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2026年学校行政秘书工作计划

2026年，学校行政秘书工作将紧密围绕学校年度中心任务，以“服务大局、强化统筹、提升效能、保障落实”为核心目标，重点从综合协调、文件与档案管理、会议组织、信息调研、后勤保障协同、制度优化及自身能力建设等七个维度系统推进，确保行政运转高效有序，为学校高质量发展提供坚实支撑。

一、深化综合协调，构建高效协作网络

坚持“全局视野、主动作为”原则，强化部门间协同联动，重点破解跨部门工作推进中的堵点问题。一是建立“月度联席+专项对接”双轨协调机制：每月5日前组织一次部门联络员会议，汇总各部门上月重点工作完成情况及本月计划，梳理需跨部门协作事项（如迎新工作中的学工、后勤、保卫联动，教学评估中的教务、科研、各学院配合等），形成《跨部门协作任务清单》，明确责任部门、配合部门及完成时限；针对突发性或临时性重点任务（如上级检查、重大活动筹备），即时成立专项协调小组，由行政秘书牵头，相关部门负责人参与，每周跟进进展并向校领导汇报。二是优化师生需求响应流程：在现有校长信箱、线上服务平台基础上，增设“行政秘书接待日”（每周三下午14:00-17:00），由行政秘书轮值接待师生面对面反映问题；建立“接诉即办”台账，对师生诉求分类标注（教学类、生活类、管理类），一般问题24小时内转办相关部门，复杂问题3个工作日内形成初步解决方案，所有诉求需在7个工作日内反馈办理结果，确保“事事有回音、件件有落实”。三是加强与上级教育部门、兄弟院校的沟通联络：指定专人负责对接省教育厅、市教育局等上级单位，及时跟踪政策动态（如职称评审新规、经费管理办法调整等），每月整理《政策要点速递》供校领导参考；每季度与3-5所同类型院校行政部门开展交流，学习其在数字化管理、会议精简、档案利用等方面的先进经验，形成《兄弟院校管理创新案例集》，年内推广2-3项可复制经验。

二、精细文件与档案管理，夯实基础支撑

以“规范、安全、高效”为目标，全面提升文件流转与档案管理的科学化水平。一是优化公文处理流程：修订《学校公文管理办法》，明确收文“登记-初审-拟办-批办-承办-督办-归档”七步流程，其中收文初审重点核查来文单位、文号、内容完整性，不符合要求的3个工作日内退回；发文严格执行“拟稿-部门审核-行政秘书核稿-校领导签发-编号-印制-归档”程序，核稿环节重点把关政策合规性、表述准确性、格式规范性（如标题是否准确、主送单位是否恰当、附件是否齐全），核稿通过率需达98%以上。推广电子公文系统应用，除涉密文件外，收发文全部通过OA系统线上流转，压缩纸质文件占比至30%以下，普通文件流转时限由7个工作日缩短至5个工作日，紧急文件（如突发事件通报）实现“即收即办”。二是推进档案管理数字化升级：完成存量档案数字化扫描，2026年6月底前实现2016-2025年文书档案、教学档案、科研档案100%电子化，建立“双套制”管理（纸质+电子）备份机制；引入档案管理智能系统，增设关键词检索、分类标签、关联推荐等功能（如查找“2023年教学评估”档案时，系统自动关联“2020年评估整改报告”“2025年评估准备方案”），提升档案调阅效率；制定《电子档案安全管理细则》，明确访问权限分级（普通教职工可查公开档案，部门负责人可查本部门档案，校领导可查全宗档案），采用加密存储、定期备份、访问日志追踪等技术手段，确保档案信息安全。三是强化文件与档案利用价值挖掘：每季度整理《重要文件汇编》（含上级政策、校内制度、会议决议），发放至各部门供学习参考；针对教学评估、职称评审等专项工作，提前梳理近5年相关档案形成《历史资料参考包》，为业务部门提供精准支持；年内完成《学校2016-2025年发展历程档案展》策划，通过文字、图片、实物等形式展示十年发展成果，计划11月在校史馆展出，增强师生归属感。

三、精准会议组织，提升决策落实质效

坚持“精简、高效、务实”原则，从会前筹备、会中服务、会后督办全链条优化会议管理。一是实施会议分类分级管理：制定《会议管理目录》，将会议分为决策类（党委会、校长办公会）、执行类（行政工作会、教学工作会）、专题类（评估筹备会、安全工作会）三类，明确每类会议的召开频率（决策类每周1次，执行类每月1次，专题类按需召开）、参会范围（决策类仅限校领导及相关部门负责人，执行类扩大至二级学院院长，专题类邀请具体业务骨干）、材料要求（决策类需提前3天提交议题材料，执行类需附数据支撑表，专题类需含问题清单及解决方案）。严格控制会议数量，与2025年相比，全校性会议减少15%，时长超过2小时的会议控制在10%以内。二是优化会议服务细节：会前3个工作日发送会议通知（含时间、地点、议题、材料链接），会前1天确认参会人员回执，对迟到风险人员（如上课教师）通过电话提醒；会中使用智能会议记录系