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2026年机器人集成公司采购款项结算管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司采购款项结算管理工作，明确采购款项结算的范围、条件、流程及责任分工，保障资金支付安全、精准、高效，防范结算风险，维护公司与供应商的合法权益，提升采购供应链财务管理水平，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《企业内部控制基本规范》等相关法律法规，结合机器人集成行业采购业务特性（含设备采购、零部件采购、服务采购等）及公司采购管理与财务核算实际，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司各职能部门、业务单元及全体员工，覆盖公司采购全流程中各类采购款项的结算申请、审核、支付、账务处理及后续管控等全环节工作；涉及的采购类型包括机器人本体采购、核心零部件采购、辅助物料采购、技术服务采购、工程配套采购等各类采购业务；同时适用于与公司合作的所有供应商（含外包服务商、合作单位）相关的采购款项结算事宜。

第三条核心原则

（一）合法合规原则。采购款项结算需严格遵循相关法律法规、采购合同约定及公司财务管理制度，确保结算流程合规、支付依据充分、账务处理规范。

（二）精准及时原则。确保结算金额精准无误，符合采购合同约定及实际履约情况；在满足结算条件的前提下，及时推进结算流程，保障供应商款项按时支付，维护良好合作关系。

（三）权责明晰原则。明确各部门在结算工作中的职责，建立“申请-审核-支付-复核”的闭环管理机制，确保每一笔采购款项结算都有迹可循、责任到人。

（四）预算管控原则。采购款项结算需严格遵循公司年度采购预算及项目预算，超预算结算需按规定履行审批程序，确保资金使用可控。

（五）风险可控原则。强化结算全流程风险防控，重点核查采购合同履约情况、票据真实性、支付安全性，防范虚假结算、票据造假、资金挪用等风险。

第四条管理职责

（一）公司管理层：负责审定公司采购款项结算管理制度及重大结算事项（单次结算金额超过50万元或特殊采购业务）；审批超预算结算、异常结算等特殊事项；协调解决结算过程中的重大争议与资源调配问题；监督采购款项结算工作整体推进情况。

（二）财务部门：作为采购款项结算的归口管理部门，牵头制定、修订本制度及结算细则；负责审核结算申请的合规性、票据的真实性与完整性、结算金额的准确性；办理采购款项支付手续及账务处理；建立采购款项结算台账，开展结算数据分析与风险预警；指导各相关部门开展结算相关工作。

（三）采购部门：负责牵头推进采购款项结算工作，收集整理结算所需资料；核实采购合同履约情况、到货验收情况、发票合规性等；填写结算申请相关资料，提交财务部门审核；跟踪结算流程进度，协调解决结算过程中出现的问题；与供应商对接结算相关事宜。

（四）业务部门/项目部门：负责核实采购物料/设备/服务的实际使用情况、履约效果；确认采购款项结算的必要性与合理性；配合采购部门、财务部门提供结算所需的相关资料（如验收记录、使用确认单等）；参与结算过程中的争议协调。

（五）质量部门：负责提供采购物料/设备的质量验收报告，确认物料/设备质量是否符合结算要求；对因质量问题引发的结算争议，提供专业意见及相关证明材料。

（六）法务部门：负责审核采购合同中结算条款的合规性与法律效力；对结算过程中因合同纠纷引发的争议，提供法律支持；协助核查结算相关法律文书的有效性。

（七）采购需求部门/使用部门：负责确认采购物料/设备/服务已按要求交付并投入使用；配合完成验收工作，提供验收确认相关资料；对结算相关的使用情况予以核实。

（八）全体相关人员：严格遵守本制度规定，规范提交结算相关资料；及时反馈结算过程中发现的问题；保守结算过程中的商业秘密与财务信息。

第二章采购款项结算范围与条件

第五条结算范围

采购款项结算范围涵盖采购全流程中需支付给供应商的各类款项，具体包括：

（一）采购货款：指按采购合同约定支付给供应商的物料/设备采购对价，含机器人本体、核心零部件、辅助物料等的采购价款。

（二）服务费用：指按采购合同约定支付给供应商的技术服务、工程配套、安装调试等服务对价。

（三）履约相关费用：指采购合同约定的运杂费、包装费、保险费、安装调试费、检测费等与采购履约相关的费用。

（四）预付款与进度款：指按采购合同约定需预先支付的预付款，及按履约进度支付的进度款。

（五）其他采购相关款项：指经公司审批同意支付的与采购业务相关的其他款项，如质量保证金返还、违约金抵扣后的结算款项等。

第六条结算条件

采购款项结算需同时满足以下基本条件，特殊采购业务可按合同约定补充其他条件：

（一）合同履约完成：供应商已按采购合同约定的范围、数量、质量标准及时间要求完成物料/设备交付或服务提供，且经相关部门验收合格。

（二）验收手续完备：已完成采购物料/设备/服务的验收工作，取得加盖相关部门公章的验收确认单（或验收报告）