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2026年机器人集成公司核心集成设备与运维物料采购管理制度

第一章总则

第一条为规范XX机器人集成公司（以下简称“公司”）核心集成设备与运维物料的采购管理工作，建立科学高效、风险可控的采购体系，保障核心集成设备的技术先进性、质量可靠性及运维物料的及时供应，控制采购成本，提升采购效率，支撑公司机器人集成项目实施与运维服务的顺利开展，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国产品质量法》等相关法律法规及公司《采购管理总则》《财务管理制度》《质量管控办法》等规定，结合核心集成设备（如机器人本体、核心控制系统、精密传动部件等）与运维物料（如易损配件、润滑油料、检测耗材等）的采购特性，制定本制度。

第二条本制度适用于公司核心集成设备与运维物料的采购计划制定、采购方式选择、供应商筛选、合同签订、订单执行、验收入库、付款结算、采购档案管理等全流程工作；涉及公司采购部、技术部、质量部、工程部、生产部、财务部、法务部等相关部门及所有参与采购管理的人员；不适用于公司非核心设备及非运维类物料的采购管理。

第三条核心集成设备与运维物料采购管理遵循以下基本原则：

（一）战略优先原则。核心集成设备采购需贴合公司技术发展战略，优先选择具备核心技术优势、可提供长期技术支持的供应商；运维物料采购需保障运维服务连续性，平衡供应稳定性与成本合理性；

（二）质量第一原则。严格把控采购物资质量，核心集成设备需符合技术标准与项目需求，运维物料需满足运维服务质量要求，杜绝不合格物资流入使用环节；

（三）成本可控原则。通过优化采购流程、集中采购、长期合作等方式降低采购成本，核心集成设备需进行全生命周期成本评估，运维物料需建立合理库存管控机制，避免积压浪费；

（四）合规高效原则。采购流程严格遵守法律法规及公司规定，规范采购行为，同时优化审批流程，提升采购效率，保障物资及时供应；

（五）风险防控原则。建立全流程风险识别与管控机制，重点防范核心集成设备的技术风险、交付风险，运维物料的供应中断风险、库存积压风险；

（六）权责明晰原则。明确各部门及人员在采购管理中的职责，确保采购各环节责任落实到人，流程可追溯。

第四条各相关部门主要职责：

（一）采购部：作为采购管理牵头部门，负责编制采购计划、筛选供应商、组织采购实施、签订采购合同、跟踪订单履约、协调验收结算、管理采购档案；牵头开展采购风险评估与管控；

（二）技术部：负责核心集成设备的技术参数制定、技术可行性审核、供应商技术能力评估、采购过程技术支持及技术验收标准制定；参与核心集成设备供应商筛选与合同技术条款审核；

（三）质量部：负责制定核心集成设备与运维物料的质量验收标准，开展来料检验、过程质量监督；参与供应商质量体系审核与评估；处理采购质量问题；

（四）工程部/运维部：负责提出运维物料需求计划，反馈运维物料使用情况与质量问题；参与运维物料采购验收；提供核心集成设备的项目适配需求；

（五）生产部/项目组：负责提出核心集成设备采购需求，参与核心集成设备验收与安装调试；反馈设备使用过程中的性能与质量问题；

（六）财务部：负责采购预算审核、付款审批、财务核算与资金管控；参与采购成本评估与供应商信用审核；

（七）法务部：负责审核采购合同的合法性、合规性；提供法律支持，协助处理采购合同纠纷与供应商违约问题；

（八）公司管理层：负责审批核心采购计划、重大采购合同、关键供应商选择、大额付款等重大事项。

第二章采购计划管理

第五条采购计划编制需基于公司经营目标、项目需求及运维服务规划，实行“年度规划+季度调整+月度执行”的动态管理机制：

（一）核心集成设备采购计划。由生产部/项目组根据年度项目计划提出需求，技术部审核技术参数与可行性，采购部汇总需求并结合市场供应情况、成本预算编制年度采购计划；季度末根据项目进度调整计划，月度生成具体执行计划；年度及季度采购计划需报公司管理层审批；

（二）运维物料采购计划。由工程部/运维部根据年度运维服务计划、历史消耗数据、库存水平提出需求，采购部汇总需求并结合供应周期、成本预算编制年度采购计划；每月根据实际消耗与库存情况调整生成月度执行计划；年度计划报公司管理层审批，月度计划报采购部负责人及财务部审批。

第六条采购计划内容需明确：物资名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准、交付时间、交付地点、预算金额、资金来源、需求部门等核心信息；核心集成设备采购计划还需注明项目适配要求、技术支持需求等；运维物料采购计划需注明安全库存水平、补货周期等。

第七条采购计划审核流程：

（一）需求部门提交采购需求表，注明需求依据与紧急程度；

（二）技术部（核心集成设备）、质量部审核技术与质量要求；

（三）财务部审核预算合理性与资金保障能力；

（四）采购部汇总审核意见，编制采购计划，按权限报