会议管理与记录制作模板.docxVIP

会议管理与记录制作模板

一、适用范围与常见应用场景

二、会议全流程操作指南

（一）会前筹备：明确目标与准备

确定会议核心目的

根据工作需求明确会议需解决的核心问题（如项目进度同步、跨部门协作方案决策、阶段性目标拆解等），避免召开无明确目标的会议。

示例：若为“Q3产品迭代方案评审会”，目的需聚焦“方案可行性评估、资源需求确认、排期共识”。

制定会议议程与分工

议程需包含议题顺序、每个议题的预计时长、负责人及讨论目标，提前1-2天发给参会人员。

参会人员分工：明确主持人（把控节奏、引导讨论）、记录人（实时记录关键信息）、议题负责人（提前准备材料并主导讨论）。

准备会议材料与环境

材料准备：议题负责人需提前提交相关数据、报告或方案（如项目进度表、预算明细、方案对比文档），由记录人汇总后统一分发。

环境准备：明确会议形式（线上/线下），线上会议需提前测试设备（麦克风、屏幕共享），线下会议需预订会议室、布置座位（按部门或议题分组）、准备投影仪、白板、文具等。

（二）会中执行：聚焦讨论与决策

开场与议程确认（5-10分钟）

主持人开场：说明会议目的、议程及时长要求，提醒参会人员专注议题、避免跑题。

确认议程：如无异议则按议程进行，若有调整需全体参会人员同意。

议题讨论与决策（核心环节）

按议程顺序逐项讨论，每个议题由负责人先简要介绍背景，再引导参会人员发言（可按“先观点、后理由”逻辑）。

主持人需控制发言时长，避免少数人垄断讨论，鼓励不同意见表达，但需聚焦问题本身，避免人身攻击。

关键信息记录：记录人需实时记录“讨论要点”（如各方核心观点）、“争议点”（未达成一致的内容）、“决策结果”（最终明确的结论，需明确“是什么”“为什么”“谁确认”）。

明确行动项（会议结束前10分钟）

每个议题讨论完毕后，需同步确认“行动项”：包括任务描述、负责人、完成时间、所需资源（如有）。

示例：行动项“完成用户调研报告初稿”，负责人“市场部-王*”，完成时间“2024年X月X日”，资源“需设计部提供问卷模板”。

（三）会后跟进：落地与归档

整理会议记录（24小时内完成）

记录人根据会中笔记，整理成结构化会议记录，包含“会议基本信息”“议程讨论与决策”“行动项清单”三部分，保证内容准确、语言简练，避免口语化表达。

记录完成后，先提交主持人审核，确认无遗漏或偏差后，再分发给所有参会人员（抄送相关领导）。

跟踪行动项执行

建立行动项跟踪表，记录人每周更新行动项进度（如“进行中”“已完成”“延期”），对于逾期未完成的任务，及时提醒负责人并同步原因。

下次例会需优先回顾上次会议行动项完成情况，形成“闭环管理”。

会议资料归档

将会议记录、参会人员签到表、会议材料（PPT、文档等）统一整理归档，按“年份-月份-会议类型”命名（如“2024-09-产品迭代方案评审会”），保存至企业共享文档系统，方便后续查阅。

三、会议记录模板表格

表1：会议基本信息表

项目

内容

会议名称

（例：Q3产品迭代方案评审会）

会议时间

（例：2024年9月15日14:00-16:00）

会议地点

（例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号：*））

主持人

（例：产品部-赵*）

记录人

（例：运营部-孙*）

参会人员

（例：产品部-赵、研发部-周、市场部-王、设计部-李、运营部-孙*）

缺席人员及原因

（例：无/研发部-周*：客户现场支持）

会议目的

（例：评审Q3产品迭代方案可行性，确认资源需求与排期）

表2：议程讨论与决策记录表

序号

议题名称

讨论要点

决策结果

负责人

1

用户需求优先级排序

研发部-周：A类需求开发周期短，可快速提升用户体验；市场部-王：B类需求对应核心用户群体，需优先满足。

按用户价值与紧急度综合排序：A类需求优先级最高，B类次之，C类延后。

产品部-赵*

2

开发资源分配

研发部当前人力紧张，需协调2名前端工程师支持；设计部需配合输出UI稿。

1.协调研发部2名前端工程师（9月20日前到位）；2.设计部9月18日前完成高保真UI稿。

研发部-周、设计部-李

3

迭代版本上线时间

原计划9月30日，但开发资源不足，可能延期至10月15日。

确认上线时间为10月15日，9月25日前完成内测，10月10日前完成公测。

产品部-赵*

表3：行动项清单表

序号

行动项描述

负责人

截止日期

所需资源

完成状态（未开始/进行中/已完成/延期）

备注

1

完成用户需求优先级排序文档

产品部-赵*

2024-9-18

无

未开始

需附用户调研数据支撑

2

协调2名前端工程师加入项目组

研发部-周*

2024-9-20

人力部配合

进行中

已与人力部沟通

3

输出Q3迭代版本高保真UI稿

设计部-李*

2024-9-18

产品部提供原型

未开始

需确认交互细节

四