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2026年金属制品公司员工档案数字化管理制度

第一章总则

第一条为规范公司员工档案数字化管理工作，提升档案管理效率，保障档案信息安全与完整，适应公司数字化运营需求，根据《中华人民共和国档案法》《企业职工档案管理工作规定》《数据安全法》及公司人力资源管理制度，结合金属制品行业员工管理特点，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工档案的数字化处理与管理，包括在职员工、离职员工、退休员工的档案，涵盖生产类、技术类、管理类、职能类等所有岗位员工，暂不包含临时岗位与外包岗位员工的档案（如有需求需单独审批）。

第三条员工档案数字化管理遵循“真实准确、安全保密、规范统一、便捷高效”原则：确保数字化档案与纸质档案内容一致，无篡改、遗漏；严格保护员工个人信息与公司敏感数据，防止泄露；统一档案数字化格式、存储标准与管理流程；通过数字化手段提升档案查阅、调用效率，支撑人力资源管理工作。

第四条人力资源部作为员工档案数字化管理的责任部门，负责制定档案数字化工作计划、组织档案扫描与录入、维护数字化档案系统、审核档案信息准确性、管理档案查阅权限；信息技术部配合提供数字化技术支持（如档案系统开发与维护、数据安全防护）；公司管理层负责审批档案数字化重大事项（如系统升级、权限调整），确保工作符合公司数据安全战略。

第二章档案数字化范围与标准

第五条档案数字化范围：员工档案数字化涵盖以下核心内容，确保无重要信息遗漏：

（一）入职基础材料：员工身份证复印件、学历证书与学位证书复印件、专业资格证书复印件（如焊工证、材料工程师证）、入职登记表、劳动合同、保密协议、竞业限制协议（如有）；

（二）在职管理材料：绩效考核表（月度、季度、年度）、薪酬调整记录、岗位变动材料（如晋升通知、调岗申请）、培训记录（培训签到表、考核成绩、证书）、奖惩材料（奖励通知、处分决定）、年度工作总结；

（三）离职与退休材料：离职申请、离职交接清单、解除劳动合同证明、离职面谈记录、退休审批表、社保转移材料（如有）；

（四）其他重要材料：员工紧急联系人信息、体检报告（入职体检与年度体检）、重大事项报告（如婚姻状况变更、家庭住址变更）。

第六条档案数字化格式标准：统一档案数字化格式，确保兼容性与可读性，具体要求如下：

（一）扫描格式：纸质档案扫描采用PDF格式（多页材料合并为单PDF文件），分辨率不低于300dpi，黑白文档采用灰度模式，彩色证件（如身份证、证书）采用彩色模式，文件大小控制在10MB以内（超大文件可分卷处理）；

（二）录入格式：文字类信息（如入职登记表内容、绩效考核结果）录入数字化档案系统时，采用结构化数据格式（如表格字段录入），确保可检索、可统计；非结构化信息（如工作总结、面谈记录）采用富文本格式存储，保留原始排版；

（三）命名规则：数字化档案文件按“员工编号-档案类别-材料名称-日期”格式命名，如“2026001-入职材料-身份证复印件-“2026001-绩效材料-2026年Q1考核表-，员工编号采用公司统一编码规则（如年份+流水号）。

第七条档案数字化质量标准：严格把控数字化质量，避免因操作不当导致信息失真：

（一）扫描质量：扫描后的PDF文件需清晰可辨，无歪斜、模糊、黑边，文字与图像无缺失，证件类材料需完整呈现正反两面；

（二）录入质量：文字录入需逐字核对，确保与纸质材料一致，无错别字、漏填项，数字类信息（如薪酬金额、考核分数）需反复校验；

（三）关联质量：数字化档案需按员工个人建立独立档案夹，各类材料按“入职-在职-离职/退休”时间顺序排列，且与员工信息（姓名、编号、部门）准确关联，避免张冠李戴。

第三章档案数字化流程

第八条数字化前期准备：

（一）档案整理：人力资源部档案管理员需提前整理纸质档案，按员工个人分类归集，检查材料是否完整（如缺失某年度绩效表需及时补充）、是否存在破损（破损材料需修复后扫描）、是否有重复材料（重复材料保留最新版本），整理完成后填写《员工档案整理清单》；

（二）设备与系统准备：配备专用扫描设备（如高速扫描仪、平板扫描仪）、计算机（安装防病毒软件与扫描软件），确保设备正常运行；调试数字化档案系统（如权限设置、字段配置），测试档案上传、检索功能，确保系统稳定；

（三）人员培训：对参与档案数字化的工作人员（档案管理员、录入员）开展培训，讲解扫描操作规范、录入标准、命名规则、安全保密要求，培训后进行实操考核，考核合格方可上岗。

第九条扫描与录入实施：

（一）批量扫描：按《员工档案整理清单》顺序，分批对纸质档案进行扫描，扫描时需核对材料与清单是否一致，扫描完成后在纸质材料上标注“已数字化-日期”，避免重