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会议管理与会议纪要自动化工具指南

一、适用场景与业务价值

在企业日常运营中，会议是同步信息、推进决策的核心场景，但传统会议管理常面临以下痛点：会议目标不明确导致效率低下、关键信息遗漏（如决议、待办）、纪要整理耗时且易出错、历史会议资料难以追溯。本工具适用于项目启动会、周例会、跨部门协调会、季度复盘会等各类会议场景，通过标准化流程与自动化功能，实现会议全生命周期管理，提升协作效率，保证执行闭环。

二、详细操作流程

（一）会议前：筹备与议程标准化

创建会议

登录系统后，“新建会议”，填写会议主题（如“Q3产品迭代启动会”）、会议类型（项目类/例会类/决策类）、预计时长、会议目标（如“明确Q3产品功能优先级及责任人”）。

选择会议形式（线上/线下/混合），若为线上会议，自动会议及密码，并集成日历工具（如企业钉钉）同步提醒参会人员。

设置议程与材料

按模板添加会议议程（建议每项议程标注预计时长，避免超时），例如：

上周进度回顾（15分钟）

Q3需求优先级讨论（30分钟）

资源分配确认（15分钟）

下周行动计划（10分钟）

会议材料（如需求文档、数据报表），系统自动关联至对应议程项，参会人员可提前查阅，减少现场讨论时间。

邀请参会人

添加必选/可选参会人，明确角色（主持人、记录人、决策人、执行人），系统自动发送会议邀请（含议程、材料、会议），支持一键提醒未确认人员。

（二）会议中：实时记录与协作

实时记录关键信息

记录人通过系统“会议记录”模块，同步输入讨论要点、争议点、决议事项，支持文字、语音转文字（需提前开启麦克风权限），重点内容可添加“标签”（如“待办”“风险”“决策”）。

主持人可随时查看记录进度，对模糊内容进行标注（如“需补充*部门数据”），保证信息准确完整。

动态标记待办事项

讨论过程中，若明确任务分工，直接“添加待办”，填写任务描述、负责人（如“*开发部-张三”）、截止时间，系统自动关联至对应议程项，任务状态实时更新（待办/进行中/已完成）。

同步会议白板与投票

若涉及方案讨论，可使用系统内置白板功能，实时绘制流程图、思维导图，参会人员可共同标注；对需决策事项，发起匿名投票（如“是否同意优先开发A功能”），投票结果自动汇总并记录在纪要中。

（三）会议后：纪要与执行闭环

自动纪要初稿

会议结束后，系统基于议程、记录内容、待办事项、投票结果，自动会议纪要初稿，包含：

会议基本信息（时间、地点、参会人、缺席人员及原因）

议程回顾（按顺序呈现各议题讨论要点）

决议事项（标注“已确认”及依据）

待办清单（任务描述、负责人、截止时间、优先级）

附件（会议材料、白板截图、投票结果）

人工校验与分发

记录人或主持人核对纪要初稿，补充遗漏信息（如未记录的讨论细节），调整表述逻辑，确认无误后“发布”。

系统自动将纪要同步至所有参会人及相关人员，支持邮件、企业/钉钉消息提醒，并归档至“会议历史库”，按“部门-日期-主题”分类存储，支持关键词检索。

待办跟踪与复盘

系统自动向负责人推送待办提醒（截止前3天、1天），记录人可定期更新任务进度；下次会议开始前，系统自动调取上次会议待办清单，“完成情况报告”，辅助复盘执行效果。

三、会议纪要标准化模板

以下为系统自动的纪要可根据会议类型调整字段：

会议基本信息

会议主题：Q3产品迭代启动会

时间：2023年X月X日14:00-16:00

地点：线上会议室A/3楼会议室B

主持人：*李四

记录人：*王五

参会人员：张三（开发部）、赵六（设计部）、周七（产品部）、陈八（测试部）

缺席人员：无（附缺席原因：若需）

议程回顾与讨论要点

决议事项

待办事项

1.上周进度回顾-张三：用户模块开发完成80%，需赵六配合确认UI设计稿-*赵六：首页改版设计稿已提交，等待反馈

1.确认用户模块UI设计稿于X月X日前定稿

1.张三：完成用户模块剩余开发工作，X月X日前提交测试负责人：张三，截止时间：X月X日

2.Q3需求优先级讨论-周七：提出“支付功能优化”和“消息推送”两个高优需求-陈八：支付功能涉及资金安全，需优先测试

2.优先开发“支付功能优化”，其次“消息推送”

2.周七：整理支付功能需求文档，X月X日前输出PRD负责人：周七，截止时间：X月X日

3.资源分配确认-开发部需新增1名前端工程师支持支付功能开发

3.人力资源部协调前端工程师刘九下周入职

3.李四：向人力资源部提交增员需求，X月X日前确认到岗时间负责人：李四，截止时间：X月X日

附件

1.Q3需求清单.xlsx2.用户模块UI设计稿_v2.0.fig3.会议投票结果截图

四、使用关键提示与常见问题规避

议程提前确认：会议前1天务必确认参会人员availability及议程合理性，避免临时调整导致效率低