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2026年机器人集成公司办公设备采购质量审核管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司办公设备采购质量审核工作，建立“需求合规-资质达标-方案可行-验收合格”的全流程质量审核体系，保障采购的办公设备符合办公实际需求、质量可靠稳定、性价比合理，防范劣质设备投入使用引发的效率损耗与安全风险，降低采购成本与后期运维成本，结合机器人集成公司办公场景特性及采购管理实际情况，特制定本制度。

第二条制定依据

本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国产品质量法》《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》等国家相关法律法规、行业质量标准，结合公司采购管理制度、办公资产管理办法及实操经验制定。

第三条适用范围

本制度适用于公司所有办公设备采购全流程的质量审核工作，涵盖办公设备需求提报、供应商资质、采购方案、合同条款、到货验收、结算支付等关键环节的质量把控。办公设备范围包括但不限于办公计算机、打印机、复印机、投影仪、扫描仪、服务器、办公家具、网络设备等各类办公所需硬件及辅助设备。公司各需求部门、采购部、质量审核部、财务部、信息技术部及所有参与办公设备采购质量审核的人员，均需遵守本制度要求。

第四条核心原则

（一）质量优先原则。将质量审核贯穿采购全流程，以设备质量达标为核心前提，优先选择质量可靠、性能稳定的产品及服务商。

（二）全流程审核原则。对办公设备采购从需求提报到结算支付的每个环节实施质量审核，形成闭环管控，杜绝质量漏洞。

（三）客观公正原则。质量审核需以国家标准、行业规范及公司明确要求为依据，客观评估、公正判定，不受人为因素干扰。

（四）权责明晰原则。明确各部门及相关人员在质量审核中的具体职责，做到审核有依据、责任可追溯。

（五）高效协同原则。强化各部门在质量审核工作中的协同配合，优化审核流程，提升审核效率，保障采购工作顺利推进。

第二章职责划分

第五条归口管理部门职责

公司采购部会同质量审核部作为办公设备采购质量审核的归口管理部门，核心职责包括：1.制定并修订办公设备采购质量审核管理制度、审核标准及操作规范；2.统筹协调全流程质量审核工作，明确各环节审核节点、审核要求及审核时限；3.组织开展质量审核业务培训，提升相关人员审核能力；4.监督各部门质量审核职责履行情况，协调解决审核过程中的争议问题；5.汇总审核记录，梳理审核过程中发现的共性问题，提出采购质量优化建议；6.牵头处理采购质量纠纷及不合格设备的后续处置工作。

第六条相关部门职责

（一）需求部门。负责提报本部门办公设备采购需求，明确设备的功能、性能、规格、质量标准及使用场景等核心要求，确保需求描述准确、完整；配合开展需求阶段的质量审核，对审核提出的需求优化建议及时响应；参与到货验收环节的质量审核，确认设备是否符合实际使用需求。

（二）财务部。负责对采购预算的合理性、支付条款的质量保障关联性进行审核，确保采购资金使用合规；将质量验收结果作为付款的核心依据，对未通过质量审核的采购项目不予支付相关款项；配合开展采购质量成本分析，为质量审核标准优化提供数据支持。

（三）信息技术部。负责对办公设备的技术参数、兼容性、安全性、可维护性等技术指标进行审核，确保设备符合公司信息化建设要求及网络安全规范；参与到货验收中的技术测试环节，出具技术审核意见；提供办公设备技术选型参考标准，协助优化质量审核技术指标。

（四）法务部。负责对采购合同中的质量条款、违约责任、质保期限等内容进行审核，确保条款合法合规、权责清晰，为质量保障提供法律支撑；协助处理因设备质量问题引发的合同纠纷，维护公司合法权益。

第七条审核人员职责

（一）专职审核人员。采购部及质量审核部指定专职审核人员，负责全流程质量审核的具体实施工作，包括需求审核、资质审核、方案审核、验收审核等；严格按审核标准开展工作，如实记录审核情况，出具明确的审核意见；及时向归口管理部门反馈审核过程中发现的问题，跟踪问题整改情况；妥善保管审核相关档案资料。

（二）兼职审核人员。各相关部门指定兼职审核人员，配合专职审核人员开展本部门职责范围内的质量审核工作，如需求部门兼职审核人员确认需求合理性、信息技术部兼职审核人员审核技术参数等；及时完成审核任务，对审核意见的真实性、准确性负责。

第三章全流程质量审核规范

第八条采购需求质量审核

（一）审核内容。需求审核重点核查以下内容：1.需求的必要性，确认采购设备是否为办公必需，是否存在重复采购或超需求采购情况；2.需求的明确性，核查设备功能、性能参数、规格型号、质量标准、质保要求、交付时限等描述是否清晰、具体，无模糊表述；3.需求的可行性，结合公司办公场景、信息化建设现状，审核需求参数是否符合实际使用条件，技术上是否可实现；4.需求的经济性，审核需求对应的预算是否合理，是