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2026年跨境营销策划公司采购流程优化管理制度

第一章总则

第一条制定目的。为优化公司采购管理流程，提升采购效率，降低采购成本，规范采购行为，强化采购风险防控，保障公司跨境营销策划业务所需物资、服务的及时供应与质量可控，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规，结合公司跨境业务经营实际，特制定本制度。

第二条适用范围。本制度适用于公司所有与跨境营销策划业务相关的采购活动，包括但不限于营销物料采购、海外媒体投放资源采购、跨境物流服务采购、市场调研服务采购、设计制作服务采购等。公司各部门及所有参与采购工作的人员，均需严格遵守本制度规定。

第三条核心原则。采购工作应遵循“合规高效、成本最优、质量保障、公开透明”的核心原则，在符合法律法规及公司规章制度的前提下，以满足业务需求为导向，通过流程优化实现采购全周期的规范化管理，兼顾采购效率与风险防控。

第四条管理职责。公司设立采购管理牵头部门（以下简称“采购部”），统筹负责采购流程的优化、采购活动的组织实施、供应商管理、采购档案归档等工作；各业务部门为采购需求提报单位，负责精准提报采购需求、参与供应商筛选与验收等工作；财务部负责采购预算审核、付款审核及采购成本核算工作；审计部门负责对采购流程的合规性进行监督审计。

第二章采购需求提报与预算审核流程

第五条采购需求提报。各业务部门根据跨境营销策划项目推进需求，提前梳理采购需求，填写《采购需求申请表》，明确采购标的名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算金额、用途及其他特殊要求。采购需求需经部门负责人审核确认后，提交至采购部。对于跨境采购项目，需额外注明目标市场相关合规要求、跨境运输及清关需求等关键信息。

第六条采购需求审核。采购部收到《采购需求申请表》后，需在3个工作日内完成需求审核工作。审核内容包括采购需求的合理性、明确性、合规性，重点核查是否符合公司跨境业务发展规划、是否存在重复采购等情况。对审核通过的需求，转入预算审核环节；对需求不明确、不合规的，退回提报部门补充完善后重新提报。

第七条预算审核。采购部将审核通过的《采购需求申请表》连同初步采购方案提交至财务部，财务部依据公司年度预算及项目专项预算，对采购预算的合理性、准确性进行审核。审核通过的，出具预算审核意见；审核未通过的，由采购部联合提报部门调整采购方案及预算后重新提交审核。预算审核完成后，采购需求方可进入采购实施环节。

第三章供应商筛选与管理流程

第八条供应商储备库建立。采购部牵头建立公司供应商储备库，通过行业展会、同行推荐、公开征集、线上平台筛选等多种渠道拓展供应商资源，重点吸纳具备跨境服务能力、资质齐全、信誉良好、性价比高的供应商。供应商储备库需按采购品类分类管理，定期更新维护。

第九条供应商筛选。对于采购需求，采购部从供应商储备库中筛选符合条件的供应商，筛选标准包括资质合规性、产品/服务质量、价格竞争力、交付能力、跨境服务经验、售后服务水平及信誉状况等。对于预算金额超过5万元的采购项目，需至少筛选3家及以上符合条件的供应商；对于跨境重大采购项目，需额外核查供应商的跨境业务资质、目标市场运营经验及合规记录。筛选完成后，形成《供应商候选名单》提交至提报部门及相关部门联合评审。

第十条供应商评审与确定。采购部组织提报部门、财务部、审计部门及相关业务专家组成评审小组，对《供应商候选名单》中的供应商进行联合评审。评审采取现场考察、资料审核、样品测试、报价对比等多种方式进行，评审小组根据评审结果形成《供应商评审报告》，确定中选供应商。对评审通过的供应商，纳入合格供应商名录；对未通过评审的，说明原因并从候选名单中剔除。

第十一条供应商动态管理。采购部建立合格供应商动态管理机制，每季度对合格供应商的服务质量、交付及时性、价格稳定性、合规情况等进行考核评估，形成《供应商考核评估报告》。对考核优秀的供应商，在后续采购项目中优先合作；对考核不合格的供应商，提出整改要求，整改仍不合格的，移出合格供应商名录，3年内不再合作。同时，采购部需定期收集各业务部门对供应商的反馈意见，持续优化供应商资源配置。

第四章采购实施与合同签订流程

第十二条采购方式确定。根据采购预算金额及采购项目复杂度，确定相应的采购方式：预算金额低于2万元的小额采购项目，可采取直接采购方式，从合格供应商中择优确定合作方；预算金额在2万元至10万元的采购项目，采取询价采购方式，向至少3家合格供应商询价，根据报价及服务方案择优确定；预算金额超过10万元的重大采购项目，采取招标采购方式，通过公开招标或邀请招标的方式确定合作方；对于特殊品类、独家供应的采购项目，经公司管理层审批后，可采取单一来源采购方式。

第十三条采购谈判。确定候选供应商后，采购部组织相关人员与供应商进行