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2026年通用设备公司备品备件库存管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范公司备品备件（以下简称“备件”）的采购、入库、存储、出库、盘点等库存管理环节，确保备件供应及时且库存合理，避免因备件积压导致资金占用或备件短缺影响设备维修、生产运行，结合通用设备备件种类多、需求差异大的特点，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有用于设备维修、生产辅助的备品备件，包括设备易损件（如轴承、密封件）、核心部件（如电机、主轴）、标准件（如螺丝、螺母）、耗材（如润滑油、滤芯）等。参与备件库存管理的采购部门、设备管理部门、仓储管理部门、财务部门及相关人员均需遵守本制度。

第三条基本原则

备件库存管理遵循“分类管理、按需储备、账实相符、安全高效”的原则。根据备件重要程度、需求频次划分类别，制定差异化库存策略；以设备维修、生产需求为依据确定储备量，避免盲目采购；确保备件库存台账与实际库存一致，定期核对；保障备件存储安全（防潮、防尘、防损坏），提升库存周转效率。同时，管理过程需符合国家物资管理、财务核算相关法律法规及公司内部管理规定。

第四条组织职责

成立备件库存管理小组（以下简称“库存小组”），由仓储管理部门负责人牵头，联合采购部门、设备管理部门、财务部门负责人组成。仓储管理部门负责备件入库验收、分类存储、出库管理、库存盘点，建立库存台账；设备管理部门负责提供备件需求计划、技术参数，确认备件适用性，反馈备件使用效果；采购部门负责根据需求计划采购备件，确保供应周期，协调供应商处理不合格备件；财务部门负责备件库存成本核算，监督库存资金使用，参与库存盘点审计。

第二章备件分类与库存设定

第五条备件分类

根据备件对设备运行的影响程度、需求紧急性、采购周期，将备件分为Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ三类，实行分类管理。

Ⅰ类备件：关键备件，直接影响核心设备正常运行，故障后需立即更换，且采购周期长（超过15天）或供应商资源稀缺，如A类设备主轴、核心电机、专用传感器等。

Ⅱ类备件：重要备件，影响设备常规运行，故障后需在3天内更换，采购周期中等（7-15天），如B类设备轴承、液压元件、普通电机等。

Ⅲ类备件：普通备件，故障后对设备运行影响较小，采购周期短（少于7天）且供应充足，如标准螺丝、密封件、润滑油、滤芯等。

备件分类由库存小组每年度评估一次，根据设备更新、技术升级、采购渠道变化调整分类结果，更新《备件分类清单》并下发至各相关部门。

第六条库存水平设定

根据备件分类、历史消耗数据、设备维修计划，设定最低库存（安全库存）、最高库存、订购点库存，确保供需平衡。

Ⅰ类备件：最低库存设定为满足3个月设备维修需求的数量（参考过去12个月平均月消耗量×3），最高库存不超过6个月消耗量；订购点库存设定为最低库存+采购周期内预计消耗量（如采购周期15天，预计消耗量为月均消耗量×0.5），当库存低于订购点时启动采购。

Ⅱ类备件：最低库存设定为满足1个月维修需求的数量，最高库存不超过3个月消耗量；订购点库存设定为最低库存+采购周期内预计消耗量（采购周期7天，预计消耗量为月均消耗量×0.2），库存低于订购点时启动采购。

Ⅲ类备件：最低库存设定为满足15天维修需求的数量，最高库存不超过1个月消耗量；因采购周期短，可采用“随用随采”模式，当库存低于最低库存时启动采购，或按月度需求计划批量采购。

库存水平由设备管理部门结合过去12个月备件消耗报表、下年度设备维修计划提出建议，库存小组审核后确定，录入《备件库存水平表》，作为采购、库存管理的依据。

第三章备件入库与存储管理

第七条备件入库流程

备件入库需遵循“验收-登记-上架”的流程，确保入库备件合规、合格。

到货验收：采购部门将到货备件移交仓储管理部门后，仓储管理员需在24小时内完成验收，验收内容包括：核对备件名称、型号、规格、数量是否与采购订单一致；检查备件外观是否完好（如包装无破损、无锈蚀、无变形）；查看备件质量证明文件（如合格证、检测报告）是否齐全；对有精度要求的备件（如轴承、传感器），需通知设备管理部门进行技术检测，确认符合技术标准。

登记入账：验收合格的备件，仓储管理员需在1个工作日内录入《备件库存台账》，注明备件类别、名称、型号、规格、数量、入库日期、采购单价、供应商、存放位置，生成唯一入库单号；同时，将入库信息同步至设备管理部门、财务部门，财务部门据此登记备件库存明细账。

不合格处理：验收不合格的备件（如型号不符、外观损坏、质量不达标），仓储管理员需立即张贴“不合格”标识，单独存放于“不合格品隔离区”，并在1个工作日内通知采购部门；采购部门需在3个工作日内与供应商协商退换货，退换