议，履行相应审批程序。

四、销售执行与发货控制：确保货物流转的准确性与及时性

销售合同签订后，高效的订单处理与规范的发货流程，是保证客户按时收到货物、提升客户体验的关键环节。

订单处理：客户订单（包括合同约定的订单及零散订单）应及时录入销售管理系统。销售部门应对订单的完整性、准确性进行审核，确认产品规格、数量、价格、交货期等信息与合同或销售政策一致。对于超出客户信用额度或未按约定付款的订单，应暂停处理，待客户付款或调整信用后再行安排。

发货管理：仓库部门根据经审批的发货通知单（或提货单）组织发货。发货通知单应明确发货单位