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2026年跨境营销策划公司公文收发与归档管理制度

第一章总则

第一条为规范公司公文收发与归档管理工作，强化公文全流程管控，保障公文流转安全、高效、准确，确保公文档案完整可追溯，防范信息泄露风险，结合公司跨境营销策划业务特性（含境内外公文协同流转、跨国项目公文往来等），依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》及境内外相关公文管理、档案管理法律法规，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司境内外所有公文的起草、收发、登记、传阅、办理、跟踪、归档及档案保管、查阅、销毁等全流程工作，涵盖决策类公文、业务类公文、行政类公文、跨境协同公文等所有正式公文，涉及公司各部门、境外项目组及所有参与公文流转与归档的人员。

第三条公文收发与归档管理遵循“合规优先、保密安全、高效流转、全程追溯、规范归档”的原则，境内公文确保流转高效有序，跨境公文额外遵循“信息同步、语言适配、合规审核”的补充原则，确保符合境内外公文管理及保密要求。

第四条公司行政部为公文收发与归档管理的统筹责任部门，负责公文管理制度的落地执行、公文收发的日常统筹、公文流转的跟踪协调、公文档案的集中归档与保管、档案查阅的审核审批；各业务部门负责本部门相关公文的起草、流转对接、办理落实及公文资料的初步整理；境外项目组负责境外公文的本地收发、流转协调及境内外公文信息同步；法务部负责公文内容的合规性审核，重点审核跨境公文的法律条款；保密办负责公文保密等级的核定及保密管理的监督检查。

第二章公文收发与归档核心范围与标准

第五条核心管理范围包括：

（一）境内公文：境内各部门之间流转的决策文件、业务方案、通知公告、合同协议、请示报告等公文的收发与归档；

（二）跨境公文：涉及境内外流转的公文，包括境内发往境外的营销策划方案、项目指令、合作协议等，以及境外发往境内的项目进展报告、合作反馈、当地政策文件等；

（三）按类型分类：1.决策类公文：公司战略规划、重大事项决议、管理层审批文件等；2.业务类公文：营销策划方案、项目计划书、业务对接函、合作协议等；3.行政类公文：通知、通报、请示、报告、规章制度等；4.跨境协同公文：境内外项目协同文件、跨国合作沟通函、境外业务合规性文件等；5.其他类：符合公文管理规范的其他正式文件。

第六条核心管理标准：

（一）合规标准：公文起草、收发、归档需符合境内外相关法律法规及公司管理制度，跨境公文需额外审核是否符合目标市场所在国（地区）的相关规定，必要时办理合规备案手续；

（二）保密标准：公文需按保密等级分为绝密、机密、秘密、普通四级，明确标注保密等级及保密期限，涉密公文需采取加密流转、专人保管等专项保密措施；

（三）语言适配标准：跨境公文需根据流转需求准备对应的工作语言版本（如中英文双语），确保境内外人员准确理解公文内容，翻译内容需经合规审核确认；

（四）流转标准：公文收发需及时登记，明确流转节点及责任人，境内公文一般流转时限不超过3个工作日，跨境公文一般流转时限不超过5个工作日，紧急公文优先流转；

（五）归档标准：公文归档需做到资料完整、分类清晰、目录规范，归档文件需保留原件或具有同等效力的电子版本，跨境公文需同时归档双语版本及翻译审核资料，确保档案可追溯。

第三章公文收发与归档全流程规范

第七条公文接收流程：

（一）境内公文接收：1.登记核对：行政部指定专人负责境内公文接收，收到公文后立即核对公文完整性、是否标注保密等级，确认无误后登记《境内公文接收台账》，注明公文标题、发文单位、接收时间、保密等级、公文类型等信息；2.流转分发：根据公文内容及涉及部门，当日内完成公文分发，通过企业内部协同系统或专人送达相关部门，重要公文需由接收人签字确认；3.办理跟踪：行政部跟踪公文流转进度，督促相关部门按时办理，对未按时完成办理的及时提醒。

（二）跨境公文接收：1.登记核对：境内接收跨境公文时，行政部协同业务部门、保密办核对公文完整性、保密等级及内容合规性，登记《跨境公文接收台账》，注明境外发文单位、流转方式、语言版本、报关/备案信息（如需）等；境外项目组接收跨境公文时，需核对公文信息与流转要求一致性，签收后立即同步至境内行政部及相关业务部门；2.流转处理：境内接收的跨境公文，行政部当日内完成分发，需翻译的先完成合规翻译并审核后再流转；3.异常处理：发现公文缺失、破损、信息不符或存在合规风险的，立即暂停流转，联系发文方核实情况，登记《公文流转异常记录表》，联合相关部门制定处理方案，跟进直至问题解决。

第八条公文发送流程：

（一）境内公文发送：1.起草审核：业务部门起草公文后，需经部门负责人审核；涉及多部门的公文需征求相关部门意见；重要公文需经分管管理层审批；2.登记发送：审核通过后，提交行政部登记《境内公文发送台账》，