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家具配件厂外审资料管理规定

家具配件厂外审资料管理规定

第一章总则

为规范家具配件厂外审资料的管理工作，确保外审工作的顺利进行，提高外审效率，维护企业利益，根据国家相关法律法规及企业实际情况，特制定本规定。

第一条适用范围

本规定适用于家具配件厂全体员工及外审工作相关的第三方机构，包括但不限于质量管理体系审核、环境管理体系审核、职业健康安全管理体系审核等。

第二条核心原则

1.诚实守信原则：外审资料必须真实、准确、完整，不得提供虚假信息。

2.及时高效原则：外审资料应及时提供，确保外审工作顺利进行。

3.安全保密原则：外审资料应严格保密，防止泄露企业商业秘密。

4.规范管理原则：外审资料管理应符合国家相关法律法规及企业内部管理制度。

第三条管理职责

1.行政主管负责本规定的制定、修订和解释。

2.各部门负责人负责本部门外审资料的管理工作。

3.质量管理部负责外审资料的具体管理工作。

第二章外审资料管理

第四条外审资料分类

1.质量管理体系文件：包括质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录等。

2.环境管理体系文件：包括环境手册、程序文件、作业指导书、环境记录等。

3.职业健康安全管理体系文件：包括安全手册、程序文件、作业指导书、安全记录等。

4.其他相关资料：包括但不限于法律法规要求的相关文件、客户要求的相关文件等。

第五条外审资料准备

1.提前通知：质量管理部应提前通知各部门外审时间及所需资料，确保各部门有足够时间准备。

2.资料清单：质量管理部应制定详细的外审资料清单，明确各项资料的具体要求。

3.资料收集：各部门按照资料清单收集整理相关资料，确保资料的完整性和准确性。

第六条外审资料审核

1.内部审核：质量管理部对各部门准备的外审资料进行内部审核，确保资料的完整性和准确性。

2.修改完善：对审核中发现的问题，应及时通知相关部门进行修改完善。

3.最终确认：各部门负责人对外审资料进行最终确认，确保资料符合要求。

第七条外审资料提交

1.提交时间：各部门应在规定时间内将外审资料提交至质量管理部。

2.提交方式：外审资料应通过纸质或电子方式提交，具体方式由质量管理部另行通知。

3.提交记录：质量管理部应做好外审资料的提交记录，包括提交时间、提交人、资料清单等。

第八条外审资料保密

1.保密责任：所有员工应对外审资料严格保密，不得泄露企业商业秘密。

2.保密措施：质量管理部应采取必要的保密措施，防止外审资料泄露。

3.违规处理：对违反保密规定的行为，将依法依规进行处理。

第三章外审资料使用

第九条外审资料使用范围

外审资料仅用于外审工作，不得用于其他用途。

第十条外审资料借阅

1.借阅申请：需要借阅外审资料的部门应填写借阅申请表，经质量管理部批准后方可借阅。

2.借阅期限：外审资料借阅期限不得超过一个月，逾期不还的，将依法依规进行处理。

3.借阅记录：质量管理部应做好外审资料借阅记录，包括借阅时间、借阅人、资料清单等。

第十一条外审资料归还

1.归还要求：借阅的外审资料应保持原样，不得损坏或涂改。

2.归还时间：借阅期满应及时归还外审资料，不得逾期不还。

3.归还记录：质量管理部应做好外审资料归还记录，包括归还时间、归还人、资料清单等。

第四章外审资料保管

第十二条保管责任

质量管理部负责外审资料的保管工作，确保资料的完整性和安全性。

第十三条保管措施

1.专人保管：外审资料应由专人保管，防止丢失或损坏。

2.安全存放：外审资料应存放在安全的环境中，防止火灾、水灾等自然灾害损坏。

3.定期检查：质量管理部应定期检查外审资料的保管情况，确保资料的完整性和安全性。

第十四条资料销毁

1.销毁条件：外审资料超过保存期限或不再需要的，应及时销毁。

2.销毁程序：销毁外审资料应填写销毁申请表，经质量管理部批准后方可销毁。

3.销毁记录：质量管理部应做好外审资料的销毁记录，包括销毁时间、销毁人、资料清单等。

第五章外审资料更新

第十五条更新原则

外审资料应定期更新，确保资料的时效性和准确性。

第十六条更新周期

外审资料的更新周期应根据实际情况确定，一般不超过一年。

第十七条更新程序

1.更新通知：质量管理部应提前通知各部门外审资料更新时间及更新内容。

2.更新收集：各部门按照更新要求收集整理相关资料，确保资料的完整性和准确性。

3.更新审核：质量管理部对各部门更新的外审资料进行审核，确保资料的完整性和准确性。

4.更新提交：各部门将更新后的外审资料提交至质量管理部，确保资料的及时更新。

第六章外审资料监督

第十八条监督责任

行政主管负责对外审资料管理工作进行监督，确保本规定的有效执行。

第十九条监督方式

1.定期检查：行政主管应定期对外审资料管理工作进行检查，确保本规定的有效执行。

2.不定期抽查：行政主管应进行不定期抽查，发现问题时及时整