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2026年口碑服务公司存货（含调研物料）管理制度

第一章总则

第一条为规范口碑服务公司（以下简称“公司”）存货（含调研物料）管理工作，保障存货资产安全完整，提升存货使用效率，控制运营成本，防范存货积压、丢失、损坏等风险，确保调研物料等专项存货精准适配业务需求，依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》《中华人民共和国安全生产法》等相关法律法规及行业管理标准，结合公司口碑服务业务特性与存货管理实际，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有存货的采购、入库、存储、出库、使用、盘点、处置及台账管理等全流程工作。涵盖的存货类型包括：调研物料（含调研问卷、访谈提纲、样品道具、数据采集设备、调研用礼品等）、办公耗材（纸张、文具、打印耗材等）、宣传物料（海报、手册、展架等）、技术设备及配件（监测设备、电脑外设等）、其他各类为经营活动储备的有形资产。公司采购部门、仓储部门、业务部门、调研部门、财务部门、法务部门、行政部门及所有参与存货管理的内部人员、外包合作人员，均需遵守本制度规定。

第三条存货管理遵循“安全可控、精准适配、高效流转、成本优化、全程追溯”的核心原则，坚持“谁采购、谁负责，谁存储、谁保管，谁领用、谁担责，谁管控、谁把关”的责任机制，确保存货从采购到处置的全流程规范有序，账实相符、动态可控。

第四条公司建立存货（含调研物料）协同管理体系，明确各部门核心职责：采购部门为存货采购归口管理部门，负责制定采购计划、筛选供应商、组织采购实施、跟进到货验收；仓储部门为存货存储与流转管理核心部门，负责存货入库验收、分类存储、台账登记、出库审核、定期盘点、安全保管；调研部门负责调研物料的需求提报、规格确认、领用使用、剩余物料回收；业务部门负责本部门所需存货的需求提报、领用使用、使用效果反馈；财务部门负责存货成本核算、账务处理、资金管控、参与盘点监督；行政部门负责办公类存货的需求统筹与分发；法务部门负责审核采购合同合规性、防范法律风险；各部门负责人为本部门相关存货管理工作的第一责任人，确保职责落实到位。

第二章存货采购管理

第五条采购需求提报与审核。各部门根据业务开展需要提报存货采购需求，填写《存货采购需求单》，明确存货名称、规格型号、数量、质量标准、用途、需求时限、预算金额等核心信息：调研部门提报调研物料需求时，需额外说明调研项目名称、使用场景、定制化要求（如问卷印刷规格、礼品定制标准等）；业务部门提报宣传物料需求时，需附设计方案或规格说明。采购需求单经部门负责人审核后，提交采购部门汇总。

第六条采购计划制定。采购部门对各部门提报的采购需求进行汇总审核，结合存货库存水平、业务优先级、市场供应情况，制定月度或项目专项采购计划，明确采购批次、采购金额、供应商选择范围、到货时间等。其中，调研物料采购计划需联合调研部门专项审核，确保适配调研项目进度与实际需求；大额采购（单次采购金额5万元及以上）计划需经财务部门审核预算合理性后，报分管领导审批。

第七条供应商管理与采购实施。采购部门需建立合格供应商名录，通过资质审核、比价评估、样品验证等方式筛选信誉良好、质量可靠、价格合理的供应商，严禁选择无资质、信誉差的供应商。采购实施需遵循以下规范：小额零星采购可采用比价采购方式，选择2家及以上供应商比价后确定；大额或专项存货（如定制调研物料、专业设备）采购需签订正式采购合同，明确质量标准、交付时限、验收要求、付款方式、违约责任等核心条款；采购合同需经法务部门审核合规性、财务部门审核资金条款后签订。

第八条到货验收与异常处理。存货到货后，采购部门牵头组织仓储部门、需求部门（调研物料需调研部门参与）开展联合验收：核对存货名称、规格型号、数量与采购订单是否一致；检查存货质量是否符合约定标准，调研物料需重点核查定制化要求落实情况（如问卷印刷清晰度、礼品规格等）；查验供应商提供的质量合格证明、检测报告等资料。验收合格的，共同签署《存货验收单》，移交仓储部门入库；验收不合格的，采购部门需立即与供应商沟通，明确退换货、补货或索赔方案，跟踪处理到位，确保不影响业务开展。

第三章存货入库与存储管理

第九条入库登记规范。验收合格的存货，仓储部门需在24小时内完成入库登记工作：根据《存货验收单》信息，详细记录存货名称、规格型号、数量、单价、金额、供应商、到货日期、对应采购订单号、所属项目（调研物料）、存储位置等信息，建立《存货管理台账》，并录入公司存货管理系统，确保台账信息与实物、系统数据一致。调研物料需单独建立专项台账，标注对应调研项目名称，实现项目化追溯。

第十条分类存储管理。仓储部门需根据存货特性、用途、存储要求进行分类分区存储，设置清晰的标识牌，注明存货名称、规格、数量、存储责任人等信息：易潮易损存货（如纸质调研问卷、宣传手册）需存储在干燥通风