公司会议组织与议程安排表.docxVIP

公司会议组织与议程安排工具模板说明

一、适用工作情境

本工具模板适用于公司内部各类常规及专项会议的组织与议程管理，包括但不限于：

部门周例会/月例会：同步工作进展、协调跨部门资源、明确阶段性目标；

项目启动会/复盘会：明确项目范围、分工节点，总结经验教训；

跨部门协调会：解决跨部门协作中的瓶颈问题，推动流程优化；

专项工作推进会：针对特定任务（如新品上市、系统升级）进行进度跟踪与决策；

管理层决策会议：讨论公司战略、重大事项等需集体决策的内容。

二、会议组织全流程操作指南

（一）筹备阶段：明确目标与细节

确定会议核心目的

组织者需明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3营销方案”“解决研发与生产对接延迟问题”），避免主题模糊导致讨论偏离方向。

锁定关键参会人员

根据会议目的确定必要参会者：决策层（如总监）、执行层（如经理、主管）、相关支持人员（如专员），避免无关人员参会浪费资源。

拟定会议议程框架

按“开场-议题讨论-总结-后续行动”逻辑设计议程，明确每个议题的负责人、预计时长，预留弹性时间（如10分钟讨论缓冲）。

确定时间与场地

时间：优先选择工作日上午（如9:00-11:00），避开项目冲刺期或假期前后；

场地：根据会议规模选择会议室（小型会议用5人会议室，大型会议用20人多功能厅），提前确认设备（投影仪、麦克风、视频会议系统）可用性。

发布会议通知

至少提前2个工作日通过内部通讯工具（如企业/钉钉）发送通知，包含：会议主题、时间、地点、议程、需提前准备的资料（如“请*部门准备项目进度表”）、联系人及联系方式。

（二）执行阶段：高效推进与记录

会前准备（5分钟）

组织者提前10分钟到场，检查设备调试、材料摆放（如议程表、签到表），引导参会人员签到就座。

开场与目标重申（5分钟）

主持人（如*经理）准时开场，简要说明会议目的、议程及时长要求，提醒会议纪律（如手机静音、围绕议题发言）。

按议程逐项推进

各议题负责人汇报时，控制发言时间（如“市场推广方案汇报不超过15分钟”），主持人引导聚焦问题，避免冗长讨论；

需决策事项当场明确结论（如“同意按方案A执行，由*部门负责落地”），需跟进事项记录“负责人+完成时间”。

实时记录关键信息

记录人（如*助理）详细记录：各议题讨论要点、决策结果、行动项（负责人、内容、截止时间），避免遗漏。

（三）收尾阶段：总结与落地

会议总结（5分钟）

主持人总结会议成果（如“本次会议明确3项行动项，Q3营销方案定稿时间为本周五”），确认无新增议题后宣布散会。

整理与分发会议纪要

会后24小时内，记录人整理纪要（含会议基本信息、议程执行情况、决策结果、行动项清单），经主持人审核后发送至所有参会人员及需知会部门。

跟进行动项落实

组织者负责跟踪行动项进度，提前1天提醒负责人截止时间，保证任务闭环（如“*部门需在周五前提交方案初稿，组织者将于周四同步进度”）。

三、会议议程安排表（模板）

会议基本信息

会议名称

例：Q3营销策略启动会

会议时间

2023年X月X日（周X）14:00-16:00

会议地点

公司总部3楼多功能厅A/线上会议（腾讯会议号：XXX-XXXX-XXXX）

主持人

*总监

记录人

*专员

参会人员

总监（市场部）、经理（销售部）、主管（产品部）、专员（设计部）等

议程详情

序号

议题名称

————————

————————–

1

会议开场与目标重申

2

Q2营销活动复盘

3

Q3市场调研报告分享

4

Q3营销方案讨论与决策

5

跨部门协作分工确认

6

会议总结与行动项确认

会议目标

明确Q3营销策略方向，确定各部门分工，保证方案于X月X日前定稿并启动执行。

后续行动项

行动项内容

负责人

修订Q3营销方案预算表

*专员（市场部）

设计部输出宣传物料初稿

*主管（设计部）

销售部制定区域执行细则

*经理（销售部）

四、关键实施要点

提前规避风险：如涉及外部人员或线上会议，需提前测试网络及设备，准备备用方案（如备用会议室、录屏功能）。

控制会议时长：单次会议建议不超过2小时，避免参会人员疲劳影响效率，超时议题可安排专项会议跟进。

明确分工责任：每个行动项需指定唯一负责人，避免多人负责导致推诿，同时抄送相关方便于同步进度。

鼓励高效发言：主持人需引导参会人员“先结论后理由”，避免重复陈述，对偏离议题的讨论及时提醒。

留存会议记录：会议纪要需永久保存，作为后续工作复盘、责任追溯的依据，重要决策可同步抄送管理层。