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2026年机器人集成公司采购流程优化管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为优化公司采购管理流程，提升采购效率、降低采购成本、保障采购质量，建立“需求精准-流程高效-管控到位-协同顺畅”的采购管理体系，适配定制化机器人集成项目的柔性采购需求，强化采购全流程风险防控，推动采购工作规范化、标准化、高效化发展，结合机器人集成行业特性及公司采购管理实际情况，特制定本制度。

第二条制定依据

本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》等国家相关法律法规、行业采购管理规范，结合公司战略发展规划、项目管理制度及采购实操经验制定。

第三条适用范围

本制度适用于公司所有采购业务的流程管理与优化工作，涵盖采购需求提报、供应商管理、采购计划制定、采购实施、合同签订、验收结算、采购档案管理等全流程环节。采购范围包括定制化机器人集成项目所需的零部件、核心组件、安全防护设备、检测仪器、耗材、服务类采购（如技术服务、运维服务）等。公司各需求部门、采购管理部门、财务部门、质量检验部门及所有参与采购工作的人员，均需遵守本制度要求。

第四条核心原则

（一）效率优先原则。简化冗余流程环节，优化审批节点，缩短采购周期，提升采购响应速度，满足定制化项目的紧急采购需求。

（二）质量保障原则。建立全流程质量管控机制，严格供应商准入与评估，规范采购验收标准，确保采购物资及服务符合项目要求与行业标准。

（三）成本可控原则。通过集中采购、优化供应商资源、规范采购定价机制等方式，合理控制采购成本，提升采购资金使用效益。

（四）合规透明原则。严格遵守法律法规及公司规章制度，采购流程公开透明，采购决策科学规范，防范廉政风险与合规风险。

（五）协同联动原则。强化需求部门、采购部门、财务部门、质量部门等跨部门协同，明确分工、高效配合，提升采购全流程协同效率。

第二章职责划分

第五条归口管理部门职责

公司采购部为采购流程优化与管理的归口管理部门，核心职责包括：1.制定并修订采购流程优化管理制度、操作规范及采购标准；2.统筹采购流程优化工作，识别现有流程痛点，提出优化方案并组织实施；3.负责供应商的开发、准入、评估、分级及动态管理；4.牵头制定采购计划，组织实施采购活动，包括询价、比价、招标等；5.负责采购合同的起草、谈判、签订与履行跟踪；6.协调解决采购实施过程中的问题，保障采购流程顺畅；7.负责采购全流程档案的收集、整理、归档与保管；8.组织开展采购流程优化相关培训，提升相关人员业务能力。

第六条相关部门职责

（一）需求部门。准确提报采购需求，明确采购物资/服务的规格、参数、数量、质量要求、交付时限等信息；参与供应商选型评估（如需）；配合开展采购验收工作；及时反馈采购物资/服务的使用情况；按要求提供采购需求相关支撑资料。

（二）财务部门。负责采购预算的审核与管控，确保采购资金合规使用；参与采购定价审核与合同财务条款审核；负责采购款项的支付审核与结算；对采购成本进行核算与分析，提出成本优化建议；监督采购资金使用效益。

（三）质量检验部门。负责制定采购物资/服务的验收标准；参与供应商准入评估，核查供应商质量保障能力；开展采购物资的检验检测工作，出具验收报告；跟踪不合格采购物资的退换货、整改等处理流程；建立采购质量追溯机制。

（四）法务部门。负责采购合同的法律条款审核，防范合同法律风险；为采购流程优化提供法律支持，确保优化方案符合法律法规要求；参与处理采购合同纠纷等法律相关问题。

（五）项目管理部门。针对定制化机器人集成项目，协调需求部门梳理项目采购需求，统筹项目采购时序，确保采购工作与项目进度匹配；参与项目相关采购的验收工作，保障采购物资满足项目实施要求。

第七条采购流程优化专项小组职责

采购部牵头成立采购流程优化专项小组，成员由需求部门、财务部门、质量部门、法务部门指定人员组成，核心职责包括：1.定期梳理采购全流程各环节存在的痛点、堵点问题，收集各部门优化建议；2.针对现有采购流程的冗余节点、审批延迟、协同不畅等问题，研究制定针对性的优化方案；3.组织优化方案的论证与试点实施，跟踪优化效果；4.负责优化方案的全面推广落地，协调解决推广过程中的问题；5.定期评估采购流程优化成效，持续迭代优化措施。

第三章采购流程优化细则

第八条采购需求提报优化

（一）规范需求提报标准。采购部制定《标准化采购需求提报表》，明确提报要素，包括采购名称、规格参数、质量标准、数量、交付时限、用途、预算金额、验收要求等；需求部门需按标准填写提报表，附相关技术参数文件（如需），确保需求描述准确、完整，避免模糊表述。

（二）优化需求审核流程。需求部门提报采购需求后，先由部门负责人审核确认，再提交至采购部；采购部对需