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项目文档管理指南

一、适用范围与核心价值

本指南适用于各类项目（如软件开发、工程建设、产品研发、市场活动等）的全生命周期文档管理，旨在通过标准化流程实现文档的规范化、系统化与高效化。核心价值包括：保证项目信息可追溯、提升团队协作效率、降低沟通成本、沉淀项目知识资产，并为项目复盘、审计及后续类似项目提供依据。

二、文档全流程操作步骤

（一）项目启动阶段：文档规划与模板确定

明确文档分类体系

根据项目类型与规模，建立文档分类通常包括：

项目规划类（如项目章程、可行性研究报告、项目管理计划）；

需求管理类（如需求规格说明书、用户故事地图、需求变更记录）；

设计开发类（如系统设计文档、技术方案、接口文档、代码注释规范）；

测试验收类（如测试计划、测试用例、缺陷报告、验收报告）；

项目管理类（如会议纪要、进度报告、风险登记册、沟通计划）；

运维支持类（如部署手册、用户手册、维护手册、故障处理流程）。

制定

基于分类体系，为每类文档设计标准化模板（可参考企业模板库或行业通用模板），模板需包含：

文档基本信息（编号、名称、版本、编制人、审核人、批准人、编制日期）；

核心内容框架（如项目章程需包含项目目标、范围、时间、成本、干系人等）；

格式规范（字体、字号、段落样式、图表编号规则等）。

分配文档管理职责

明确各文档的“责任人”（如项目经理负责项目规划类，技术负责人负责设计开发类），保证每份文档均有专人编制、审核与维护。

（二）项目执行阶段：文档创建、审核与分发

文档创建

责任人根据模板及项目实际进展编写文档，保证内容：

准确性：数据、结论需与项目实际情况一致；

完整性：覆盖核心要素，无关键信息遗漏；

时效性：在关键节点（如需求确认后、设计评审前）完成编制。

文档审核

初审：由责任人自查，重点检查格式规范、内容逻辑一致性；

二审：由项目负责人/相关领域专家（如技术总监、产品经理）审核，重点验证专业内容准确性、与项目目标的一致性；

终审：由项目发起人/管理层（如项目总监）审批，重点确认文档的合规性与决策支撑价值。

审核通过后，在文档中记录审核意见及签字确认；未通过则退回修改并重新提交审核。

文档分发与共享

通过统一平台（如企业知识库、项目管理工具）发布文档，设置访问权限（如“只读”“可编辑”）；

明确分发范围（如项目组全员、相关干系人、外部合作方），并通过邮件或系统通知提醒相关人员查阅；

记录分发日志（包括分发时间、对象、访问权限），保证可追溯。

（三）项目监控阶段：文档更新与版本控制

触发文档更新的场景

项目需求、范围、计划发生变更；

设计方案、技术架构调整；

测试、验收环节发觉重大问题；

文档内容存在错误或遗漏。

版本控制规范

采用“主版本号.次版本号.修订号”格式（如1.0.0），规则

主版本号：重大变更（如需求范围调整、架构重构），初始版本为1.0.0；

次版本号：重要功能变更、内容补充（如新增模块、修改关键流程）；

修订号：错误修正、格式优化（如错别字调整、图表更新）。

每次更新后，需在文档中标注变更说明（如“V1.1.0：新增XX模块接口说明”），并同步更新版本记录表。

历史版本管理

保留最新3个历史版本，避免版本混乱；旧版本可标记为“归档”状态，仅支持查阅，禁止编辑。

（四）项目收尾阶段：文档归档与移交

文档完整性检查

对照《项目文档清单》（见模板示例），检查所有类别文档是否齐全、版本是否为最终版、审核手续是否完备，缺失文档需及时补充。

文档归档

将最终版文档按分类存储至指定位置（如企业档案库、云盘归档文件夹），文件夹命名格式为“项目编号-项目名称-归档日期”；

归档时需填写《文档归档记录表》，包含文档编号、名称、版本、存储路径、归档人、归档日期。

知识移交与复盘

组织项目组进行文档复盘，总结文档管理中的经验与问题（如模板适用性、流程效率）；

将项目文档移交至知识管理部门，纳入企业知识库，供后续项目参考。

三、常用文档管理模板示例

表1：项目文档清单表

文档类别

文档名称

文档编号

版本

责任人

状态（草稿/已发布/归档）

创建日期

归档路径（如适用）

项目规划类

项目章程

PROJ-001

1.0.0

项目经理

已发布

-

需求管理类

需求规格说明书

REQ-001

2.1.0

产品经理

已发布

-

设计开发类

系统架构设计文档

DES-001

1.0.2

技术负责人

已发布

-

测试验收类

系统测试报告

TEST-001

1.0.0

测试工程师

归档

/归档/PROJ-001/测试类/

项目管理类

项目最终报告

PM-001

1.0.0

项目经理

归档

/归档/PROJ-001/管理类/

表2：文档变更记录表

变更编号

文档名称

变更前版本

变更后版本

变更原因

变更人

变更日期

审核人

审批状态（通过/驳回）

CHG-001