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2026年机器人集成公司供应商合作协议管理制度

第一章总则

第一条为规范本公司供应商合作协议的全流程管理，明确协议管理职责，保障合作双方合法权益，防范合作风险，提升供应商合作质量与效率，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》及公司采购管理、供应商管理相关规定，结合机器人集成业务供应商合作实际，制定本制度。

第二条本制度适用于公司与各类供应商（包括设备供应商、零部件供应商、技术服务供应商、物流服务商等）签订的各类合作协议的起草、审核、签订、履行、变更、解除、归档及争议处理等全流程管理工作。公司采购管理部、法务部、技术部、财务部、设备管理部、各业务部门及参与供应商合作的相关人员，均需严格遵守本制度规定。

第三条供应商合作协议管理遵循“合法合规、权责明确、风险可控、流程规范、高效协同”的原则，确保协议条款严谨完整、签订流程规范有序、履行过程全程可控，保障合作业务顺利开展。

第四条本制度所称供应商合作协议，指公司与供应商为明确合作权利义务关系而签订的各类书面协议，包括但不限于采购协议、服务协议、合作框架协议、技术合作协议、物流配送协议等；所称全流程管理，指从协议需求提出、起草编制，到审核审批、签订生效，再到履行跟踪、变更解除，直至协议终止后的归档管理及争议处理的全过程管控。

第二章组织与职责

第五条公司采购管理部为供应商合作协议管理的归口管理部门，主要职责包括：

（一）制定并完善供应商合作协议管理相关流程、标准及协议模板，牵头构建公司供应商合作协议管理体系；

（二）统筹协调供应商合作协议的起草、审核、签订、履行跟踪等全流程工作，确保各环节有序衔接；

（三）负责供应商合作协议的初步审核，重点核查协议主体资质、合作范围、价格条款、交付时限等核心内容的合理性与完整性；

（四）建立并动态更新供应商合作协议管理台账，详细记录协议编号、合作双方信息、协议内容、签订时间、履行进度、变更情况、归档状态等信息；

（五）牵头组织协议履行过程中的跟踪协调工作，收集履行信息，及时发现并协调解决履行过程中的问题；

（六）负责供应商合作协议的归档管理工作，统筹整理协议相关资料，确保档案完整规范；

（七）配合法务部处理供应商合作协议相关的争议与纠纷。

第六条各相关部门在供应商合作协议管理中的主要职责：

（一）法务部：负责供应商合作协议的法律审核，重点核查协议条款的合法性、合规性，防范法律风险；提供协议相关的法律咨询支持；牵头处理协议履行过程中的法律争议与纠纷，制定争议处理方案；审核协议变更、解除的合法性。

（二）技术部：参与技术类合作协议、设备采购协议的审核，重点核查协议中的技术参数、质量标准、技术服务要求等条款的合理性与可行性；提供技术层面的专业支持，协助解决履行过程中的技术问题。

（三）财务部：参与供应商合作协议的财务审核，重点核查协议中的价格条款、付款方式、付款时限、发票要求等条款的合规性与合理性；负责协议履行过程中的款项支付审核，跟踪付款进度；配合开展协议履行的财务风险管控。

（四）设备管理部：参与设备采购、维保类协议的审核，重点核查设备质量标准、验收流程、维保要求等条款；负责协议履行过程中设备验收、维保服务监督等相关工作，反馈设备相关的协议履行情况。

（五）各业务需求部门：提出供应商合作协议的需求，明确合作核心要求；参与协议起草与审核，确认协议条款符合业务需求；负责本部门相关合作协议履行过程中的具体对接工作，及时反馈履行过程中的问题；配合采购管理部开展协议归档及争议处理相关工作。

第七条协议经办人职责：由采购管理部或业务需求部门指定专人担任，负责协议起草、资料收集、流程流转、信息传递等具体工作；确保起草的协议内容真实、完整，提交的审核资料齐全；跟踪协议审核、签订进度，及时处理审核过程中的反馈意见；负责协议履行过程中的日常沟通协调，记录履行情况。

第三章供应商合作协议起草与审核

第八条协议起草前提：供应商合作协议起草前，业务需求部门需明确合作需求，包括合作内容、合作期限、技术要求、质量标准、交付要求、预算金额等核心信息，并提交采购管理部；采购管理部需对合作供应商的资质进行审核，确认供应商具备相应的合作能力与资质，不符合资质要求的供应商不得开展合作协议起草工作。

第九条协议起草要求：

（一）协议起草应优先采用公司发布的标准协议模板；无标准模板的，需结合合作实际情况起草，确保协议结构完整、条款清晰；

（二）协议内容需明确双方核心权利义务，至少应包含以下核心条款：合作双方基本信息（名称、地址、联系方式、法定代表人等）、合作范围与内容、质量标准与要求、价格与付款方式、交付/服务时限与地点、验收标准与流程、违约责任、保密条款、争议解决方式、协议期限、协议生效与终止条件等；

（三）协议条款表述需严谨、准确、无歧义，避免使用模糊