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企业内部通信标准化模板指南

一、适用场景概览

企业内部通信标准化模板适用于日常工作中需跨部门、跨层级传递信息的各类场景，旨在统一沟通格式、提升信息传递效率、减少理解偏差。常见应用场景包括：

跨部门项目协作：如项目启动、需求对接、进度同步等需多部门配合的事项；

紧急事务通知：如系统故障、临时会议变更、重要事项提醒等需即时传达的内容；

常规工作汇报：如周报、月报、专项工作进展等向上级或相关方反馈的信息；

会议安排与确认：如会议发起、议程共享、参会人员协调等会前及会中沟通；

内部资源协调：如设备借用、人员支援、场地申请等需跨团队调配资源的场景。

二、标准化操作流程

为保证内部通信规范高效，使用标准化模板时需遵循以下步骤：

1.明确沟通目的与场景

根据具体沟通需求（如通知、汇报、协作等），确定对应模板类型。例如需同步项目进度时选用“项目协作通知模板”，需发起会议时选用“会议安排确认模板”。

2.获取并填写模板

通过企业内部共享平台（如OA系统、共享文档库）对应模板，按字段要求准确填写信息。填写时需注意：

必填项（如发送人、接收人、主题、核心内容）不得遗漏；

关键信息（如时间、节点、负责人）需具体明确，避免模糊表述（如“尽快”“大概”）；

语言简洁专业，避免口语化或冗余描述。

3.信息校验与确认

发送前需逐项检查内容准确性，重点核对：

接收人范围是否正确（避免漏抄送或错发）；

时间、数据等关键信息是否无误；

附件是否完整（如有附件需确认文件名清晰、内容关联）。

4.按规范发送与跟进

发送方式：根据信息紧急程度选择即时通讯工具（如企业钉钉）或邮件，紧急事务需电话补充确认；

抄送规则：需知会但不直接参与的人员列于“抄送”栏，避免无关人员过度介入；

跟进反馈：重要信息发送后24小时内，需主动确认接收人是否理解并明确后续行动（如需回复、确认执行等）。

三、常用通信模板表格

（一）项目协作通知模板

字段

填写说明

示例

发送人

填写发起协作的部门/人员，格式为“部门-姓名”

市场部-*张三

接收人

填写需直接协作的部门/人员，格式同上

产品部-李四、技术部-王五

抄送人

填写需知会但不直接参与的上级/相关方

分管副总-*赵六

日期

填写发送当天的日期，格式“YYYY-MM-DD”

2023-10-08

主题

简明概括项目核心事项，格式“【项目协作】+事项+目标”

【项目协作】双十一活动需求对接

核心内容

分点说明：①项目背景；②协作需求（具体任务、时间节点、交付标准）；③联系人

①双十一活动上线需市场部与产品部协同推进需求确认；②需求：10月12日前完成初版需求文档，10月15日联合评审；③对接人：市场部-*张三（联系方式：内线8888）

附件

列出相关文件名称及路径

《双十一活动需求初稿》（路径：共享文件夹/市场部/2023活动）

备注

其他需补充说明的事项（如紧急程度、特殊要求）

紧急事项，请优先处理

（二）紧急事务通知模板

字段

填写说明

示例

发送人

填写发起通知的部门/人员，格式同上

行政部-*刘七

接收人

填写需立即行动的部门/人员

全体员工、各部门负责人

抄送人

填写需同步信息的上级（如总经理室）

总经理室

日期

填写发送当天的日期，格式同上

2023-10-09

主题

标注“【紧急】”+核心事项

【紧急】办公区临时停电通知

核心内容

分点说明：①紧急事由；②影响范围；③应对措施（时间、行动要求）；④后续安排

①因电路检修，10月9日14:00-16:00办公区将停电；②影响范围：所有工位、会议室、服务器机房；③措施：请提前保存文件，关闭设备电源；服务器机房已启动备用电源；④后续：16:00恢复供电，如有异常联系行政部-*刘七（内线7777）

附件

无需附件可填“无”

无

备注

强调紧急程度及需配合的重点

请各部门立即传达至每位员工

（三）会议安排确认模板

字段

填写说明

示例

发送人

填写发起会议的部门/人员

人力资源部-*陈九

接收人

填写拟参会人员，格式同上

各部门负责人

抄送人

填写会议记录员或需知会的支持人员

行政部-*周十（会议记录）

日期

填写发送当天的日期，格式同上

2023-10-10

主题

格式“【会议通知】+会议主题+时间”

【会议通知】10月月度工作总结会（10月15日14:00）

核心内容

分点说明：①会议时间（起止时间，精确到分钟）；②会议地点/线上；③会议议程；④参会准备

①时间：10月15日14:00-16:00；②地点：总部3楼第一会议室（线上：企业会议号56）；③议程：各部门月度工作汇报（15分钟/部门）、下月计划讨论、领导总结；④准备：携带PPT纸质版（5份）、部门月度总结报告

附件

列出会议资料（如议程、背景材料）

《10月月度会议议程》《各部门月度总结模板》

备注

确认参会或请假需回