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档案保密

高职院校人事档案数字化管理路径研究

文/雅安职业技术学院彭鸿

【摘要】随着信息化时代的到来，高职院校的人事档案管理面临诸多挑战，信息化水平低和隐私安全问

题限制了管理效率。数字化已成为提升档案管理准确性、便捷性和安全性的有效途径。文章探讨了高职院校

人事档案数字化管理的路径，提出了合理的思路和原则，分析了信息系统平台建设、数据转换流程、人员培

训和数据安全机制等方面的策略，以期为高职院校数字化转型提供实践指导，并为其他教育机构的档案管理

数字化改革提供借鉴。

【关键词】高职院校；人事档案；数字化管理；路径设计；实施策略

随着教育现代化进程的加快，教育管理体系逐渐向接触，而数字化系统中缺乏完善的安全防护措施，容易

信息化、智能化的方向发展。高职院校作为培养技术技受到黑客攻击或病毒侵害，隐私安全问题日益严峻。因

能人才的重要基地，其人事档案管理不仅关系到教师队此，档案管理模式亟须进行数字化转型，以提升管理效

伍的建设，也与学校整体运作效率息息相关。然而，长率和安全性。

期以来，高职院校的人事档案管理普遍依赖传统纸质档

二、高职院校人事档案数字化管理的路径设计

案，存在着管理效率低、数据准确性差、隐私安全得不

（一）确定数字化转型的整体框架。数字化转型

到保障等诸多问题。随着信息技术的不断发展，数字化

的整体框架设计应从管理需求出发，综合考虑现有系统

管理逐渐成为解决这些问题的关键。数字化人事档案管

的兼容性和未来发展的灵活性，以数据为驱动，建立一

理不仅能够提升数据处理的速度和准确性，还能通过云

个集中化、标准化、智能化的档案管理平台。通过统一

存储等手段提高档案存储和检索的便捷性，更重要的是

的档案存储、管理、查询、统计与分析流程，提升档案

能通过完善的安全机制保证档案的安全性与保密性。因

管理的整体效率与精确度。框架设计应涵盖各类档案的

此，高职院校亟须探索切实可行的数字化管理路径，为

完整生命周期，从数据采集到归档存储再到后期更新和

推动教育信息化改革提供有力支撑，促进学校人事管理

维护，确保各环节高效衔接。同时，要注重框架的可扩

的现代化，提升整体办学水平。

展性，确保在管理需求变化时能够灵活调整、不断优化

一、高职院校人事档案管理现状

框架。

高职院校人事档案管理面临多重挑战。传统纸质档（二）构建适应性的档案管理系统。档案管理系

案管理存在存储空间需求大、检索困难、管理混乱等问统须具备高度适应性，能够根据不同学校的需求进行定

题，且易受环境因素影响，档案损毁和信息丢失的风险制化开发。系统的设计应紧密结合学校的具体人事管理

较高。同时，纸质档案的整理和借阅效率低，人工操作流程，支持不同档案类型的存储与管理，并能够满足多

容易出现错误，无法满足现代教育管理对高效、安全的级、跨部门的协同工作需求。系统应具备灵活的数据查

档案管理的需求。许多高职院校档案管理的信息化水平询功能，支持多维度、快速检索，以提升档案管理的精

较低，现有信息系统多为单一平台，缺乏整合与联动，准度与操作便捷性。此外，系统还应具备较强的数据分

导致档案数据无法被高效共享。尽管部分院校已开始信析功能，为学校