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2026年剧本杀运营公司礼品采购管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司礼品采购管理工作，明确采购标准、流程及责任分工，保障礼品质量符合品牌定位与使用需求，控制采购成本，防范采购过程中的廉政风险与法律风险，提升礼品采购与使用效率，依据国家相关法律法规及公司经营管理实际，结合剧本杀行业礼品使用特性（客户回馈、活动抽奖、员工福利等），制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有礼品采购全流程管理工作，涵盖礼品需求提报、供应商筛选与管理、采购计划制定、采购实施、验收入库、储存保管、发放使用、费用结算、档案管理等环节；适用于公司各部门因经营需要开展的各类礼品采购，包括客户回馈礼品（剧本周边、定制纪念品等）、市场活动礼品（抽奖礼品、参与奖等）、员工福利礼品（节日福利、表彰礼品等）、商务往来礼品等；适用于公司行政部门、财务部门、各需求部门及所有参与礼品采购工作的员工，各部门及相关人员需严格遵照本制度执行。

第三条核心定义

（一）采购礼品。指公司为实现客户维护、品牌推广、员工激励、商务往来等目标，通过正规采购渠道购置的各类物品，包括定制类礼品（印有公司品牌标识的物品）、通用类礼品、剧本主题周边礼品等。

（二）定制类礼品。指带有公司品牌LOGO、名称、宣传语等标识的专属礼品，如定制钥匙扣、笔记本、帆布袋、剧本主题徽章等，用于品牌传播与客户深度绑定。

（三）供应商。指具备合法经营资质，能为公司提供礼品供应服务的各类商家，包括生产厂家、经销商、电商平台官方店铺等。

（四）采购周期。指礼品采购的时间跨度，分为日常采购周期（常规礼品）、专项采购周期（大型活动、节日福利等专项需求）、应急采购周期（临时突发需求）。

（五）采购风险。指因供应商选择不当、礼品质量不达标、采购流程不合规、成本失控、廉政问题等因素引发的，可能损害公司利益、影响品牌形象或违反法律法规的各类风险。

第四条基本原则

（一）合法合规原则。严格遵守《中华人民共和国招标投标法》《政府采购法》等相关法律法规，确保采购流程、合同签订、供应商合作等环节合法合规。

（二）需求导向原则。以实际使用需求为核心，采购礼品需匹配使用场景（客户回馈、活动抽奖等）与受众需求，避免盲目采购与资源浪费。

（三）质优价廉原则。在保证礼品质量符合标准的前提下，通过多方比价、集中采购等方式控制采购成本，提升资金使用效率。

（四）公开透明原则。采购流程需公开规范，供应商选择、价格确定、合同签订等关键环节需留存完整记录，确保可追溯、可监督。

（五）廉政自律原则。参与采购工作的人员需严格遵守廉政规定，严禁收受供应商回扣、贿赂或接受不正当利益，杜绝暗箱操作。

（六）品牌适配原则。采购礼品的品质、风格需符合公司品牌定位，定制类礼品需严格规范品牌标识呈现，强化品牌形象传播。

第二章组织架构与职责

第五条组织架构

公司建立“行政部门牵头统筹、需求部门提报需求、财务部门审核监督、供应商分级管理、管理层审批决策”的礼品采购管理机制，形成分工明确、协同高效的管理体系，确保采购工作有序推进。

第六条各部门及人员职责

（一）行政部门。作为礼品采购牵头管理部门，主要职责包括：1.负责本制度的制定、修订及解释，统筹礼品采购全流程工作；2.接收各部门礼品需求，汇总编制采购计划；3.负责供应商的筛选、评估、准入、淘汰及日常管理；4.组织开展采购实施工作，包括询价、比价、谈判、合同签订等；5.牵头开展礼品验收、入库、储存、发放管理工作；6.负责采购档案的建立与管理，定期开展采购工作复盘；7.组织采购相关培训，提升采购人员专业能力与廉政意识；8.协调处理采购过程中的各类问题，包括质量纠纷、供应商违约等。

（二）需求部门。主要职责包括：1.根据实际需求提交《礼品采购需求申请表》，明确礼品名称、规格、数量、用途、使用时间、质量要求等信息；2.配合行政部门开展礼品选型、样品确认等工作；3.参与礼品验收工作，确认礼品符合需求标准；4.负责本部门领用礼品的发放、登记及使用管理；5.及时向行政部门反馈礼品使用过程中发现的质量问题。

（三）财务部门。主要职责包括：1.负责礼品采购预算的审核与管控，确保采购支出符合公司财务制度；2.审核采购合同中的财务条款，包括价格、付款方式、发票要求等；3.负责采购费用的审核与支付，核对采购发票、验收单据、合同等资料的一致性与合规性；4.对采购成本进行核算与分析，提出成本优化建议；5.监督采购资金使用情况，防范财务风险与廉政风险。

（四）法务部门。主要职责包括：1.审核采购合同的合法性、合规性，防范合同风险；2.为采购过程中的法律问题提供咨询支持，指导处理供应商纠纷、质量索赔等法律事务；3.参与供应商准入审核，核查供应商资质的合法性；4.监督采购流程的合规性，防