2026年金属制品公司通讯费用核算管理制度.docxVIP

2026年金属制品公司通讯费用核算管理制度

第一章总则

第一条为规范公司通讯费用的核算与管理，确保费用核算准确合规、支出合理可控，保障公司通讯业务正常开展，同时降低不必要的费用消耗，结合金属制品公司运营实际（如生产部门、销售部门、行政部门等不同岗位的通讯需求差异）及国家财税相关法律法规，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有通讯费用的核算管理，包括但不限于：

（一）个人通讯费用，指公司为满足工作需求，为员工个人配备或补贴的手机通讯费用（含通话费、流量费、短信费），以及特殊岗位（如销售外勤、生产调度）所需的专用通讯设备费用；

（二）办公通讯费用，指公司办公场所使用的固定电话费用（含市话费、长途话费、月租费）、传真机通讯费用、办公网络费用（含宽带费、专线费、网络设备租赁费）；

（三）专项通讯费用，指公司因业务需求产生的临时通讯费用，如展会期间临时网络租赁、项目合作中的视频会议平台会员费、紧急业务的国际长途话费等；

（四）通讯设备相关费用，指公司购置办公用通讯设备（如办公电话、路由器、交换机）的费用，以及设备维修、保养、升级产生的费用（不含员工个人手机购置费用，个人手机购置按公司固定资产管理制度执行）。

第三条通讯费用核算遵循以下原则：

（一）合规性原则，费用核算需符合国家《企业会计准则》《税收征收管理法》等法律法规，以及公司财务管理制度，确保费用支出有合法凭证、核算流程合规；

（二）真实性原则，所有通讯费用均需基于实际发生的业务需求，严禁虚构费用、虚开发票、多报费用，确保费用数据真实可靠；

（三）合理性原则，根据不同岗位的工作性质与通讯需求，制定差异化的费用标准，避免费用标准过高导致浪费，或过低影响工作开展；

（四）权责一致原则，明确费用核算的责任部门与岗位，确保费用申请、报销、核算、监督各环节权责清晰，避免推诿扯皮。

第四条公司财务部门是通讯费用核算的责任部门，负责制定费用核算标准、审核费用报销凭证、开展费用核算、编制费用分析报告；公司行政部门负责统筹管理办公通讯设备与服务（如办理办公固话、宽带套餐），收集个人通讯费用报销申请，初审费用合理性；公司各部门负责提报本部门通讯需求，规范申请与报销本部门员工的通讯费用，配合财务部门开展费用核查；人力资源部门协助提供员工岗位信息，作为制定个人通讯费用标准的依据。

第二章通讯费用核算标准

第五条个人通讯费用核算标准：

（一）公司按员工岗位性质与工作需求，将个人通讯费用补贴分为以下三类标准，标准每年根据通讯市场资费变化与公司实际调整一次，由行政部门联合财务部门、人力资源部门制定，报公司总经理办公会审批后执行：

一类岗位，包括公司中层及以上管理人员（如部门经理、总监）、销售外勤人员、生产调度人员、采购外勤人员，此类岗位因工作需要频繁对外沟通，月通讯费用补贴标准为300-500元；

二类岗位，包括技术研发人员、财务人员、行政专员、人力资源专员，此类岗位需定期对外沟通或处理紧急业务，月通讯费用补贴标准为150-300元；

三类岗位，包括生产一线操作员工、仓库管理员、后勤服务人员，此类岗位日常对外沟通较少，月通讯费用补贴标准为50-150元；

特殊情况，如员工因临时项目（如外地驻场项目、紧急客户对接）需增加通讯费用，可由所在部门提出申请，填写《临时通讯费用补贴申请表》，说明申请理由、补贴金额与期限，经部门负责人签字、行政部门审核、财务部门复核后，报公司分管领导审批，临时补贴期限最长不超过3个月，补贴金额叠加后不超过一类岗位标准。

（二）个人通讯费用采用“实报实销”或“定额补贴”两种方式核算：

实报实销，员工需提供与公司业务相关的通讯费用发票（发票抬头为公司全称，发票内容为“通讯费”“话费”“流量费”等），报销金额不超过对应岗位的月补贴标准，超出部分由员工个人承担；

定额补贴，公司对部分岗位（如销售外勤人员）可采用按月定额补贴的方式，补贴金额直接计入员工工资，随工资一同发放，员工无需提供发票，但需在工资表中单独列明“通讯补贴”项，按国家规定缴纳个人所得税。

第六条办公通讯费用核算标准：

（一）办公固话与传真机费用，行政部门根据各部门办公需求配置固话数量（一般每个部门1-2部），选择性价比高的通讯套餐（如包含固定月租、免费通话时长的套餐），费用按实际发生金额核算，由行政部门统一办理缴费，凭缴费发票到财务部门报销；若因特殊业务产生超额话费（如国际长途），需由使用部门说明理由，经部门负责人签字确认后，方可纳入核算；

（二）办公网络费用，行政部门根据公司办公规模与网络需求，选择合适的宽带或专线套餐（如100M-1000M企业宽带），网络设备（路由器、交换机）租赁或购置费用按实际支出核算；若需新增网络节点（如新增部门办公区网络）或升级网络带宽，需由需求部