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2026年口碑服务公司备用金管理制度

第一章总则

第一条为规范公司备用金的管理，保障备用金使用的安全性、合规性与高效性，提高资金使用效率，满足公司口碑服务业务开展过程中日常零星开支、紧急小额支出的合理需求，防范资金风险，维护公司资产安全，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《现金管理暂行条例》等相关法律法规及行业管理要求，结合公司经营实际，制定本制度。

第二条本制度所称备用金，是指公司为满足各部门日常运营需要，预先拨付给相关部门或个人，用于支付日常零星开支、紧急小额业务支出的周转资金，包括但不限于日常办公耗材采购、小额差旅费、临时劳务报酬、现场服务零星支出等。备用金实行定额管理、专款专用、定期盘点、及时报销的管理模式。

第三条本制度适用于公司所有备用金的核定、申领、拨付、使用、报销、保管、盘点、变更、注销及监督考核等全流程管理工作，覆盖参与备用金管理、使用的所有部门及人员（含正式工、合同工、临时工、实习生）。公司各相关部门、全体员工均需严格遵守本制度规定。

第四条备用金管理遵循以下核心原则：

合法合规：严格遵守相关法律法规及现金管理规定，确保备用金的申领、使用、报销等环节符合规范；

定额核定：根据各部门业务需求合理核定备用金定额，避免资金闲置或不足，确保资金高效利用；

专款专用：备用金仅用于核定范围内的日常零星开支，严禁挪作他用，不得用于支付大额款项、私人支出或不符合规定的支出；

权责明晰：明确各部门及人员在备用金管理、使用中的职责，确保责任落实到人；

及时清算：备用金使用后需在规定时限内办理报销手续，补足备用金定额；定期开展备用金盘点，确保账实相符；

安全可控：建立健全备用金安全保管机制，严防备用金遗失、被盗、挪用，确保资金安全。

第五条公司财务部牵头统筹备用金的管理工作，负责备用金的核定、拨付、报销审核、台账管理、盘点监督等工作，保障管理工作所需的资源配置，建立健全培训、监督、考核机制，确保本制度有效落地执行。

第二章组织机构与职责分工

第六条公司成立备用金管理领导小组（以下简称“备用金管理小组”），由公司主要负责人担任组长，分管财务负责人担任副组长，财务部、行政部、各业务部门负责人为成员。备用金管理小组是备用金管理工作的最高决策机构，主要职责包括：

贯彻执行国家相关法律法规及行业管理要求，审定本制度及相关备用金管理细则；

统筹协调备用金管理工作，审批各部门备用金定额标准、重大备用金调整事项及备用金相关重大风险处置方案；

定期听取备用金管理工作汇报，研究解决管理过程中的重大问题，协调跨部门资源保障；

审定备用金管理工作考核结果，推动管理制度持续优化。

第七条财务部是备用金管理的归口管理部门，主要职责包括：

牵头制定、修订本制度及相关管理细则，编制备用金管理年度工作计划；

负责各部门备用金定额的调研、核定与调整工作，报备用金管理小组审批后执行；

负责备用金的申领审核、资金拨付、报销审核工作，严格把控资金流向与使用合规性；

建立备用金管理台账，详细记录各部门备用金的核定金额、拨付时间、使用情况、报销情况、盘点结果等信息，确保管理过程可追溯；

定期组织开展备用金盘点工作，核查各部门备用金账实相符情况，督促整改发现的问题；

组织开展备用金管理相关培训，提升相关人员的规范操作意识与风险防控能力；

负责备用金管理工作考核的组织实施，提出奖惩建议；

牵头处置备用金相关的资金风险事件，及时向备用金管理小组上报。

第八条各相关部门职责：

行政部：根据本部门日常办公、后勤保障等业务需求，提出备用金定额申请；指定专人负责本部门备用金的保管与使用；按规定办理备用金报销手续；配合财务部开展备用金盘点工作；

各业务部门：根据本部门口碑服务现场保障、业务拓展等零星支出需求，提出备用金定额申请；指定专人作为备用金保管人（以下简称“保管人”），负责本部门备用金的日常保管、使用登记及报销材料整理；确保备用金专款专用；配合财务部开展备用金盘点与监督检查工作；

人力资源部：负责将备用金管理工作要求纳入员工培训体系，组织开展相关法律法规及管理制度培训；将工作成效纳入相关部门及人员的绩效考核。

第九条备用金保管人职责：

严格遵守本制度及相关管理细则，妥善保管备用金，采取必要的安全防护措施，确保资金安全；

建立本部门备用金使用登记薄，详细记录每笔备用金的支出日期、支出事由、支出金额、收款人及相关凭证编号等信息；

严格按规定范围使用备用金，严禁挪用、截留、私分备用金，不得将备用金转借他人或用于非授权事项；

及时收集、整理备用金使用相关的原始凭证，在规定时限内提交财务部办理报销手续，补足备用金定额；

配合财务部开展备用金盘点工作，如实提供备用金使用情况及相关记录；

发现备用金管理、使用过程中的问题或风险隐患，及时向本部门负责人及财务部上报。