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2026年口腔医疗管理公司法务档案管理制度
第一章总则
第一条为规范公司法务档案管理工作，保障法务档案的真实、完整、安全与可追溯，提升法务工作规范化水平，防范法律风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国公司法》《医疗机构管理条例》等相关法律法规及行业规范，结合口腔医疗管理公司经营特性，制定本制度。
第二条本制度所称法务档案，是指公司在经营管理过程中形成的，与法律事务相关的各类具有保存价值的文字、图表、电子数据等不同形式的历史记录。
第三条本制度适用于公司各职能部门、下属口腔医疗机构及全体员工，覆盖法务档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等全流程管理活动。
第四条法务档案管理遵循以下基本原则：
（一）依法合规原则：严格遵守国家档案管理相关法律法规，确保法务档案管理活动合法合规；
（二）真实完整原则：保证法务档案内容真实、数据准确，档案材料完整无缺，能够全面反映相关法律事务的全过程；
（三）安全保密原则：建立健全档案安全保密机制，防范档案丢失、损毁、篡改或泄露，保护公司商业秘密及敏感法律信息；
（四）规范有序原则：明确档案管理流程与标准，实现法务档案的规范化、标准化管理，提升档案利用效率；
（五）全程管控原则：对法务档案的形成、流转、保管、销毁等各环节进行全程管控，确保档案管理全闭环。
第五条公司成立法务档案管理工作小组，由分管法务的领导担任组长，法务部门负责人担任副组长，成员包括法务部门档案管理员、各职能部门及下属口腔医疗机构指定的档案联络人。工作小组统筹协调法务档案管理重大事项，监督本制度落地执行。
法务部门是法务档案管理的归口部门，负责制定完善档案管理细则、组织档案收集归档、开展档案日常保管与维护、审核档案利用申请、组织档案鉴定与销毁等工作；各职能部门及下属口腔医疗机构指定专人担任档案联络人，负责本部门/机构相关法务档案的初步收集、整理与移交工作；行政部门协助提供档案保管场地与必要的设施设备支持；全体员工有义务配合法务部门完成相关法务档案的收集与归档工作。
第二章法务档案的范围与分类
第六条法务档案的收集范围包括但不限于：
（一）合同协议类：各类对外合作合同、协议，包括药品器械采购合同、医疗服务合作协议、市场推广合同、房屋租赁协议、劳动合同、保密协议等，以及合同谈判记录、审批文件、补充协议、变更协议、终止协议等相关材料；
（二）纠纷处理类：医疗纠纷调解记录、仲裁申请书、起诉状、答辩状、证据材料、判决书、裁定书、调解书、和解协议等与各类诉讼、仲裁、调解相关的材料；
（三）合规管理类：法律法规汇编、合规审查意见、反不正当竞争相关材料、医疗广告审查材料、医保合规相关文件、内部规章制度合法性审查记录等；
（四）知识产权类：商标注册申请材料、商标注册证、专利申请文件、专利证书、软件著作权登记材料、知识产权许可协议、知识产权侵权维权相关材料等；
（五）资质证照类：公司营业执照、医疗机构执业许可证、医疗器械经营许可证等各类资质证照的申请、变更、年检、延续相关材料；
（六）其他法务类：法律咨询记录、法律意见书、律师函、法务培训材料、对外法律沟通函件等与公司法律事务相关的各类材料。
第七条法务档案按以下类别进行分类管理：
（一）合同协议档案：按业务类型细分为采购合同类、服务合作类、劳动合同类、其他合同类；
（二）诉讼仲裁档案：按纠纷类型细分为医疗纠纷类、合同纠纷类、劳动争议类、其他纠纷类；
（三）合规管理档案：按管理领域细分为反不正当竞争类、医疗广告合规类、医保合规类、制度审查类；
（四）知识产权档案：按权利类型细分为商标类、专利类、著作权类、其他知识产权类；
（五）资质证照档案：按证照类型细分为主体资质类、行业许可类、其他证照类；
（六）综合法务档案：包括法律咨询、法律意见书、法务培训等其他无法归入上述类别的法务材料。
第三章法务档案的收集与归档
第八条法务档案实行“谁经办、谁负责”的收集原则，各部门及下属口腔医疗机构的业务经办人员为相关法务档案材料的直接收集责任人，需在法律事务办理过程中同步收集相关材料，确保材料完整。
第九条档案收集需符合以下要求：
（一）收集的档案材料需为原件；确因特殊情况无法提供原件的，需提供加盖相关单位公章的复印件，并注明原件存放地点及原因；
（二）档案材料内容需清晰、完整，无涂改、损毁痕迹；电子档案需确保数据完整、格式规范，能够正常读取；
（三）收集的材料需包含法律事务办理的全过程材料，确保形成完整的证据链和工作闭环。
第十条归档时限要求：
（一）合同协议类档案：合同签订生效后15个工作日内，由经办部门档案联络人整理完毕并移交法务部门归档；
（二）诉讼仲裁档案：诉讼、仲裁案件结案后30个工作日内，由法务部门经办人员整理完毕并归档；
（三）合规管理档案
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