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2026年机器人集成公司安全管控档案管理与查阅制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司安全管控档案的管理与查阅工作，建立标准化、闭环化的档案管理体系，确保安全管控档案的真实、完整、规范与安全，充分发挥档案在项目安全追溯、风险防控、合规审计及经验传承中的核心作用，保障公司定制化机器人集成项目安全管控工作持续优化，结合行业特性及公司实际经营情况，特制定本制度。

第二条制定依据

本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国安全生产法》《企业档案管理规定》等国家相关法律法规及行业规范，结合公司安全管理制度、项目管理制度及档案管理实操经验制定。

第三条适用范围

本制度适用于公司所有安全管控档案的形成、收集、整理、归档、保管、查阅、复制、移交、销毁等全流程管理工作；覆盖公司各部门（项目管理部、安全管理部、技术开发部、安装调试部、售后服务部等）在定制化机器人集成项目全生命周期产生的各类安全管控相关档案；参与档案管理与查阅的所有部门及全体人员，均需遵守本制度要求。

第四条核心原则

（一）全程追溯原则。安全管控档案管理需贯穿项目全生命周期，确保每一项安全管控工作均有档案支撑，实现“事事有记录、记录可追溯”。

（二）真实完整原则。档案形成与收集需确保内容真实、数据准确、要素完整，严禁虚构、篡改、缺失档案信息，保障档案的原始性与有效性。

（三）规范有序原则。档案的整理、归档、保管需遵循统一标准，分类清晰、编号规范、存放有序，提升档案管理效率与利用价值。

（四）安全保密原则。严格落实档案安全防护与保密要求，防范档案丢失、损毁、泄露，保护公司商业秘密、客户信息及安全管控核心数据。

（五）便捷高效原则。在保障安全的前提下，优化档案查阅流程，简化审批环节，确保相关部门能及时获取档案资料，支撑工作开展。

第二章档案管理职责划分

第五条归口管理部门职责

公司档案管理部为安全管控档案的归口管理部门，核心职责包括：1.制定并优化安全管控档案管理标准、流程及操作规范；2.统筹协调各部门开展档案收集、整理、归档工作，对档案质量进行审核；3.负责档案的集中保管、日常维护、安全防护及到期销毁工作；4.受理并审批档案查阅、复制、移交申请，规范档案使用流程；5.组织开展档案管理培训，提升各部门档案管理意识与实操能力；6.定期开展档案管理专项检查，排查整改档案管理隐患。

第六条相关部门职责

（一）项目管理部。负责定制化项目全生命周期安全管控档案的初步收集、整理与移交，包括项目风险评估报告、安全技术交底记录、安装调试安全记录、试运行安全报告等；指定专人担任兼职档案员，配合档案管理部完成归档与核查工作。

（二）安全管理部。负责安全培训记录、应急演练记录、安全检查报告、安全事件处置记录、安全考核评价资料等档案的收集、整理与移交；协助档案管理部制定档案分类标准，参与档案质量审核。

（三）技术开发部。负责安全技术方案、设备安全认证文件、技术交底记录、安全隐患整改技术方案等档案的收集、整理与移交，确保技术类档案的专业性与准确性。

（四）其他部门。根据部门职责，负责本部门产生的安全管控相关档案（如采购设备安全资质证明、售后运维安全记录等）的收集、整理与及时移交，配合档案管理部完成档案管理相关工作。

第七条档案管理人员职责

（一）专职档案员。负责档案的集中保管、分类编号、借阅登记、日常维护等工作；严格执行档案安全防护措施，定期检查档案保存状态；及时处理档案管理中的问题，上报重大档案安全隐患。

（二）兼职档案员。负责本部门安全管控档案的日常收集、初步整理、规范装订，按规定时限移交至档案管理部；跟踪本部门档案移交后的审核反馈，及时补充完善相关资料；协助本部门人员办理档案查阅手续。

第三章档案收集与整理规范

第八条档案收集范围

安全管控档案收集范围覆盖定制化机器人集成项目全生命周期及公司安全管理全流程，核心包括：1.基础管理类：安全管理制度、安全管理组织架构、岗位职责、安全目标规划等；2.项目全周期类：项目安全风险评估报告、安全技术方案、安全交底记录、安装调试安全操作记录、试运行安全监测数据、交付验收安全确认文件、售后运维安全记录等；3.人员管理类：安全培训计划、培训教材、培训签到表、考核成绩单、人员安全资质证明、特种作业人员操作证等；4.应急管理类：应急预案、应急资源配置清单、应急演练记录、应急事件处置报告、复盘分析资料等；5.监督考核类：安全检查计划、检查记录表、隐患整改通知书及整改验证资料、安全考核评价记录、奖惩文件等；6.设备物资类：采购设备安全认证文件、安全防护设施检测报告、个人防护用品采购与发放记录等；7.其他类：与安全管控相关的合同条款、客户安全要求文件、合规审计资料、行业安全标准规范等。

第九条收