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涉外活动管理制度

为规范本单位涉外活动管理，维护国家利益和单位声誉，保障涉外活动安全有序开展，依据《中华人民共和国出境入境管理法》《保守国家秘密法》《涉外民事关系法律适用法》等法律法规，结合单位实际，制定本制度。本制度适用于单位及所属各部门、分支机构组织或参与的各类涉外活动，具体包括：因公出国（境）、邀请境外人员来访、涉外会议与交流、国际合作项目实施、涉外宣传与信息发布、外籍人员管理等。

一、因公出国（境）管理

（一）计划申报与审批

各部门应于每年12月15日前编制下一年度因公出国（境）计划，内容需包含出访人员姓名、职务，出访国家（地区）、具体城市，出访时间（精确到日）、行程安排，出访任务（需列明合作方名称、具体合作事项），经费预算（分项列明国际旅费、住宿费、伙食费、公杂费等）。计划须经部门负责人签字确认后提交国际合作部汇总。国际合作部负责对计划的必要性、行程合理性、经费合规性进行初审，重点核查是否存在重复出访、无实质任务出访、超标准预算等情况。初审通过后，提交分管外事工作的领导复核，复核内容包括出访任务与单位战略目标的匹配度、合作方背景真实性等。单次出访费用超过5万元或涉及敏感国家（地区）的，须经单位领导班子会议审议，由主要领导审定后报上级主管部门备案。

临时新增出国（境）任务（指未列入年度计划的事项），须提前30日提交书面申请，说明任务紧急性、必要性及补充经费来源，经部门负责人、国际合作部、分管领导逐级审批后，报主要领导签批。

（二）行前准备与培训

出访人员确定后，国际合作部须在出访前15日组织行前培训，内容包括：

1.外事纪律教育：学习《因公出国人员守则》《外交部关于涉外人员守则的规定》，明确禁止从事的活动（如擅自变更行程、接受敏感资助、泄露国家秘密等）；

2.安全保密培训：讲解境外安全风险（如恐怖袭击、治安事件、网络窃密），要求携带的电子设备须关闭定位功能并设置高强度密码，涉及工作资料的文件须通过加密移动存储设备携带，禁止使用公共网络传输敏感信息；

3.领事保护知识：发放《中国公民海外安全常识手册》，告知出访地中国使领馆联系方式，明确突发事件报告流程（如遇意外伤亡、被限制自由等情况，须立即联系使领馆并向单位报告）。

出访人员须在培训后签署《因公出国（境）承诺书》，承诺遵守外事纪律、保守国家秘密、完成出访任务。

（三）境外管理与报告

出访团组须严格按照审批行程执行，不得擅自增加出访国家（地区）、延长停留时间或变更任务。境外期间，团组负责人须每日向国际合作部报送活动动态（包括当日行程、接触人员、达成共识等），重要事项（如签署意向协议、涉及敏感议题讨论）须即时报告。遇突发事件（如自然灾害、治安案件、政治敏感事件），须在2小时内通过电话或加密通讯工具报告国际合作部，并在24小时内提交书面情况说明。

出访人员在境外不得接受境外机构、组织或个人的资助（经审批的官方合作项目资助除外），不得参与涉及政治敏感内容的活动（如集会、游行、敏感话题研讨），不得擅自与境外媒体接触。

（四）回国后管理

出访团组须在回国后10个工作日内提交《出访总结报告》，内容包括任务完成情况、取得成果、存在问题及改进建议。总结报告经部门负责人审核后报国际合作部备案。国际合作部负责对成果进行评估，形成《年度因公出国（境）成效分析报告》，提交单位领导班子。

出访人员须在回国后7日内将护照（通行证）、签证页复印件交国际合作部统一保管，因特殊原因需暂存个人处的，须经分管领导批准并注明使用期限。

二、邀请境外人员来访管理

（一）邀请资格与事由审查

邀请境外人员来访的主体须为单位正式部门，个人不得擅自以单位名义发出邀请。邀请事由须与单位业务相关（如学术交流、项目合作、考察调研），禁止以私人关系、旅游观光等非业务事由邀请。

邀请前，邀请部门须对来访人员背景进行核查，通过公开渠道（如国际学术平台、企业官网）核实其身份、职务、专业领域及过往合作记录；涉及敏感国家（地区）或重点关注人员（如政治人物、宗教人士），须通过外事部门或专业机构进行背景调查，形成《境外人员背景核查报告》。

（二）审批流程与接待方案

邀请境外人员来访须提前45日提交申请，报国国际合作部审核。申请材料包括：

1.邀请函（须注明来访人员姓名、国籍、职务，来访时间、目的、日程安排）；

2.《境外人员背景核查报告》；

3.接待方案（含陪同人员名单、住宿安排、活动场所、安全保障措施、经费预算）；

4.合作意向书（如涉及项目合作）。

国际合作部重点审核：来访人员是否涉及敏感身份，接待方案是否存在安全隐患（如活动场所未备案、陪同人员无外事经验），经费预算是否符合《外宾接待经费管理办法》标准（如