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行业通用采购清单制作与审批流程指南

一、适用范围与典型应用场景

本指南适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“单位”）的日常运营、项目实施、设备维护等场景中的采购清单编制与审批管理。具体包括但不限于：

日常办公采购：如文具耗材、办公设备配件等；

项目专项采购：如研发材料、工程物资、服务外包等；

生产运营采购：如原材料、零部件、生产设备等；

后勤保障采购：如安防设施、清洁用品、员工劳保用品等。

二、全流程操作步骤详解

（一）采购需求提报

需求发起：各部门根据实际工作需要（如新员工入职、设备故障、项目启动等），由部门负责人或指定人员填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、用途、预估数量、期望到货时间及预算金额。

需求初审：部门负责人对需求的必要性、合理性进行审核，确认后提交至采购管理部门（或综合管理部门）。

（二）采购清单编制

清单基础信息填写：采购管理部门根据已审批的《采购需求申请表》，使用标准采购清单模板（详见第三部分），逐项填写物品/服务的详细信息，包括：

物品名称（需准确，避免“一批办公用品”等模糊表述）；

规格型号（如尺寸、材质、技术参数等，保证供应商能准确理解）；

数量（根据实际需求填写，避免过量采购造成浪费）；

预算单价及总价（参考历史采购价格或市场行情，填写含税/不含税价格）；

用途说明（关联具体项目或工作场景，便于审批人判断）；

供应商建议（如有指定供应商，需说明原因；如无，可注明“需比价选择”）。

清单复核：采购编制人自查清单信息完整性、准确性，重点核对数量、预算与需求的一致性，确认无误后提交至下一审批环节。

（三）审批流程执行

审批流程需根据采购金额、物品类型及单位制度分级执行，以下为通用审批层级（可根据单位实际调整）：

部门级审批：采购清单首先提交至需求部门负责人，确认需求未变更、预算未超部门年度计划后签字。

财务审核：财务部门对清单的预算合理性、资金来源（如是否在年度预算内、是否符合专项资金规定）进行审核，重点检查单价是否超标准、总价是否超预算。

分管领导审批：根据采购金额，由分管相关业务的领导审批（如采购金额≤5000元，由部门总监审批；5000元＜采购金额≤20000元，由分管副总审批；采购金额＞20000元，需提交总经理/单位负责人审批）。

特殊情况审批：如涉及紧急采购（如突发设备故障需立即维修），可启动“紧急审批流程”，由需求部门负责人、分管领导口头沟通后先行采购，事后1个工作日内补办书面审批手续。

（四）采购执行与清单备案

供应商选择：审批通过的采购清单，由采购管理部门根据单位采购制度（如公开招标、询比价、单一来源采购等）选择供应商，保证采购过程合规、性价比最优。

订单下达：与供应商确认供货details（如价格、交货期、质保条款等）后，签订采购合同或下达订单，并将订单号、供应商信息同步至采购清单中。

清单归档：审批完成的采购清单（含需求申请表、审批记录、订单合同等）由采购管理部门统一编号、存档，电子档备份至指定服务器，保存期限不少于3年。

（五）验收与后续管理

物品验收：到货后，由需求部门、采购部门、财务部门（如需）共同验收，核对物品名称、规格、数量、质量是否与清单一致，验收合格后填写《采购验收单》，三方签字确认。

问题处理：如验收不合格，需在清单中备注问题详情，及时与供应商沟通退换货或索赔，重新启动采购流程时需更新清单信息。

付款结算：财务部门凭审批通过的采购清单、验收单、发票（合规票据）办理付款手续，保证“单据一致、账实相符”。

三、采购清单标准模板

采购清单及审批表

序号

物品名称

规格型号

单位

数量

预算单价（元）

预算总价（元）

用途说明

供应商建议

需求部门

部门负责人

财务审核

分管领导

总经理/单位负责人

验收结果

1

A4打印纸

80g500张/包

包

10

25.00

250.00

日常办公使用

XX办公用品公司

行政部

*经理

√

-

合格

2

项目服务器

DellR740/32G内存/2T硬盘

台

1

15000.00

15000.00

研发项目部署

需3家比价

技术部

*总监

√

√

待验收

7个工作日交货

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

填写说明：

“序号”按物品类别排序（如办公设备、材料、服务分开）；

“预算总价=预算单价×数量”，合计行需手动计算并核对；

“验收结果”栏由验收人员填写，填写“合格/不合格/部分合格”；

“备注”栏可填写特殊要求（如“需含安装服务”“质保期2年”等）。

四、关键注意事项与风险提示

需求准确性：采购清单需与实际需求严格匹配，避免“清单与实际物品不符”“数量虚报”等问题，导致资源浪费或影响工作进度。

预算合规性：所有采购需在年度预算范围内，超预算采购需提前提交预算调整申请，未经审批不得