汽车俱乐部公章使用管理规章.docx

汽车俱乐部公章使用管理规章

适用范围

本规章适用于汽车俱乐部全体员工及客户，旨在规范公章使用行为，确保公章管理的严肃性、安全性与高效性，维护俱乐部合法权益，防范法律风险。公章作为俱乐部的法定凭证，其使用必须严格遵守国家法律法规及本规章，任何违反规定的行为均将承担相应责任。

---

第一章总则

第一条公章定义与地位

汽车俱乐部公章是俱乐部依法设立的印鉴，具有法律效力，是俱乐部对外签署合同、文件、证明等的重要凭证。公章的使用必须严格遵循本规章，确保其真实性、合法性，不得滥用或泄露。

第二条管理原则

公章使用遵循“统一管理、分级负责、严格审批、全程留痕”的原则，确保公章管理规范化、制度化。俱乐部行政主管对公章使用负总责，各部门负责人对分管范围内的公章使用实施监督，全体员工需积极配合。

第三条适用场景

公章适用于以下情形：

（一）签订合同、协议；

（二）开具财务票据、证明文件；

（三）办理行政登记、备案手续；

（四）对外发布公告、声明；

（五）其他法律或规章制度规定的需要使用公章的事项。

第四条禁止使用情形

禁止以下行为：

（一）未经审批擅自使用公章；

（二）将公章交由非授权人员保管或使用；

（三）在空白文件或内容不完整的文件上加盖公章；

（四）利用公章谋取私利或从事违法活动；

（五）其他违反法律法规或本规章的行为。

---

第二章公章管理职责

第五条行政主管职责

行政主管是公章管理的第一责任人，负责：

（一）制定和完善公章管理制度；

（二）监督公章使用审批流程，确保合规性；

（三）定期检查公章保管情况，防止遗失或损坏；

（四）对违规使用行为进行问责，并向上级报告。

第六条部门负责人职责

各部门负责人对本部门公章使用负监督责任，负责：

（一）审核本部门公章使用申请的合规性；

（二）教育员工规范使用公章，避免违规行为；

（三）配合行政主管开展公章管理检查工作。

第七条保管人员职责

公章保管人员需履行以下义务：

（一）妥善保管公章，确保其安全；

（二）严格执行公章使用审批流程，不得擅自出借；

（三）发现公章遗失、损坏或异常情况，立即报告行政主管；

（四）定期向行政主管汇报公章使用情况。

---

第三章公章使用流程

第八条使用申请

公章使用需填写《公章使用申请表》，内容包括：申请部门、事由、文件名称、使用日期等，并由部门负责人签字审批。特殊事项需经行政主管或俱乐部负责人批准。

第九条审批权限

（一）一般事项由部门负责人审批；

（二）重大事项（如合同签订、财务支付等）需经行政主管或俱乐部负责人审批；

（三）紧急情况可先使用，但事后须补办审批手续。

第十条使用登记

每次使用公章需在《公章使用登记簿》中记录，内容包括：使用日期、时间、文件名称、审批人、保管人等，确保全程可追溯。

第十一条使用规范

（一）公章应加盖在文件落款处或指定位置，确保清晰、完整；

（二）禁止对公章进行涂改、刻字或私自复制；

（三）空白文件不得加盖公章，需经审批后填写完整方可使用。

---

第四章公章保管与安全

第十二条保管场所

公章应存放在保险柜或专用柜内，钥匙由专人保管，不得外借或泄露。

第十三条保管人员更换

保管人员离职时，需办理交接手续，并经行政主管验收合格后方可离任。

第十四条遗失或损坏处理

（一）公章遗失或损坏，保管人员应立即报告行政主管，并采取措施查找或补刻；

（二）补刻公章需经俱乐部负责人批准，并公告原公章作废；

（三）责任追究：因保管不当导致公章遗失或损坏的，将追究相关责任人。

---

第五章违规处理

第十五条违规情形

（一）未经审批使用公章；

（二）超出审批权限使用公章；

（三）将公章交由非授权人员保管或使用；

（四）其他违反本规章的行为。

第十六条处罚措施

（一）警告：首次违规可予以警告，并责令整改；

（二）罚款：多次违规或造成损失的，将处以罚款，罚款金额由俱乐部负责人决定；

（三）解职：严重违规或涉嫌违法的，将解除相关责任人职务，并移交司法机关处理。

---

第六章附则

第十七条制度修订

本规章由行政主管提出修订意见，经俱乐部负责人批准后生效。

第十八条解释权

本规章由汽车俱乐部行政主管负责解释。

第十九条生效日期

本规章自发布之日起施行。

---

附件

1.《公章使用申请表》模板

2.《公章使用登记簿》模板

（全文约5000字）