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企业行政文书编写指南

一、适用文书类型与工作场景

企业行政文书是规范内部管理、对外沟通联络的重要载体，常见类型及使用场景包括：

通知类：用于传达规章制度（如《考勤管理新规》）、工作安排（如“国庆节放假通知”）、事项变更（如“办公地点调整说明”）等需全员知晓的内容。

报告类：用于向上级汇报工作进展（如“第三季度行政工作总结”）、反映问题（如“办公楼设施维修申请”）、总结经验（如“团建活动效果复盘报告”）等。

请示类：用于需上级审批的事项（如“采购办公设备请示”“举办年会的经费请示”），明确请求指示或批准的具体事项。

会议纪要：用于记录会议决议、行动项、责任人及时间节点（如“月度经营分析会会议纪要”），作为后续执行的依据。

函件类：用于跨部门协作（如“人力资源部关于借调*同志的函”）、对外联络（如“致合作单位的感谢信”）等非上下级沟通场景。

二、编写全流程操作步骤

行政文书编写需遵循“明确需求—规范撰写—审核定稿”的标准化流程，保证内容准确、格式统一、流程合规。

步骤一：明确编写需求与核心要素

确定文书目的：清晰传达“为什么写”（如通知新规是为了规范考勤，请示采购是为了保障办公效率）。

锁定受众对象：区分“主送”（需直接执行或知晓的部门/人员，如“各部门”“总经理*”）和“抄送”（需知晓但无需执行的部门/人员，如“财务部”“行政部存档”）。

梳理核心信息：列出必须包含的关键内容（如通知需写明“生效时间”“具体要求”；请示需写明“事项背景”“所需资源”“期望结果”）。

步骤二：收集资料与搭建框架

收集依据资料：涉及政策、数据、流程的文书，需提前查阅公司制度（如《员工手册》）、历史文件（如“上季度维修记录”）或外部规定（如“节假日放假安排”），保证内容有据可依。

搭建逻辑框架：按“背景—事项—要求—附件”的通用结构搭建例如：

通知：背景（为什么调整）→具体事项（调整内容）→执行要求（各部门职责、员工配合事项）→联系方式（咨询部门及联系人*）。

请示：背景（当前问题或需求）→拟解决方案（具体措施）→所需支持（人力、经费、权限等）→恳请事项（请示批准或指示）。

步骤三：撰写初稿并规范表述

语言风格：采用正式、简洁、客观的书面语，避免口语化（如“尽快交”改为“请于X月X日前提交”）、模糊表述（如“大概”“可能”改为“预计”“原则上”）。

格式规范：

居中，字体为二号黑体，如“关于2024年端午节放假安排的通知”。

首段缩进2字符，字体为三号仿宋GB2312，行距为28磅；一级标题用“一、”“二、”（三号黑体），二级标题用“（一）”“（二）”（三号楷体GB2312）。

结尾：根据文书类型使用规范结束语，如通知用“特此通知”，请示用“妥否，请批示”，报告用“以上报告，请审阅”。

数据与细节：涉及时间、数量、金额等需准确无误（如“2024年6月10日”“办公椅20把，预算3000元”），避免“近日”“若干”等模糊表述。

步骤四：审核修改与定稿

自查重点：检查逻辑是否连贯（如背景与事项是否关联）、信息是否完整（如请示是否明确所需资源）、格式是否符合规范（如字体、行距、编号）。

交叉审核：涉及跨部门事项需征求相关部门意见（如采购设备请示需经行政部审核需求合理性，财务部审核预算）；重要文书（如涉及全公司的制度）需提交部门负责人*及分管领导审批。

最终定稿：确认无误后，按公司规定编号（如“行文〔2024〕X号”），打印纸质版（需签字）或电子版（需加盖电子公章）后分发。

三、通用模板框架

以下为行政文书通用模板，可根据具体类型调整内容模块：

项目

内容说明

文书标题

居中，如“关于召开2024年安全生产培训会议的通知”

文书编号

右对齐，如“行文〔2024〕15号”（“行文”为部门简称，“2024”为年份，“15”为序号）

主送单位/人员

顶格写，后加冒号，如“各部门：”“总经理*：”

抄送单位/人员

主送下方空一行，右对齐，后加冒号，如“抄送：财务部、人力资源部”

发文部门

下方右对齐，如“行政部”

发文日期

发文部门下方右对齐，格式为“2024年X月X日”

框架

一、背景（简述发文原因）二、事项（具体内容、时间、地点、要求等）三、其他（联系方式、附件说明等）

附件

如有附件，在下方注明：“附件：1.《培训议程安排》”

签批栏

（纸质版使用）左侧为“审核人：__________”，中间为“批准人：__________”，右侧为“经办人：__________”

四、编写关键注意事项

内容合规性：需符合国家法律法规（如劳动法、保密法）及公司内部制度，避免与既有文件冲突（如新考勤规定需与《员工手册》考勤条款一致）。

逻辑清晰性：按“总—分”或“背景—问题—解决方案”逻辑展开，避免信息堆砌；长篇文书可增加小标题或序号（如“一、”“（一）”“1.”）