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2026年通用设备公司办公设备全生命周期管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范办公设备从采购、入库、使用、维护、升级到报废的全流程管理，保障设备性能稳定、提高使用效率、降低管理成本，避免资源浪费与资产流失，依据《企业内部控制基本规范》等相关规定，结合公司实际办公需求制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有办公设备，包括计算机、打印机、复印机、投影仪、扫描仪、碎纸机、办公家具等由公司购置、用于办公用途的固定资产类设备，覆盖各部门办公设备的全生命周期管理活动。

第三条核心原则

统一管理：行政部门为办公设备全生命周期管理牵头部门，统筹设备采购、登记、维护、报废等工作，确保管理流程统一规范。

按需配置：设备配置以实际办公需求为依据，避免过度采购，优先考虑现有设备调剂使用，实现资源优化配置。

责任到人：建立设备使用责任制，明确使用人对设备的日常保管、维护责任，确保设备正常使用。

全程追溯：对设备采购、登记、使用、维护、报废等关键环节进行记录，形成完整管理档案，确保资产可追溯。

合规处置：设备报废、处置需符合国家环保要求及公司资产处置规定，杜绝违规处置行为。

第二章组织与职责

第四条部门职责

行政部门：负责设备需求审核、采购计划制定、供应商筛选、设备入库登记与台账建立；统筹设备维护、维修、升级及报废处置；定期开展设备盘点，更新设备状态信息。

财务部门：负责审核设备采购预算合规性、办理采购款项支付；对设备进行资产核算与价值管理，监督设备报废处置的财务合规性；参与设备盘点与资产清查工作。

使用部门：准确提报设备需求，明确设备规格、功能、使用场景及配置理由；指定设备使用人，督促使用人做好设备日常保管与维护；配合行政部门开展设备盘点、维护及报废评估。

设备使用人：承担设备直接保管责任，按操作规范使用设备，做好日常清洁与简单维护；发现设备故障及时上报，配合维修人员排查问题；离职或岗位调整时，办理设备交接手续。

第三章设备采购与入库

第五条需求提报与审核

各部门根据办公需求提报设备采购申请，注明设备名称、规格型号、功能要求、数量、预计使用年限及配置理由，经部门负责人签字后提交行政部门。行政部门结合现有设备存量与使用状态，复核需求合理性，对可通过内部调剂满足的需求，协调调剂使用；确需采购的，汇总形成采购计划。

第六条采购计划与预算审批

行政部门将采购计划提交财务部门，财务部门审核是否符合年度预算，对超预算部分出具意见，按公司审批权限报相应层级审批。审批通过后，行政部门根据设备金额与技术要求选择合适采购方式，金额达到招标标准的按招标流程执行，金额较低的通过询价等方式选定供应商，确保采购过程公开透明。

第七条设备入库与登记

设备到货后，行政部门联合使用部门共同验收，核对设备型号、数量、配件完整性及质量状况，留存验收记录。验收合格后，行政部门为设备分配唯一资产编号，登记设备台账，记录资产编号、名称、规格、采购日期、金额、供应商、使用部门及使用人等信息，同时将设备信息同步至财务部门，完成资产入账。

第四章设备使用与日常管理

第八条设备领用与交接

使用部门指定使用人后，到行政部门办理设备领用手续，签署领用确认单，明确使用责任。使用人岗位调整或离职时，需与接手人共同到行政部门办理设备交接，核对设备状态与配件，更新台账中的使用人信息，未办理交接手续的，不得办理岗位变动或离职手续。

第九条日常使用规范

使用人需按设备操作说明书正确使用设备，禁止违规操作（如计算机安装非工作软件、打印机混用非兼容耗材等）。行政部门定期发布设备使用指南与注意事项，对新设备组织简单操作培训，减少因操作不当导致的设备故障。

第十条设备盘点

行政部门每半年组织一次全面设备盘点，联合使用部门与财务部门，对照台账逐一核对设备实际状态、位置及使用人，对盘盈、盘亏或状态异常的设备查明原因，出具盘点报告，按审批流程处理。日常可根据需要开展专项盘点，确保设备台账与实物一致。

第五章设备维护与维修

第十一条日常维护

行政部门制定设备日常维护计划，明确不同设备的维护周期与内容（如计算机定期清理灰尘、打印机定期检查耗材），并告知使用人。使用人需按要求做好设备日常清洁与基础维护，发现设备轻微异常（如打印机卡纸频繁）及时处理，无法处理的上报行政部门。

第十二条故障维修

设备出现故障时，使用人填写维修申请单，经部门负责人签字后提交行政部门。行政部门判断故障类型，属于简单故障的（如更换打印机硒鼓），安排内部人员维修；属于复杂故障的（如计算机主板故障），联系供应商或专业维修机构，明确维修范围与费用，留存维修记录。维修完成后，行政部门验收维修效果，更新设备维修记录至台账。

第十三条设备升级

因业务需求需对设备进行升级（如计算机增加内存、更换硬盘）时，使用部门提交升级申请，说